Как сделать выпадающий список в гугл таблицах

Настройка выпадающего списка в Google Docs

Разбираемся, для чего нужны списки в Гугл Таблицах. А также наглядно покажем, как их делать по пунктам.

Выпадающий список в Google таблицах

Это очень удобный инструмент, который в значительной степени упрощает жизнь многим пользователям. Его суть заключается в облегчении работы с большим количеством данных, содержащих одинаковые значения в разных колонках. Подобная автоматизация исключает человеческий фактор, когда небольшая опечатка может привести к неправильным расчетам или некорректным последующим данным.

Выглядит как обычное перечисление пунктов, которые вы сами задаете по ходу работы. Причем раскрывается список только тогда, когда жмете на определенную ячейку.

Как сделать

Чтобы составить выпадающий список, нужно выполнить ряд определенных условий.

1. Создаем ячейки с нужными названиями, выбираем поле, в котором будем создавать перечисление. Затем кликаем на кнопку «Данные».

2. Выбираем пункт «Проверка данных…».

3. Далее всплывает новое окно с настройками. В поле «Правила» вставляем «Значение из диапазона».

4. Рядом выбираем диапазон для подстановки значений.

Здесь же у нас есть возможность настроить контроль проверки заполнения полей, отображение и содержимое справки.

5. Выделяем нужное и жмем на кнопку «Сохранить».

Готово. Вы справились.

Условное форматирование

С помощью условного форматирования мы сможем мгновенно отличать выбранную информацию в различных полях с выпадающим списком.

Предположим, у нас есть некоторые данные, например, ягоды, фрукты и овощи. И при этом несметное количество списков с выбором, которые сейчас мы с вами будем форматировать.

1. Выделяем весь диапазон прямоугольников.

2. Кликаем на кнопку «Формат» => «Условное форматирование». Справа всплывет окно, в котором мы видим ниже «Форматирование ячеек». Выбираем «Текст содержит» и еще ниже в другом поле вводим один из наших вариантов. Например, овощи. Так, все прямоугольники с названием «Овощи» окрасились в зеленый цвет. Мы можем выбирать различные цветовые решения, кликнув на иконку с ведерком.

3. Жмем «Готово» и наслаждаемся получившейся радугой прямо на экране.

Теперь каждый раз, когда мы будем вводить необходимые данные, прямоугольник будет окрашиваться в тот или иной заданный цвет.

Удачной работы в Google Таблицах.

А если же во время учебы возникли трудности с подготовкой контрольной, курсовой или дипломной работы, специалисты из ФениксХелп всегда помогут решить любую проблему.

Как создать раскрывающийся список в Google Таблицах

Постепенно онлайн-сервис Google Таблицы становится все более распространенным, завоевывая внимание тех, кто ранее создавал электронные таблицы в Microsoft Excel. В этой статье я разберу принцип создания раскрывающегося списка в данном веб-сервисе, однако отмечу, что похожая статья, но на примере Экселя, уже есть на сайте, поэтому вы можете ознакомиться и с ней, если это понадобится.

Способ 1: Выбор диапазона данных

В рамках данного материала будет рассмотрено два типа создания раскрывающегося списка. Первый подразумевает заключение в один список уже имеющегося диапазона данных, чтобы любое значение можно было поместить в выделенную ячейку. Соответственно, для этого понадобится диапазон. На следующем скриншоте вы видите столбец, где будет указываться одна из категорий, которая уже есть в сводке.

Сделаем из этого списка раскрывающийся, чтобы быстро выбирать значение в отведенном для этого столбце.

1. Выделите ячейку или группу ячеек, где хотите разместить раскрывающийся список. После этого вызовите меню «Данные».
2. В нем нажмите по строке «Настроить проверку данных».
3. По умолчанию выбирается подходящее для нас правило «Значение из диапазона», поэтому нужно указать сам диапазон, щелкнув по значку с таблицей.
4. Выделите все значения, которые будут входить в список, после чего нажмите «ОК».
5. Убедитесь в том, что присутствует галочка возле пункта «Показывать раскрывающийся список в ячейке», после чего сохраните изменения.
6. Обратите внимание, что в выделенных ячейках теперь появился значок со стрелочкой, отвечающий за вызов списка.
7. В нем находятся все указанные данные из диапазона. Клик левой кнопкой мыши по одной из строк отвечает за выбор значения.
8. Используйте растягивание точно так же, как это происходит с формулами, если нужно добавить этот же раскрывающийся список и на другие ячейки этого столбца.

Отмечу, что при выборе диапазона вы указывали не сами слова или цифры, а номера ячеек, где они расположены. Соответственно, если исходное значение изменится, оно будет отображаться в раскрывающемся списке в новом виде. Это позволяет в любой момент редактировать информацию в таблице без надобности каждый раз создавать новые раскрывающиеся списки.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Способ 2: Создание списка значений

Вторая ситуация – когда у вас нет диапазона данных и нужно самостоятельно создать все значения для раскрывающегося списка. В этом случае поможет другое правило, для которого нужно всего лишь через запятую написать каждое значение, входящее в список.

1. Выберите ячейку или ячейки для списка, вызовите меню «Данные» и щелкните по пункту «Настроить проверку данных».
2. Раскройте список правил и кликните по «Значение из списка».
3. Через запятую введите все значения, которые хотите видеть в раскрывающемся списке.
4. После этого щелкните по «Сохранить», создавая тем самым рассматриваемую форму.
5. Раскройте ее и убедитесь в том, что все значения присутствуют. Для их редактирования выделите ячейки со списком и снова откройте проверку данных, после чего внесите необходимые изменения.

Полезные настройки

В завершение остановлюсь на полезных настройках для раскрывающегося списка, которые могут пригодиться во время его создания. Разберу каждый пункт и то, как он работает:

1. Внесите изменения при создании раскрывающегося списка или выделите его, после чего откройте окно настройки проверки данных.
2. Активируйте показ текста справки, если хотите уведомлять пользователей о том, какие значения присутствуют в списке.
3. Отредактируйте сообщение, написав там то, что считаете нужным.
4. Еще одна полезная настройка – ограничение для неверных данных. По умолчанию, если пользователь не выбрал значение из списка, а ввел отличающееся вручную, появится предупреждение. Однако вы можете запретить выбор иного значения, отметив маркером пункт «Запрещать ввод данных».

Создавайте раскрывающиеся списки для названий столбцов или в их ячейках, чтобы в любой момент выбрать требуемое значение и использовать его при расчете функций. Не забывайте и о возможности изменить составляющие такого списка путем редактирования.

Как в Гугл Таблице сделать выпадающие списки?

Вы можете добавить выпадающий список в любую ячейку Google Sheets. Вот как это сделать.

1. Откройте файл в Google Таблицах.
2. Выделите нужные ячейки.
3. Нажмите Данные и затем Настроить проверку данных.
4. Выберите вариант в пункте Правила:
   —Значения из диапазона. Укажите ячейки, которые нужно включить в список.
   —Значение из списка. Введите пункты списка через запятую, не разделяя их пробелами.
5. В ячейках появится значок в виде направленной вниз стрелки. Если вы хотите его убрать, снимите флажок Показывать раскрывающийся список в ячейке.
6. Если в ячейку с раскрывающимся списком ввести значение, которого нет в списке, появится предупреждение. Вы можете запретить вводить значения не из списка, выбрав вариант Запрещать ввод данных в разделе Для неверных данных.
7. Нажмите Сохранить. В ячейках появится раскрывающийся список. Если вы хотите, чтобы цвет ячеек менялся в зависимости от значений в них, используйте условное форматирование.

Почти любой человек, работающий в интернете, расходует силы и время на множество однотипных задач. Среди них может быть выгрузка лидов из соцсетей в CRM, отправка рассылок по клиентам, копирование заказов из магазинов в электронные таблицы и так далее.

Свяжите сервисы между собой без программистов за 5 минут!

Как создать раскрывающийся список в Google таблицах?

Чтобы отобразить в одной ячейке несколько значений с возможностью выбора одного из них — существует функция раскрывающегося списка в Google таблицах. Чаще всего это нужно, чтобы использовать данные, на которые ссылается одно или несколько условий функции IF (ЕСЛИ), либо для создания динамической таблицы с меняющимися параметрами.

Как создать выпадающий список в ячейке из списка данных в Google таблицах?

1. В репозитории функций Google Sheets выбираем меню «Данные» и кликаем по нему левой кнопкой мыши.
2. Во всплывающем меню выбираем «Настроить проверку данных».

1. В правой части Google таблицы появится меню «Правило проверки данных».
2. Кликаем по кнопке «+Добавить правило».

1. В настройках кликаем на пиктограмму решетки (В правой части области таблицы), чтобы выбрать отдельные ячейки, строки или столбцы, в которых нужно создать всплывающий список.
   Обратите внимание, правило автоматически вставит в выбранную ранее ячейку пример выпадающего списка с дефолтными настройками — не пугайтесь, диапазоны всегда можно перенастроить.

1. В настройках задаем диапазоны, в которых будет создан выпадающий список с данными. Это может быть ряд отдельных ячеек, вся строка или весь столбец.
   На примере задано несколько диапазонов в одном столбце.
2. После выбора диапазонов ячеек — жмем кнопку «ОК».

1. В настроенных ячейках появятся раскрывающиеся списки с дефолтными настройками.
   В области поля настроек (справа, сверху) отобразятся выбранные диапазоны ячеек, их можно изменить в любое время.

1. Чтобы добавить свои варианты данных для списка: в правой части настроечной панели кликаем на кнопку «Добавить объект».
2. Вводим свои варианты для списка.
   Обратите внимание, по умолчанию свои варианты данных для списка добавятся только для первого из диапазонов (если настроено несколько).

1. Для каждого из вариантов списка можно настроить отдельный цвет, для этого кликаем на серый кружок левее вариантов данных.
2. В меню выбираем цвет для «Чипа» (контейнера в котором будет заголовок) и Заголовка варианта списка с данными.
3. Кликаем на кнопку «Готово».

1. В том случае, если выбрано несколько диапазонов ячеек, система предложит внести изменения в настройках для выбранного конкретного или для всех диапазонов ячеек.

1. После того, как Вы настроили условное форматирование для «Чипов» и Заголовков, кликаете на «Расширенные настройки», чтобы выставить варианты отображения раскрывающихся списков в ячейке (по дефолту стоят «Чипы»).
2. Ставите галочку в чекбокс «Показывать текс справки для выбранной ячейки» (показывать заголовки из вашего списка с данными).
3. Можно показывать предупреждение при попытке ввести текст в ячейку где активирован раскрывающийся список — «Показывать предупреждение».
4. Можно полностью запретить вводить данные в ячейку со списком — «Запрещать ввод данных» (рекомендую этот вариант настроек — ставим галочку в чекбокс).
5. Если поставить галочку на чекбокс с «Чипом» (контейнер, в котором будет заголовок из вашего списка с данными).

1. Если поставить галочку на чекбокс с «Стрелка» (привычный нам всем вариант отображения раскрывающегося списка).

1. Если поставить галочку на чекбокс с «Обычный текст» (вариант, когда для выбора из раскрывающегося списка — нужно двойным щелчком кликнуть по ячейке).

1. После того, как вы настроили нужный для себя вариант отображения раскрывающийся списков — нужно нажать на кнопку «Готово» в правой нижней части настроечной панели.

Обратите внимание, что можно настроить раскрывающийся список всего в одной ячейке, а потом просто скопировать эти настройки на нужное кол-во ячеек: Ctrl+C (скопировать) > Ctrl+V (вставить).

Максимальное количество объектов, если их добавлять вручную = 256, для добавления большего кол-ва объектов в раскрывающийся список воспользуйтесь настройкой Критерия: «Раскрывающийся список (из диапазона)».

Как создать выпадающий список в ячейке из диапазона данных в Google таблицах?

В этом варианте настроек все абсолютно так же (настройки выше), только нужно выбрать Критерий в настройках: «Раскрывающийся список (из диапазона)».

1. Указываем диапазон: строка, столбец, или какие-то другие разрозненные диапазоны с этого же или любого другого листа Google docs.
2. Проходим процедуру визуальных настроек.
3. Жмем на кнопку «ОК».

Можно настроить список в одной ячейке, а потом скопировать ее на нужное кол-во ячеек, но в таком случае, диапазон нужно закрепить в настройках.

Как изменить, дополнить или удалить данные из раскрывающегося списка в Google таблицах?

Достаточно выбрать любую ячейку с активированным списком и кликнуть на пиктограмму «Карандашик», либо пройти в настройки через «Данные» > «Настроить проверку данных»; так же, есть возможность как вставлять списки, так и редактировать или удалять их через пункт меню: «Вставить» > «Раскрывающийся список».

Обращаю ваше внимание, что теперь невозможно использовать именованные диапазоны для настроек раскрывающихся списков!

Как создать и настроить раскрывающийся список в Google таблицах?

Полная видео-инструкция с пошаговым созданием с нуля раскрывающихся списков в Google таблицах, со всеми настройками и правилами.

Автор: Александр Солунин

Сертифицированный специалист по Google таблицам — Обучение | Курсы | Консультации Показать все статьи автора: Александр Солунин →