Как сделать напоминание в outlook

Настройка категорий, отметок, напоминаний и цветов

В Outlook можно добавить пометку, установить напоминание для помеченного сообщения электронной почты и назначить ему цветовую категорию, чтобы упорядовить свой почтовый ящик.

Установка отметки «К исполнению»

1. Выберите сообщение электронной почты.
2. Щелкните значок .
   Отметка станет красной, и в заголовке письма появится сообщение К исполнению.
   

Примечание: Отметки «К исполнению» используются только для элементов, требующих выполнения действий.

Просмотр всех отметок «К исполнению»

1. На вкладке Вид нажмите кнопку Список дел и выберите пункт Задачи.
2. Откроется область Список дел со всеми отметками.

Удаление отметки «К исполнению»

1. Щелкните сообщение правой кнопкой мыши.
2. Выберите пункты К исполнению >Пометить как завершенную.

   Отметка К исполнению примет вид зеленой галочки и удалится из области Список дел.

Настройка напоминания

1. Выберите сообщение электронной почты, для которого вы хотите настроить напоминание.
2. На вкладке Главная нажмите кнопку К исполнению и выберите пункт Добавить напоминание.
3. В диалоговом окне Другая в поле Пометка выберите значение К исполнению или введите описание.
4. Установите флажок Напоминание, укажите дату и время и нажмите кнопку ОК. Рядом с сообщением появится значок колокольчика .
5. Чтобы изменить время напоминания, нажмите кнопку К исполнению, выберите пункт Добавить напоминание, измените время и нажмите кнопку ОК.

Поиск поручения

1. Если приложение Outlook находит в сообщении какие-либо признаки поручения, в области чтения автоматически появляется вкладка Поручения.
2. Нажмите стрелку вниз рядом с надписью Поручения, чтобы прочитать поручение, а затем выберите пункт К ИСПОЛНЕНИЮ, если необходимо установить отметку К исполнению для напоминания о необходимости исполнения этого поручения.

Примечание: При выборе пункта К ИСПОЛНЕНИЮ поручение появляется в области Список дел.

• В раскрывающемся списке Поручения выберите пункт Пометить как завершенную.
• Можно также щелкнуть помеченное сообщение в области Список дел правой кнопкой мыши и выбрать пункт Пометить как завершенную.

Создание цветовых категорий

1. На вкладке Главная нажмите кнопку Выбрать категорию и выберите пункт Все категории.
2. Чтобы переименовать цветовую категорию, в окне Цветовые категории выберите цветовую категорию и нажмите кнопку Переименовать. Укажите подходящее имя для выбранной категории и нажмите клавишу ВВОД.
3. Чтобы изменить цвет категории, выберите нужный цвет в раскрывающемся списке Цвет.
4. Чтобы создать новую цветовую категорию, нажмите кнопку Создать, введите имя, выберите цвет и нажмите кнопку ОК.
5. Когда вы закончите работу с цветовыми категориями, нажмите кнопку ОК.

Назначение сообщению цветовой категории

1. Щелкните сообщение правой кнопкой мыши.
2. Выберите пункт Выбрать категорию и выберите подходящую цветовую категорию для сообщения.

Изменение времени напоминания по умолчанию

Напоминания предупреждают о предстоящих пунктах календаря, таких как встречи и собрания. По умолчанию напоминания возникают за 15 минут до начала этих элементов календаря. Однако можно увеличить или уменьшить время напоминания по умолчанию.

Примечание: Даже если вы измените время напоминания по умолчанию, у вас по-прежнему будет возможность указать настраиваемые значения времени напоминания для каждого создаемого элемента календаря.

1. Откройте вкладку Файл.
2. Выберите пункт Параметры.
3. Щелкните элемент Календарь.
4. В меню Параметрыкалендаря рядом с параметром Напоминанияпо умолчанию выберите новое время.
5. Нажмите кнопку ОК.

Использование категорий и напоминаний календаря

С помощью цветовых категорий и напоминаний приложение Outlook упорядочивает ваш календарь, чтобы вы не пропустили важное собрание или встречу.

Добавление или обновление напоминаний

1. Выберите Новая встреча, Новое собрание или откройте встречу, дважды щелкнув событие.

Примечание: Если это повторяющееся событие, можно изменить напоминание для одного события или для всего ряда.

Добавление цветовой категории

Категории отображаются только для вас. С их помощью можно группировать схожие сообщения, задачи, контакты или события в календаре.

Выберите Новая встреча, Новое собрание или откройте существующую встречу, дважды щелкнув событие.

Примечание: Если это повторяющееся событие, то для добавления цветовой категории необходимо выбрать весь ряд.

Переименование и создание новых цветовых категорий

1. Выберите любую встречу или собрание.
2. Выберите Задать категории >Все категории.
3. В окне Цветовые категории можно выбрать следующие элементы:
   • Создать. Создание новой категории.
   • Переименовать. Переименование имеющейся категории.
   • Удалить. Удаление категории.
   • Цвет. Изменение цвета имеющейся категории.
   • Сочетание клавиш. Выбор сочетания клавиш для категории.

Такие же категории можно использовать в разделах «Люди», «Почта» и «Задачи» в Outlook.

Установка и отмена напоминаний

Напоминания Outlook появятся в вашем сообщении электронной почты или календаре, чтобы сообщить, что запланированное событие вот-вот начнется.

Примечание: Эта функция не поддерживается в Outlook 2019.

Важно: Действия в новой и классической версии Outlook для Windows могут отличаться. Чтобы определить, какую версию Outlook вы используете, найдите раздел Файл на ленте. Если пункта Файл нет, следуйте инструкциям на вкладке Новый Outlook. Если в меню отображается параметр Файл, выберите вкладку Классический Outlook.

В новом окне напоминаний можно отложить события и задачи календаря, присоединиться к собранию Teams или закрыть события и задачи в отдельном окне.

Включение окна напоминаний

Вы можете настроить Outlook для отображения календаря и напоминаний о задачах (или задачах) в отдельном окне, которое открывается поверх других программ, с которыми вы работаете.

1. Перейдите в раздел Параметры >Общиеуведомления >.
2. Разверните раздел Календарь , убедитесь, что включено напоминание о событиях и выбран стиль уведомления Напоминания . Чтобы закрыть напоминания о прошлых событиях (например, вы были в стороне и не хотите возвращаться к напоминаниям о событиях, произошедших во время исчезновения), установите переключатель Автоматически закрывать напоминания для прошлых событий .

Добавление или удаление напоминаний для событий календаря

Установка напоминания по умолчанию для всех событий календаря

Этот параметр применяется к существующим и новым собраниям, которые вы создаете.

1. Перейдите в раздел Параметры >Календарь >события и приглашения.
2. В разделе События, которые вы создаете, выберите раскрывающийся список Напоминание по умолчанию , а затем выберите время по умолчанию, в течение которого вы хотите напомнить о предстоящих событиях. При появлении запроса нажмите кнопку Сохранить .

Установка напоминания для одного собрания или серии

Вы можете переопределить параметр напоминания по умолчанию для одного собрания или ряда собраний.

1. На значках навигации в окне Outlook выберите Календарь .
2. В окне Календарь откройте собрание, которое вы хотите изменить.
3. Если вы изменяете ряд собраний, сначала выберите Просмотреть ряд. Если вы изменяете одно событие (или ряд событий, если выбран параметр Просмотреть ряд), перейдите на ленту, выберите раскрывающийся список Напоминание , а затем выберите сумму для нового времени напоминания. Если вы не хотите напоминать о событии или серии, выберите Не напоминать мне.

Добавление или удаление напоминаний для задач

1. На значках навигации в окне Outlook выберите значок «Сделать «.
2. Выберите задачу, для которой нужно добавить напоминание, и в открывающейся области задач выберите Напомнить. Чтобы удалить напоминание, выберите задачу и наведите указатель мыши на напоминание, пока оно не будет выделено и не появится значок отмены . Выберите его, чтобы удалить напоминание.

Отображение напоминаний над другими программами или приложениями

Вы можете настроить Outlook для отображения окна напоминания поверх других программ, с которыми вы работаете.

1. Выберите Параметры >файлов >Дополнительно.
2. В разделе Напоминания проверка поле Показывать напоминания поверх других окон.
3. Нажмите кнопку ОК.

Примечание. Эта функция недоступна для Outlook 2013, Outlook 2016 или 2019. Для подписчиков Microsoft 365 эта версия доступна, если вы используете версию 1804 (сборка 9226.2114) или более позднюю.

Добавление или удаление напоминаний для собраний

Настройка напоминаний для всех новых собраний

_{Это относится ко всем существующим встречам и собраниям в календаре. Сохраните этот параметр для будущих встреч и собраний.}

1. На вкладке Файл выберите пункт Параметры, а затем — категорию Календарь.
2. В разделе Параметры календаря установите или снимите флажок Напоминания по умолчанию.
3. Задайте время по умолчанию, в течение которого вы хотите получать напоминания перед новыми элементами календаря (например, 15 минут, 30 минут и т. д.).

Установка напоминания для существующего собрания

_{Это относится только к выбранному собранию в календаре.}

1. в нижней части экрана выберите Календарь;
2. Откройте собрание. Если появится диалоговое окно Открытие повторяющегося элемента, выполните одно из следующих действий:
   • чтобы установить напоминание только для одной встречи или собрания из ряда, выберите Только это;
   • чтобы установить напоминание для всех встреч или собраний ряда, выберите Весь ряд;
3. На вкладке Собрание (для повторяющегося собрания это вкладка Серия собраний ), щелкните раскрывающийся список Напоминание и выберите, за какое время до встречи или собрания вы хотите получить напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите вариант Нет.

Автоматическое закрытие напоминаний о прошлых событиях

Если вы не хотите видеть напоминания о событиях в прошлом, вы можете указать Outlook, чтобы автоматически закрывать напоминания о прошлых событиях. Например, если вы не находитесь в офисе в течение трех дней, вы можете не возвращаться и просматривать напоминания о собраниях, которые проходили, когда вас не было.

1. Выберите Параметры >файлов >Дополнительно.
2. В разделе Напоминания выберите Автоматически закрывать напоминания о прошлых событиях.

Добавление напоминаний для сообщений электронной почты

1. В нижней части экрана выберите Почта.
2. Выберите сообщение.
3. Нажмите Главная >К исполнению >Добавить напоминание.
4. В диалоговом окне Другая установите или снимите флажок Напоминание.

Добавление напоминаний для задач

1. В нижней части экрана выберите Задачи.
2. Чтобы просмотреть задачи, выберите Главная>Список дел.
3. Щелкните задачу в списке.
4. Выполните одно из следующих действий:
   • Чтобы добавить напоминание о задачах в список задач, выберите задачу, а затем в группе Дальнейшие действия выберите интервал времени для соблюдения крайнего срока.
   • Чтобы удалить напоминание о задаче из списка задач или To-Do списка, в группе Управление задачами щелкните Удалить из списка.