Как выгрузить задачи из jira в excel

Инструкция по спасению данных Jira и Confluence

Аннотация: Компания Atlassian ещё в марте объявила об уходе с российского рынка, но многие продукты продолжали работать без возможности дальнейшей оплаты. И поэтому не все поторопились с поиском системы для замены.

В чем проблема?

Оплаченные лицензии продолжали работать, так как срок продления ещё не подошел. И, только когда он наступал, пользователи начинали срочно искать замену. Однако данные уже были заблокированы, а чтобы их экспортировать, нужно оплатить лицензию. Но лицензию нельзя оплатить из России. Получается такой замкнутый круг. Так как мы занимаемся разработкой р оссийской замены Confluence и Jira, к нам постоянно обращаются по этой проблеме и мы бежим спасать данные клиентов. П оэтому мы подготовили инструкцию-напоминание о том, как не потерять все свои задачи и документацию . Рекомендуем не откладывать этот вопрос и создать резервную копию данных прямо сейчас.

К ак экспортировать данные Confluence ?

Для этого зайдите в свою учетную запись Confluence и перейдите в настройки. Найдите пункт Backup Manager в разделе Администрирование. В открывшемся окне нажмите «Создать резервную копию для облака». После чего будет создана полная копия ваших данных в zip- архиве, котор ый вы сможете скачать. В дальнейшем его можно будет импортировать в вашу новую систему. Этот архив можно создавать регулярно, чтобы поддерживать актуальность скопированных данных. Также вы можете скачать отдельные пространства. Для этого перейдите в «Настройки раздела» и нажмите «Экспортировать раздел». Затем вам нужно будет выбрать формат данных. Рекомендуем выбрать XML, так как это позволит сохранить наиболее полноценную копию вашего пространства. На следующем шаге выберите «Полный экспорт» и, после создания файла, вы сможете его скачать. Подробную инструкцию по экспорту Confluence можно найти в нашей документации.

Как экспортировать данные Jira?

В ойдите в меню настроек своей учетной записи Jira и перейдите в раздел «Система». В левом меню выберите « Управление резервным копированием», где вы сможете создать и сохранить резервную копию своих данных. Также вы можете экспортировать отдельные задачи. Для этого перейдите в «Фильтры» и выберите «Расширенный поиск задач». В появившемся окне просто нажмите кнопку «Экспорт». Вам будут доступные разные форматы экспорта, но мы рекомендуем Excel CSV. Подробная инструкция по экспорту Jira также есть в нашей документации.

Рекомендации

Р екомендуем регулярно создавать копии ваших данных, чтобы поддерживать их актуальность. Редко, но бывают сложности с экспортом всех данных из Jira и Confluence (от вложений до комментариев и прочих сущностей). Поэтому рекомендуем начать перенос данных в другую систему, когда оплаченный период ещё не подошел к концу и у вас есть полноценный доступ к вашему аккаунту. Если вы уже в поисках альтернативных продуктов, то можете попробовать российскую замену Confluence — EvaWiki. А также замену Jira — EvaProject. При работе с ними можно произвести импорт из продуктов Atlassian через API и не беспокоиться о создании бэкапов. Для этого нужно перенести данные пока действует оплаченный период зарубежного сервиса.

Экспорт результатов поиска в Microsoft Excel

Пользователь JIRA имеет возможность легко экспортировать результаты поиска из «Навигатора задач» в Microsoft Excel. Такая возможность может быть полезна для пользователя при форматировании данных и создании собственных настраиваемых отчетов, графиков и диаграмм.

Похожие темы:

• Экспорт результатов поиска в Microsoft Word

Экспорт в Microsoft Excel

Прежде чем вы начнете экспортировать результаты поиска ознакомтесь со следующими рекомендациями:

• Не рекомендуется экспортировать большой объем экспорта (например, много сотен задач) .
• Чтобы изменить количество экспортируемых задач, вначале измените значение параметра tempMax в URL- адресе.

Чтобы экспортировать результаты поиска в Microsoft Excel, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Выберите «Задачи» (Issues)> «Поиск задач» (Search for Issues).
2. Уточните свой поиск, как описано в разделе Поиск задач, затем выберите меню «Экспорт» (Export).
3. В раскрывающемся меню выберите один из следующих вариантов экспорта:

• «Excel (все поля)» (Excel (All fields) — это создаст столбец электронной таблицы для каждого поля задачи (исключая комментарии).
• Примечание: Столбец электронной таблицы отображает только пользовательские поля, доступные для всех задач в результатах поиска. Например, если поле доступно только для одного проекта, а в результатах поиска — несколько проектов, это поле не будет отображаться в документе Excel. То же самое касается полей, которые доступны только для определенных типов задач.
• «Excel(текущие поля)» (Excel (Current fields) — создается столбец электронной таблицы для полей задач, которые в настоящее время отображаются в вашем навигаторе задач.

1. Будет создан файл с именем Моя компания JIRA> — < My company’s JIRA > . Отредактируйте этот файл с помощью Microsoft Excel и / или сохраните его по мере необходимости.

Пример экспортированного файла пользователем, который просматривается в Microsoft Excel:

© 2017 JIRA — real help

Импорт данных в JIRA из CSV-файла

Импорт CSV или добавление CSV модуля дает гибкий инструмент для импорта данных в формате «разделенных запятыми», который поддерживается большинством приложений (например, Microsoft Excel).

Обратите внимание на количество доступных методов импорта в JIRA из других систем. Подробная информация о других методах переноса данных доступна здесь.

Прежде чем начать, пожалуйста, сделайте резервную копию ваших данных.

1. Про импорт из CSV-файла

Во время импорта, следующие данные копируются из CSV-файла в JIRA:

Замечания по импорту

CSV данные импортируются на основе отдельно взятого проекта. Вы можете указать существующий проект(ы) или мастер импорта создаст новый проект(ы).

Вы можете импортировать запросы с несколькими компонентами, введя каждый компонент в отдельный столбец.

Проявляется в версиях

Вы можете импортировать запросы с несколькими значениями «Проявляется в версиях», введя каждую версию в отдельный столбец.

Исправить в версиях

Вы можете импортировать запросы с несколькими значениями «Исправить в версиях», введя каждую версию в отдельный столбец.

Вы можете импортировать запросы с несколькими комментариями, введя каждый комментарий в отдельный столбец. Вы можете импортировать запросы с несколькими комментариями, введя каждый комментарий в отдельном столбце.

Используйте формат даты, заданный в Вашей системе JIRA

Используйте формат даты, заданный в Вашей системе JIRA.

Используйте формат даты, заданный в Вашей системе JIRA.

Если не указана в файле CSV, импортированным запросам будет дан тип запроса по умолчанию (т.е. первый)

Вы можете импортировать запросы с несколькими метками, введя каждую метку в отдельный столбец.

Если не указана в файле CSV, импортированным запросам будет дан приоритет по умолчанию (т.е. первый). Вы также можете создавать новые значения «на лету» в процессе импорта.

Если не указана в файле CSV, импортированным запросам будет дана резолюция по умолчанию (т.е. первая). Вы также можете создавать новые значения «на лету» в процессе импорта.

Если не указана в файле CSV, импортированным запросам будет дан статус по умолчанию (т.е. первый).

Это поле является обязательным.

В этом должно быть указано количество секунд.

Оценка оставшегося времени

В этом должно быть указано количество секунд.

В этом должно быть указано количество секунд.

Вы можете выбрать опцию, чтобы автоматически создать пользователей в JIRA.

• Пользователь будет создан как активный аакаунт в JIRA. Пользователи должны будут получить свои пароли по электронной почте при их первом входе в JIRA.
• Если Вы используете внешней управление пользователями, импортер даст вам список всех новых пользователей, которые должны быть созданы, но не создаст их. Вам нужно будет создать пользователей во внешнем хранилище до начала импорта.
• Если количество требуемых пользователей больше, чем допустимый предел лицензии, то импорт будет остановлен и будет показан список пользователей, которые не могут быть созданы.

Если Вы хотите импортировать другие поля, Вы можете привязать их к конкретным пользовательским полям. Если пользовательские поля не существуют, то импортер может автоматически создать их для вас.

2. Подготовка CSV файла

Первое, что нужно сделать, это убедиться, что ваш CSV соответствует формату CSV. Хороший способ проверить это — импортировать файл в электронную таблицу (например, Microsoft Excel, Open Office).

Если у Вас есть пустые значения, то лучше, если Вы просто удалите их на этом этапе.

Для встроенных полей JIRA (например «Проявляется в версиях», «Исправить в версиях», «Компонент»), если Вы хотите выбрать более одного значения для запроса, Вы должны будете иметь значение для каждого столбца в CSV файле. Например:

IssueType,Summary,FixVersion_1,FixVersion_2 bug,"First issue",v1, bug,"Second issue",v2, bug,"third issue",v1,v2

3. Формат файла

Значения отдельных колонок разделяются разделительным символом — запятая (,) или точка с запятой (;). В США это запятая, а в России — точка с запятой, так как запятая используется для дробных чисел (в отличие от США, где это точка). Значения, содержащие зарезервированные символы, такие как: запятая, точка с запятой или новая строка обрамляются символом двойные кавычки («); если в значении встречаются кавычки — они представляются в файле в виде двух кавычек подряд.

Есть два требования к CSV:

• CSV файл должен содержать строку заголовка. Заголовки значений не должны содержать знаки препинания (кроме разделяющих запятых).
• Как минимум, файл CSV должен содержать Summary столбец.

Вы также можете иметь многостроковые CSV. Например, это файл с одной записью:

Summary,Description,StatusLogin fails,"This is ona new line",Open

Запятые не могут быть опущены. Например, это правильно:

Summary,Assignee, Reporter, Issue Type, Description, Prioritytest, admin, admin, 1, ,

Summary, Assignee, Reporter, Issue Type, Description, Prioritytest, admin, admin, 1

Если строка содержит больше столбцов, чем заголовков столбцов, то лишние столбцы будут добавлены как комментарии.

4. Как импортировать из CSV

В меню «Импорт данных» раздела «Импорт/экспорт данных» выбираем пункт «Значения разделенные запятыми».

• Поменять разделитель на «|» в настройках Windows.
• При загрузке определить разделитель «|»
• Заменить везде двойные кавычки на одинарные.
• Длинные поля данных лучше погрузить в двойные кавычки ЕСЛИ ОНИ С ПЕРЕНОСОМ НА ДРУГУЮ СТРОКУ. Если все в одной строке, то погружать в кавычки не следует.
• Сохранить файл Excel в CSV формате.

Файл импорта обязательно должен находиться в папках (папки из примеров в интерфейсе импорта «Мастер импорта»):

C:\Program Files\Atlassian\Application Data\JIRA\import\csv\ или D:\Temp\

1. Запускаем процесс настройки импорта по кнопке «Мастер импорта».

Вы можете дополнительно указать используемый CSV разделитель. Оставьте поле пустым, если Вы хотите использовать (по умолчанию) запятую. Обратите внимание, что в разделителе может быть только один символ.

Нажмите кнопку «Запустить мастер импорта» (Start Import Wizard).

Вы можете импортировать данные в новый проект или существующий проект. Если некоторые поля проекта (например, ИМЯ и КЛЮЧ) соответствуют существующему проекту, то запросы будут импортированы в существующий проект.

Рекомендованный метод импорта — в существующий проект.

2. Второй шаг должен помочь решить, какие CSV поля нужно импортировать. На экране отображаются все столбцы, которые находятся в файле CSV и данные строки образца. На этом экране можно отобразить каждый столбец файла CSV для системы полей в JIRA, или оставить значение «нет», чтобы не импортировать.

Вы можете также создавать новые пользовательские поля «на лету» или импортировать в существующий тип пользовательского поля.

3. Далее Вы можете сопоставить существующие значения значениям в вашем CSV файле.

4. Следующим шагом Вы можете указать почтовый суффикс для новых добавленных пользователей (если таковые имеются) и формат дат в полях импорта, для того чтобы JIRA распознала, что эти поля являются датами.

5. Последний шаг мастера позволяет задать следующие настройки.

• Создать новых пользователей — рекомендуется оставить «ON». Выберите «OFF», если Вы не хотите создавать имена пользователей для импортированных пользователей, которые уже не существуют в JIRA.
• Создать новые продукты — рекомендуется оставить «ON». Выберите «OFF», если Вы не хотите создавать новые версии для импортированных версий, которые уже не существуют в JIRA.
• Создать новые компоненты — рекомендуется оставить «ON». Выберите «OFF», если Вы не хотите создавать новые компоненты для импортированных компонентов, которые уже не существуют в JIRA.
• Создать новые пользовательские поля — рекомендуется оставить «ON». Выберите «OFF», если Вы не хотите создавать пользовательские поля для импортированных полей, которые не имеют соответствующего поля в JIRA.
• Максимум запросов и ошибок — укажите максимальное число неудачных запросов, после чего импорт будет остановлен. Если Вы хотите, чтобы импорт продолжаться независимо от любых сбоев, оставьте это поле пустым. Можете использовать это ограничение, когда Вам надо импортировать большое количество запросов, поставить значение, например 100, затем исправить ошибки и запустить полный импорт.

6. На странице импорта Вы сможете следить за ходом импорта, с обновлением экрана примерно через каждые 10 секунд. Вы можете изменить этот показатель в нижней части страницы. Импортер также даст вам статистику о том, что объекты были импортированы и сколько времени прошло. Вы можете также прервать импорт.

5.Проблемы

• Этот модуль импортирует не все объекты в JIRA. Вы можете ознакомиться с ограничениями JRA-5774.
• Существует ошибка, которая мешает импортировать CSV в JIRA в случаях работы с JBoss 4.x. Это связано с проблемой совместимости между JBoss 4.x Commons-collections.jar и JIRA Commons-collections.jar. Чтобы устранить проблему, надо заменить Commons-collections.jar в JBoss 4.x на более новую версию JIRA. См. JRA-6473 для подробной информации.
• Если при работе у Вас возникла необходимость импортировать в JIRA информацию из CSV-файла, который создан на русском языке, и если не удалось заставить JIRA правильно читать русскоязычные файлы, то писать файлы на английском или писать с переводом в транслит — не решение. Следует в настройках Tomcat (или другого сервера приложений) прописать следующее (статья Как это сделать):

java -Dfile.encoding=utf-8

Как перенести задачи с помощью выгрузки в формате CSV/XLS

Во многих сервисах управления проектами, есть возможность выгрузить задачи в формате Excel или CSV.

В этой инструкции разберем, как импортировать задачи в Kaiten из выгрузки Excel/CSV.

Создайте пустое пространство в Kaiten.

Для этого нажмите на значок «Меню» в левом верхнем углу.

После этого наведите курсор на графу «Пространства» и нажмите на плюс, а затем на «Создать новое пространство».

Назовите свое пространство и нажмите «Создать».

Cоздайте доску в новом пространстве.

Выберите подходящий тип доски.

Сверху экрана нажмите «Добавить»

Или на кнопку «+» , если вы работаете не в полноэкранном режиме.

В появившемся поле выбора нужно нажать «Импортировать».

Затем выбираем источник импорта.

В данной инструкции мы разбираем импорт из Excel, как импортировать из Trello или Jira вы можете узнать по ссылкам: Trello и Jira. Нажимаем «CSV/XLS».

После этого загружаем необходимый нам файл в серое поле и выбираем «Настроить».

Настраиваем перенос с помощью кнопки «Настроить».

Поставьте «Название карточки» на столбец с вашими задачами.

При импорте строки этого столбца станут карточками и переместятся в первую колонку доски. Обратите внимание, что все ваши задачи должны находиться в одном столбце в Excel.

Вы можете сразу добавить метки к карточкам — для этого выберите «Метки» в типе столбца и поставьте ваши метки в строках, соответствующих задачам. Эти метки перенесутся на импортированные вами карточки, а также вы сможете проставлять их на новые.

Аналогичным образом вы можете выбрать размер, участников и другие настройки карточки — поставьте соответствующий тип колонки у нужного столбца.

После завершения настройки нажмите «Импортировать» и дождитесь окончания процесса (он не займет много времени).

Готово! Обновите страницу, и вы увидите ваши карточки.

Как импортировать карточки в разные колонки?

Если вы хотите разместить задачи в разные колонки («Очередь», «В работе», «Готово») сделать это можно следующим образом:

1. Поместите все ваши задачи в один столбец Excel
2. В соседних столбцах проставьте даты создания задач — отдельно для задач, которые хотите перенести в «Очередь», «В работе» и в «Готово». Например, в первом столбце дат, даты должны быть проставлены только в тех ячейках, которые соответствуют задачам «Очередь», во втором — в тех, которые соответствуют задачам «В работе» и так далее. Итоговая таблица Excel должна выглядеть примерно так:

1. В настройке при импорте выберите для столбцов с датами «Дата перемещения карточки». Kaiten предложит вам выбрать, в какой столбец совершать импорт, и в каком формате стоит дата.

Kaiten корректно импортирует ваши карточки