Дан текст с рисунком определи какое обтекание применено

Обтекание изображения текстом и плавающие рисунки

Кнопка Обтекание текстом на панели инструментов Настройка изображения помогает определить, как текст и изображение будут взаимодействовать в вашем документе. Тут есть над чем задуматься! Ведь вы можете вставить картинку в текст традиционным способом (как большую букву), а можете добиться того, что текст будет напечатан на фоне «плавающего» изображения.

Для того чтобы выбрать необходимые опции обтекания текстом или опции плавающего текста, сначала один раз щелкните на изображении (так вы выделите его). Затем следует щелкнуть на кнопке Обтеканиетекстом на панели инструментов Настройка изображения. Появится раскрывающееся меню с несколькими параметрами обтекания текстом, как показано на рис. 23.5.

К сожалению, объем книги не позволяет описать все параметры, отображенные в меню, хотя они представляют определенный интерес с точки зрения изменения изображения. Ниже приведены общие соображения, касающиеся применения этих параметров.

• В тексте — это привычный способ размещения изображения в тексте, т.е. когда рисунок не обтекается текстом. В этом случае рисунок размещается словно гигантский символ в одной строке с текстом.
• За текстом — помещает текст на фоне «плавающего» рисунка, а параметр Перед текстом — рисунок, «плавающий» на фоне текста. Когда рисунок размещается за текстом, это выглядит так, словно текст был напечатан не на чистом листе, а на листе с рисунком. Если же рисунок размещается «плавающим» на тексте, то это подобно фотографии, напечатанной на листе с текстом. В обоих случаях рисунок может быть свободно перемещен с помощью мыши в любую часть страницы.
• По контуру — размещает каждую строку текста вплотную к изображению. Подобная возможность существует в настольных издательских системах.
• Изменить контур обтекания — будет работать подобно параметру По контуру до тех пор, пока вы не начнете менять контур обтекания. Когда вы выберите параметр Изменить контур обтекания, изображение появится в документе с десятками маленьких маркеров. Если вам совершенно нечем заняться, попробуйте добиться необходимого обтекания текстом, перетаскивая каждый из этих маркеров по отдельности. Но я ни за что не стану этим заниматься. Я выберу параметр По контуру, и пусть Word все делает сам.
• Прочие параметры этого меню помогут разместить текст вокруг рисунка в различных вариантах и различными способами, каждый из которых можно себе представить, глядя на пиктограмму в меню. Но во всех случаях вы имеете возможность свободно перемещать рисунок в любую часть документа. ‘

Когда вы будете полностью удовлетворены своей работой по редактированию изображения, щелкните кнопкой мыши за пределами картинки, чтобы вернуться в режим редактирования текста. (Конечно, может случиться так, что вы переусердствуете с редактированием текста, поэтому придется снова что-то менять в картинке. Еще раз повторяю: вставляйте графику в документ в самую последнюю очередь, после того как основное редактирование текста завершено.)

Рис. 23.5. Параметры обтекания изображения текстом в Word

Дан текст с рисунком определи какое обтекание применено

java.lang.Exception: Ошибка! Документ не найден!

• О Регистре
• Полезная информация
• Карьера
• Закупки
• Учетная политика
• Противодействие коррупции
• Форма отправки научных статей

• Оставить отзыв о работе
• Обращения граждан
• Задать вопрос

© Российский морской регистр судоходства, 2023

Сайт lk.rs-class.org использует собственные файлы cookie только для технических целей, он не собирает и не передает личные данные пользователей без их ведома. Понятно

Информационные системы в экономике

Рассмотрены современные информационные системы в экономике. Приведены основные методы работы по поводу автоматизации процессов поддержки принятия управленческих решений. Описан ход выполнения лабораторных работ по представленной дисциплине. предназначено для бакалавриата, обучающихся по направлению 080100_62 Экономика (уровень бакалавриата) профиль «Экономика предприятий и организаций» Квалификация (степень) «бакалавр».

See Full PDF
See Full PDF

Related Papers

Download Free PDF View PDF

A dental lab’s fundamental target should be to always acquire profit. But, you must also be attentive of the essentials as well. The fundamentals of operating and owning a dental lab are not difficult to learn as long as you give it a shot. If you’re interested in owning and operating a dental lab services business, these guidelines can assist you get started. Before you open your doors for dental lab services business, see to it all the legal bases are covered and ensure that you have signed all the paperwork that your state requires. You could learn the basics of dentist services business law by making an appointment with a dental lab services business attorney and asking him or her to provide you with the rundown. It only takes one court case to ruin your dentist services business success. If you make connections with a great dental lab services business attorney before you face any problems, you’ll know who to trust if you ever face a legal challenge. Any dental lab that supplies the highest level of product quality and services increases its likelihood of accumulating lots of profit. You will encounter a significant increase in sales and a residual growth of reserve resources when you’re offering unparalleled products and services. You could expand your customer base by providing superior service, because those who already shop with you will tell their friends and families about your dental lab services business. If you constantly endeavor to be the industry’s best, you are more likely to reach a level of success. Since maintaining a dental lab services business dependably takes additional time than at first expected, it’s critical that you dedicate enough hours of your life to really running it. Owning and operating a dentist services business that’s successful will take a lot of your personal time, focus and effort. It is not possible in the initial stages to do other things besides run the dental lab services business. Being a profitable dentist services business owner requires understanding when you have too much on your plate and being willing to hand your responsibilities over to others. Keeping your expectations realistic when starting a new web based dental lab services business should help carry you through the slow, early months of low profit. The amount of time, energy and resources you are in a position to invest when you first begin your dentist services business will determine your success. Remember your top priorities and stay focused on those as you slowly start to build a client base. At the point when a proprietor neglects to focus on the advancement of their dental lab services business, disappointment can happen. Customers are more apt to come back for repeat purchases if a dental lab has given them great service. You need to focus on maintaining excellent service with every transaction to keep your customers coming back, because inconsistent service can drive shoppers to observe the competition. Maintaining the highest quality standards helps ensure long-term customer loyalty. Superior service combined with excellent products are certainly the secrets to success in almost any industry.

Download Free PDF View PDF

A short Monologue of those who spent time at the cross with Jesus. these short monologues are great for an Easter or Good Friday Service that proclaims Christ

Download Free PDF View PDF

Обработка электронных документов в профессиональной деятельности 9785969403147

ББК 32.97 В75 Воробьева, Т. И. Обработка электронных документов в профессиональной деятельности : учебно-методическое пособие / Т. И. Воробьева; Н. Е. Малолетко; Ю. Н. Александров. – М. : Московский университет МВД России имени В.Я. Кикотя, 2017. – 144 с. – ISBN 978-5-96940314-7. Т. И. Воробьева, Н. Е. Малолетко – введение, разделы 1, 2, 3; Ю. Н. Александров – введение, разделы 1, 2.

Учебно-методическое пособие предназначено для курсантов и слушателей образовательных учреждений МВД России для проведения практических занятий и самостоятельной отработки навыков применения офисных технологий в профессиональной деятельности по дисциплинам: «Информатика и информационные технологии в профессиональной деятельности», «Математика и информатика», «Информатика и информационные технологии в психологии». К пособию прилагается компакт-диск, содержащий упражнения для аудиторной и самостоятельной работы.

ББК 32.97 Рецензенты: начальник кафедры автоматизированных информационных систем ОВД Воронежского института МВД России кандидат физикоматематических наук Т. В. Мещерякова; начальник кафедры информационнокомпьютерных технологий в деятельности ОВД Белгородского юридического института МВД России имени И.Д. Путилина кандидат технических наук, доцент А. Н. Прокопенко.

ISBN 978-5-9694-0314-7 © Московский университет МВД России имени В.Я. Кикотя, 2017 © Воробьева Т. И., 2017 © Малолетко Н. Е., 2017 © Александров Ю. Н., 2017

Содержание Введение . 6 Раздел 1. Обработка текстовых электронных документов . 7 Упражнение № 1.1. Параметры страницы. Расстановка переносов . Упражнение № 1.2. Сохранение документа . Упражнение № 1.3. Форматирование шрифта . Упражнение № 1.4. Видоизменения шрифта и текстовые эффекты . Упражнение № 1.5. Форматирование текстовых абзацев . Упражнение № 1.6. Использование Тезауруса . Упражнение № 1.7. Границы и заливка . Упражнение № 1.8. Создание колонок в документе . Упражнение № 1.9. Создание списков. Маркированные и нумерованные списки . Упражнение № 1.10. Создание многоуровневых списков . Упражнение № 1.11. Создание и редактирование таблиц . Упражнение № 1.12. Создание и использование гиперссылок в документе Microsoft Word . Упражнение № 1.13. Выполнение вычислений по табличным данным. Работа с диаграммами . Упражнение № 1.14. Работа с графическими объектами . Упражнение № 1.15. Применение стилей. Создание и изменение стилей . Упражнение № 1.16. Положение строк абзаца при разбивке текста на страницы . Упражнение № 1.17. Вставка формул в документ средствами Microsoft Word . Упражнение № 1.18. Использование символов табуляции и позиций табуляции . Упражнение № 1.19. Создание и удаление сносок . Упражнение № 1.20. Колонтитулы . Упражнение № 1.21. Нумерация страниц . Упражнение № 1.22. Создание списка предметных указателей . Упражнение № 1.23. Создание и обновление оглавления текстового документа .

11 13 13 14 15 16 17 19 21 24 26 30 30 33 37 39 40 41 42 43 45 47 49

Раздел 2. Обработка табличных электронных документов . 52 Упражнение № 2.1. Ввод данных в ячейку таблицы. Заполнение повторяющихся записей в столбце . Упражнение № 2.2. Изменение ширины столбцов и высоты строк . Упражнение № 2.3. Копирование и перемещение содержимого ячеек, автозаполнение данных . Упражнение № 2.4. Использование формул в Microsoft Excel .. Упражнение № 2.5. Форматирование ячеек для оформления табличных данных . Упражнение № 2.6. Выполнение расчетов по формулам и функциям . Упражнение № 2.7. Закрепление области листа для просмотра объемных данных. Транспонирование данных . Упражнение № 2.8. Применение условного форматирования для оформления ячеек таблицы . Упражнение № 2.9. Сортировка списка данных . Упражнение № 2.10. Фильтрация списка данных . Упражнение № 2.11. Разделение текста по столбцам . Упражнение № 2.12. Создание списка для проверки вводимых значений . Упражнение № 2.13. Группировка и структура данных . Упражнение № 2.14. Графическое представление данных электронных таблиц. Построение диаграмм . Упражнение № 2.15. Построение графиков функций . Упражнение № 2.16. Абсолютные и относительные ссылки . Упражнение № 2.17. Построение спарклайнов (инфокривых) .

54 55 58 61 63 65 67 70 72 75 78 81 82 84 87 88 90

Раздел 3. Системы управления базами данных . 92 Задание для практической работы. Разработка учебной базы данных Библиотека, содержащей три взаимосвязанных таблицы: Учащиеся, Книжный фонд, Учетная карточка . . Упражнение № 3.1. Создание базы данных (БД) . Упражнение № 3.2. Работа с таблицами. Создание таблиц БД Библиотека . Упражнение № 3.3. Связи между таблицами . Упражнение № 3.4. Сортировка строк таблицы. Фильтрация данных .

100 100 101 109 113

Упражнение № 3.5. Работа с формами. Создание и использование форм в Microsoft Access . Упражнение № 3.6. Создание сложных форм для ввода данных в таблицы с помощью Мастера форм . Упражнение № 3.7. Формирование запросов . Упражнение № 3.8. Создание сложных отчетов . Упражнение № 3.9. Отчет в режиме Конструктора. Макетирование отчета .

116 120 125 135 138

Библиографический список . 143

ВВЕДЕНИЕ Предлагаемое учебно-методическое пособие содержит материалы к практическим занятиям (+ CD диск) по дисциплинам: «Информатика и информационные технологии в профессиональной деятельности», «Математика и информатика», «Информатика и информационные технологии в психологии» и поможет начинающему пользователю создавать, редактировать и форматировать электронные документы, используемые в профессиональной деятельности на примере пакета прикладных программ Microsoft Office 2010. Практические задания разделов построены по принципу от простого к сложному. При этом раздел 1 «Обработка текстовых электронных документов» и раздел 2 «Обработка табличных электронных документов» рекомендуется выполнять, последовательно запустив соответствующее задание с CD-диска и руководствуясь описательной частью данного учебно-методического пособия. В своей профессиональной деятельности сотрудники правоохранительных органов составляют большое количество электронных документов: рапорты, протоколы, отчеты, аналитические справки и т. п. Для этого чаще всего используют пакет прикладных программ Microsoft Office 2010, в который входят текстовый процессор Microsoft Word 2010 и табличный процессор Microsoft Excel 2010. Технологии работы с ними рассмотрены в разделах 1 и 2 данного пособия. На сегодняшний день, помимо задач обработки текстовой и табличной информации, не менее важной задачей автоматизации в сфере информационного обеспечения ОВД является обработка и анализ статистических данных с помощью электронных таблиц и построение соответствующих графических образов, а также умение работать с системами управления базами данных. В оперативной деятельности часто используются разнообразные учеты (оперативные, криминалистические и т. п.), которые ведутся и обрабатываются средствами систем управления базами данных (СУБД). В разделе 3 курсанты и слушатели знакомятся с общими принципами конструирования и функционирования СУБД, на примере Microsoft Access 2010. Отдельное внимание уделено составлению и использованию запросов, позволяющих получать необходимую информацию для выполнения поставленных задач.

Раздел 1. ОБРАБОТКА ТЕКСТОВЫХ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ Текстовый процессор (редактор) Word пакета Microsoft Office 2010 обладает широчайшими возможностями обработки текстовых документов. Прежде всего, Word предназначен для создания, просмотра и редактирования текстовых документов различной сложности, упрощает их публикацию в Интернет, позволяет включать в документ графические изображения, таблицы, обеспечивает оформление оглавления и предметного указателя, проверку правописания. Текстовый процессор автоматизирует набор текста, облегчает и ускоряет создание документа за счет сокращения количества действий, выполняемых пользователем. Интерфейс пакета и элементы окна Word В программах Microsoft Office 2010 основным элементом является лента (рис. 1). На ленте вкладки упорядочены согласно последовательности задач, которые, как правило, выполняются на различных этапах создания документа.

Рис. 1. Лента окна текстового процессора Microsoft Word

Лента динамична, т. е. по мере смены задач могут появляться дополнительные вкладки, например: – если выделена таблица – вкладки Конструктор и Макет; – если выделен рисунок – вкладка Формат; – если выделен рисунок в таблице – вкладки Формат, Конструктор и Макет. Если вы захотите свернуть ленту в строку, дважды щелкните мышью на текущей вкладке. Лента развернется, если вы щелкните мышью по любой вкладке, а после щелчка в документе она автоматически свернется. Для каждого приложения Microsoft Office 2010 лента будет содержать различное количество вкладок с инструментами. Однако многие из них дублируются во всех приложениях и не зависят от состояния открытого документа. Вкладки, дублируемые при работе с большинством приложений пакета:

– Файл – позволяет управлять документами и настраивать параметры приложения; – Главная – содержит команды, связанные с буфером обмена, выбором шрифтов, настройками абзаца, стилями и правкой; – Вставка – включает в себя инструменты для добавления страниц, таблиц, иллюстраций, ссылок, заголовков, колонтитулов, текстовых объектов и символов в документ; – Разметка страницы – служит для работы с темами, фоновыми изображениями и интервалами между абзацами в документе. Кроме того, здесь можно настраивать параметры страницы и порядок расположения элементов на странице; – Рецензирование – команды этой вкладки необходимы для проверки документа (орфография, тезаурус и т. д.) и предоставления доступа к нему другим пользователям с целью просмотра; имеются также команды для добавления комментариев, отслеживания и обработки изменений, сравнения версий и защиты документа; – Вид – содержит все необходимое для отображения документа различными способами, начиная с базовых представлений документа и заканчивая набором средств отображения для работы с линейками и сетками, а также для работы с документами в нескольких окнах. Наборы инструментов каждой вкладки объединены контурной линией и названием. В правом нижнем углу панели инструментов может находиться угловой элемент – это кнопка открытия одноименного диалогового окна соответствующей панели. Редактирование документа Microsoft Word Редактирование документа состоит в изменении введенной в него информации. Microsoft Word позволяет работать с документом в одном из двух режимов редактирования: вставки или замены. По умолчанию установлен режим Вставки. В этом режиме символ, введенный в позицию курсора, сдвигает вправо строку, расположенную правее курсора. В режиме Замены вводимый символ вставляется в текст в позицию курсора и заменяет существующий символ. Режим Вставка/Замена можно установить следующим способом: щелкнуть в строке состояния индикатор Замена/Вставка. Если индикатор режима Вставка/Замена в строке состояния отсутствует, его можно добавить с помощью контекстного меню строки состояния, установив щелчком мыши соответствующий флажок.

Символ окончания абзаца, а также ряд других символов (пробелы, условные переносы, символы табуляции, скрытый текст и др.) называются непечатаемыми символами. Их можно увидеть на экране, если нажать кнопку Отобразить все знаки на панели инструментов Абзац вкладки Главная. Приведем основные непечатаемые символы и ситуации, в которых они применяются: – табуляция () – обычно применяется для вертикального выравнивания текстовых фрагментов в нескольких строках или для большого отступа между двумя словами в предложении (вставляется нажатием клавиши Tab); – символ абзаца ( ) – отображается в конце каждого абзаца (после нажатия клавиши Enter), а также в пустой строке (пустой абзац); – пробел () – разделяет слова в предложении; – разрыв строки () – обычно применяется в абзацах с выравниванием по ширине, если одну из строк абзаца нужно дотянуть до правого поля (для этого в конце строки нажимается комбинация клавиш Shift+Enter). В текстовом процессоре Microsoft Word различают форматирование символов и форматирование абзацев. Символы – это буквы, цифры, пробелы, знаки пунктуации, специальные символы, такие как @, *, &. Символы можно форматировать (изменять их вид), задавая шрифт, размер и начертание. Слово – это произвольная последовательность букв и цифр, ограниченная с обоих концов служебными символами. Служебный символ – это пробел, точка, запятая, дефис и т. п. Строка – произвольная последовательность символов между левой и правой границами абзаца. Предложение – произвольная последовательность слов между двумя точками. Абзац – это структурный элемент текстового файла или текстового документа, представляющий собой, по мнению автора текста, законченный по смыслу фрагмент изложения. Новый абзац начинается с новой строки. Он может содержать только один символ абзаца (пустой абзац) или состоять из нескольких строк текста. Если вы хотите начать новую строку, не начиная нового абзаца, нажмите клавиши Shift+Enter. Раздел – часть документа, которая может иметь собственные параметры страницы: ориентацию, нумерацию, ширину полей и т. п.

Форматирования текста заключается в изменении его внешнего вида, а именно: ‒ форматирование шрифта; ‒ форматирование абзаца и использование табуляции; ‒ создание маркированных, нумерованных и многоуровневых списков; ‒ добавление границ и заливка текста, абзацев и страницы; ‒ установка параметров страницы. Проверка правописания В Microsoft Word имеется возможность проверки правописания во всем документе. При этом орфографические ошибки (неправильно написанные слова) подчеркиваются красной волнистой линией. Красной волнистой линией подчеркиваются также два одинаковых слова, введенные подряд. Стилистические (неправильно построенные предложения) подчеркиваются зеленой волнистой линией. В строке состояния имеется индикатор Проверка правописания, показывающий наличие ошибок в документе ( ) или их отсутствие ( ). Для запуска проверки правописания щелкните левой кнопкой мыши на индикаторе – система будет поочередно подсвечивать слова с ошибками и предлагать во всплывающем окне варианты их исправления. Общую проверку правописания с учетом грамматических правил можно осуществить с помощью кнопки Правописание на панели Правописание вкладки Рецензирование либо клавишей F7. Формат по образцу В Microsoft Word существует возможность копирования формата по образцу, который позволяет сэкономить время, затрачиваемое на форматирование символов или абзаца, за счет повторения уже существующего формата для других фрагментов документа, для этого необходимо: 1. Выделить абзац (или фрагмент) с нужным форматированием. 2. На панели Буфер обмена вкладки Главная нажать кнопку . 3. Выделить абзац (или фрагмент текста), к которому требуется применить выбранное форматирование (если это одно слово, то просто щелкнуть по нему). При этом указатель мыши примет вид кисточки.

Текстовые документы, подготовленные в текстовом процессоре Microsoft Word в ранних версиях (до Microsoft Word 2007) имеют расширение .doc и могут быть открыты и отредактированы современными версиями текстового процессора. При этом воспользоваться новыми возможностями, добавленными в версиях 2007 и 2010 возможно только при сохранении документа в новом формате Документ Word (расширение .docx). Задания для практической работы Файл с заданиями для работы с текстовым процессором Microsoft Word называется Практические задания по работе с Microsoft Word 2010. Указанный файл загружается в текстовый процессор с CD-диска. Выполняйте представленные в нем задания в соответствии с приведенным ниже описанием. Упражнение № 1.1. Параметры страницы. Расстановка переносов Создавая документ, пользователю необходимо продумать, как текст документа будет располагаться на странице, т. е. задать: параметры страницы (размер и ориентацию), поля (верхнее, нижнее, правое и левое), отступы колонтитулов и т. п. По умолчанию при создании нового документа устанавливается размер бумаги формата А4 (210 × 297 мм). Для изменения параметров страницы используется кнопка Поля на панели Параметры страницы вкладки Разметка страницы. Поля определяют общую ширину основного текста и расстояние между текстом и краем страницы. Для более детальной настройки размеров полей следует вызвать диалоговое окно Параметры страницы (рис. 1.1.1) с помощью кнопки расположенной в правом нижнем углу панели Параметры страницы вкладки Разметка страницы. В диалоговом окне обратите внимание на кнопку По умолчанию. Если произвести изменение параметров страницы и нажать на эту кнопку, то измененные параметры будут применяться для всех последующих создаваемых документов.

Рис. 1.1.1. Диалоговое окно Параметры страницы

Управлять полями страницы можно с помощью линейки форматирования (горизонтальной и вертикальной). Расстановка переносов По умолчанию при первоначальном наборе текста в Word установлен режим, в котором слово, которое не помещается в строку набора, переносится на следующую строку целиком. В этом случае между словами могут возникнуть большие интервалы. В подобных ситуациях может оказаться полезной возможность производить автоматически или вручную расстановку переносов, что обеспечивает более ровное выравнивание текста по ширине абзацев. Для включения данного режима служит кнопка Расстановка переносов на панели Параметры страницы вкладки Разметка страницы. Она вызывает выпадающий список (рис. 1.1.2), в котором нужно выбрать Авто – переносы в тексте будут автоматически расставлены.

Рис. 1.1.2. Выпадающий список кнопки Расстановка переносов

Упражнение № 1.2. Сохранение документа Создавая документ, можно сохранить его на диске для дальнейшей работы и редактирования, используя команду Сохранить на вкладке Файл, которая выводит диалоговое окно Сохранения документа, где пользователь определяет: папку для сохранения файла документа, имя файла, тип файла. В процессе работы необходимо сохранять редактируемый документ командой Сохранить на вкладке Файл или кнопкой Сохранить на панели быстрого доступа (рис. 1.2). Рис. 1.2. Панель быстрого доступа

Текущий документ, открытый в окне редактора Microsoft Word, можно сохранить под другим именем или в другой папке (создать копию существующего файла), выбрав команду Сохранить как на вкладке Файл. Откроется аналогичное диалоговое окно Сохранения документа, в котором пользователь определяет место хранения и имя копии файла документа, тип файла. Упражнение № 1.3. Форматирование шрифта Внешний вид любого текста (его оформление) во многом зависит от выбранного шрифта. Шрифты отличаются друг от друга начертанием, размером, цветом букв и цветом фона. Выделение цветом фрагментов документа позволяет пользователю обратить внимание на определенные места в тексте. Перед тем как оформить какое-либо слово или фрагмент текста, его необходимо выделить.

Для удобства работы, наиболее часто используемые элементы оформления доступны на панели Шрифт вкладки Главная. В Microsoft Word 2010 имеется удобный способ быстрого форматирования текста – при помощи специальной всплывающей панели (рис. 1.3).

Рис. 1.3. Мини-панель форматирования текста

Упражнение № 1.4. Видоизменения шрифта и текстовые эффекты Для использования всех возможностей оформления символов необходимо вызвать диалоговое окно Шрифт (рис. 1.4), которое вызывается с помощью кнопки в правом нижнем углу панели Шрифт вкладки Главная или выбрав в контекстном меню (активизируется нажатием правой кнопкой мыши) команду Шрифт. Переключаясь между различными вкладками диалогового окна, можно использовать все способы оформления шрифта (масштаб, интервал, смещение); применять красочные текстовые эффекты (контур текста, тень, отражение, свечение и сглаживание и др.) Примеры применения форматирования символов и текстовых эффектов: В этой строке масштаб шрифта – 150 %.

Строка контур (белые буквы обрамлены чёрным В этой строке разреженный шрифт с интервалом 2,5 пункта.

Рис. 1.4. Диалоговое окно Шрифт

Упражнение № 1.5. Форматирование текстовых абзацев Одним из важнейших объектов при работе с текстом, подлежащим форматированию, является абзац. Абзац – это часть документа (текст, таблица и другие объекты), находящаяся между символами конца абзаца . Новый абзац начинается с новой строки. Символ конца абзаца появляется после нажатия клавиши Enter и называется непечатным, так как не выводятся на устройство печати, но его можно увидеть на экране монитора, включив режим отображения Непечатаемых символов, нажатием соответствующей кнопки на панели Абзац вкладки Главная. С абзацем связываются параметры его форматирования: отступы слева и справа от края листа, отступы перед и после абзаца, интервалы, выравнивание, положение на странице и т. д. Функции управления этими параметрами частично доступны на панели Абзац вкладки Главная, и через горизонтальную линейку (рис. 1.5.1), расположенную под лентой (если включен режим ее отображения). Полностью параметры абзаца можно задать с помощью диалогового окна Абзац (рис. 1.5.2), которое вызывается с помощью кнопки в правом нижнем углу панели Абзац вкладки Главная или выбрав в контекстном меню команду Абзац.

16 Маркер, определяющий отступ первой строки абзаца

Пиктограмма маркера табуляции

Маркер, регулирующий левый отступ

Маркер, регулирующий отступ абзаца от правого поля

Рис. 1.5.1. Горизонтальная линейка форматирования

Рис. 1.5.2. Диалоговое окно Абзац

Упражнение № 1.6. Использование Тезауруса Word позволяет пользователю при работе с текстом найти в словаре синонимы (совпадающие по значению слова), антонимы (противоположные по значению слова) и связанные (близкие по значению) слова. Такая замена позволяет избежать повторов в тексте и улучшить стиль документа. Эта функция в редакторе названа тезаурус. Для подбора синонима к слову выделите слово или поставьте на него текстовый курсор и на панели Правописание вкладки Рецензирование нажмите кнопку Тезаурус . Открывшееся диалоговое окно предложит возможные синонимы к выбранному слову (рис. 1.6). При этом Word учитывает форму слова (число и склонение суще-

ствительного, спряжение глагола и т. д.). Если найден подходящий вариант для замены, пользователь выбирает в списке слово (синоним), щелкает правой кнопкой мыши и в открывающемся списке выбирает команду Вставить. Другой способ подобрать синонимы к выбранному слову возможно через команду Синонимы в контекстном меню.

Рис. 1.6. Диалоговое окно Справочные материалы (Тезаурус)

Упражнение № 1.7. Границы и заливка Для более наглядного оформления документа, выделения отдельных фрагментов используются границы и заливка текста, абзаца, ячеек таблицы, надписей или рисунков. Заливка используется для затемнения заднего плана текста абзаца или таблицы. Для более детальной установки границ и заливки предусмотрено диалоговое окно Границы и заливка, которое можно вызвать, раскрыв выпадающий список кнопки на панели Абзац вкладки Главная (рис. 1.7.1).

Рис. 1.7.1. Мини-панель форматирования текста

Используя вкладки диалогового окна Границы и заливка, пользователь может легко оформить выделенный фрагмент текста (рис. 1.7.2). Для оформления границы страницы необходимо выбрать вкладку Страница диалогового окна Границы и заливка. Затем в поле Применить к выбрать «этому разделу». Примечание. В диалоговом окне Границы и заливка на вкладке Страница в поле Применить к нет опции «этой странице». Поэтому при желании обрамить какую-нибудь страницу в середине документа необходимо предварительно сделать эту страницу первой страницей раздела, т. е. вставить разрыв раздела (рис. 1.7.3). Чтобы вставить разрыв раздела, выберите команду Текущая страница в выпадающем списке кнопки Разрывы на панели Параметры страницы вкладки Разметка страницы.

Рис. 1.7.2. Диалоговое окно Границы и заливка

Рис. 1.7.3. Фрагмент документа с разрывом раздела на текущей странице

Упражнение № 1.8. Создание колонок в документе Для более наглядного оформления документа его текст можно расположить в несколько колонок, как в газетах или брошюрах. Простейшее разбиение текста на колонки и обратно легко производить с помощью кнопки Колонки на панели Параметры страницы вкладки Разметка страницы. Для этого следует выделить нужный фрагмент текста, нажать кнопку Колонки и в раскрывающемся окне кнопки выбирать требуемое число колонок (рис. 1.18.1). Для изменения ширины уже созданных колонок можно перетащить, удерживая нажатой левую кнопку мыши соответствующие границы на горизонтальной линейке (находящиеся в центре: левое, правое поле).

Различные параметры разбиения текста на колонки пользователь может задать в диалоговом окне Колонки (рис. 1.8.2). Для этого необходимо выделить фрагмент текста и выбрать команду Другие колонки в раскрывающемся списке кнопки Колонки на панели Параметры страницы вкладки Разметка страницы (рис. 1.8.1).

Рис. 1.8.1. Выпадающий список кнопки Колонки

Рис. 1.8.2. Диалоговое окно Колонки

Для преобразования многоколоночного текста в одну колонку необходимо выделить нужный фрагмент текста, вызвать диалоговое окно Колонки и установить число колонок Одна. Колонки создаются в режиме Разметки страницы. В режиме Чтения, Структуры и в режиме Черновик документ отображается в одну колонку. Упражнение № 1.9. Создание списков. Маркированные и нумерованные списки Создавая документы в Microsoft Word, пользователю бывает необходимо для большей наглядности оформлять отдельные перечни в тексте в виде нумерованных (одноуровневых или многоуровневых) и маркированных списков. В маркированных списках перечисляются пункты, связанные с одной темой. В нумерованных списках перечисляются пункты, следующие друг за другом. Каждый пункт списка является отдельным абзацем и имеет свой маркер или номер. На панели Абзац вкладки Главная предусмотрен такой набор инструментов для оформления списков: . Каждый элемент нумерованного (маркированного) списка выделяется слева цифрой или буквой (маркером). Нумерация в списке автоматически корректируется при добавлении/удалении элемента. Простой способ преобразования абзацев в список состоит в следующем: пользователь выделяет те абзацы, которые хочет включить в нумерацию, а затем на панели Абзац вкладки Главная выбирает кнопку Маркеры (рис. 1.9.1) или Нумерация (рис. 1.9.2), или Многоуровневый список . Можно выбрать также в контекстном меню команду Нумерация или Маркеры и задать список требуемого вида. Такой способ может использоваться для оформления списка из уже набранных абзацев. Список можно создать автоматически. Для этого при вводе в начале нового абзаца введите, например, единицу с точкой (1.) и нажмите клавишу Пробел или Tab. Последующие абзацы будут нумероваться автоматически. Аналогично можно сформировать маркированный список, используя маркеры ( –, ,  и т. п.).

Рис. 1.9.1. Выбор стиля маркера для списка

В опциях и Нумерация для задания нового формата номера (нумерованного списка) следует выбрать пункт Определить новый формат номера, в результате чего появится диалоговое окно (рис. 1.9.3) с параметрами: ‒ нумерация – стиль нумерации: арабские цифры, римские цифры, строчные или прописные латинские буквы и т. д. ‒ Формат номера – символ после номера (например, точка или скобка). Помимо команды Определить новый формат номера, в опциях нумерованного списка имеется пункт Задать начальное значение, который вызывает диалоговое окно (рис. 1.9.4), где содержится переключатель, позволяющий начать новый список (Начать новый список) или продолжить в текущем абзаце нумерацию предыдущего списка (Продолжить предыдущий список).

Рис. 1.9.2. Выбор формата для нумерованного списка

Рис. 1.9.3. Диалоговое окно Определение нового формата номера

Когда в документе уже был оформлен один нумерованный список и требуется сделать такой же, то необходимо установить переключатель Начать новый список. Другой способ – вызвать контекстное меню (правой кнопкой мыши) на пункте (номере) списка, с которого должна начинаться новая нумерация и выбрать команду Начать заново с 1 или Задать начальное значение. Чтобы сделать список снова обычным текстом, просто выделите список и отожмите кнопку заданного списка. У любого списка есть параметры, определяющие отступы нумерации или маркера и отступ текста от левого края страницы. Они задаются в диалоговом окне Абзац или на Линейке. При этом должен быть выделен весь список, чтобы новое значение устанавливаемых параметров было применено ко всем элементам данного списка.

Рис. 1.9.4. Диалоговое окно Задание начального значения списка

Упражнение № 1.10. Создание многоуровневых списков Чтобы создать «свой» многоуровневый список, выполните следующие действия: 1. В раскрывающемся окне кнопки Многоуровневый список на панели Абзац вкладки Главная выберите команду Определить новый многоуровневый список… 2. В диалоговом окне Определение нового многоуровневого списка (рис. 1.10) начните создавать многоуровневый список с первого уровня, затем создайте второй уровень, третий уровень и т. д.

Рис. 1.10. Определение нового многоуровневого списка

3. Выберите уровень для изменения: 1. Удалите все в строке Формат номера. Ниже в диалоговом окне выберите в раскрывающемся списке нумерацию для первого уровня, например: 1, 2, 3. Определите Формат номера (т. е. после появившейся автоматически цифры на сером фоне вручную поставьте знак, отделяющий цифру от текста, например «точку» или «скобку»). Ниже в диалоговом окне задайте необходимое Положение. 4. Затем переходим к созданию второго уровня. Выберите уровень для изменения: 2. Удалите все в строке Формат номера. В строке Включить номер уровня: выберите Уровень 1 (который предшествует уровню 2). Определите Формат номера (т. е. после появившейся автоматически цифры на сером фоне вручную поставьте знак, отделяющий цифру от текста, например «точку»). Затем выберите в раскрывающемся списке нумерацию для второго уровня, например: 1, 2, 3. Определите Формат номера (т. е. после появившихся автоматически цифр на сером фоне вручную поставьте знак, отделя-

ющий цифру от текста, например «точку» или «скобку»). Ниже в диалоговом окне задайте необходимое Положение. 5. Затем переходим к созданию третьего уровня. Выберите уровень для изменения: 3. Удалите все в строке Формат номера. В строке Включить номер уровня: выберите Уровень 1. Определите Формат номера (т. е. после появившейся автоматически цифры на сером фоне вручную поставьте знак, отделяющий цифру от текста, например «точку»). Затем в строке Включить номер уровня: выберите Уровень 2. Определите Формат номера (т. е. после появившейся автоматически цифры на сером фоне вручную поставьте знак, отделяющий цифру от текста). Далее выберите в раскрывающемся списке нумерацию для третьего уровня, например: 1, 2, 3. Определите Формат номера (т. е. после появившихся автоматически цифр на сером фоне вручную поставьте знак, отделяющий цифру от текста). Ниже в диалоговом окне задайте необходимое Положение. 6. При необходимости аналогичным образом можно продолжить создавать многоуровневый список (до 9 уровней). 7. Определив многоуровневый список, закройте диалоговое окно, нажав ОК. 8. Переход от одного уровня к другому при создании многоуровневого списка осуществляется кнопками Уменьшить отступ и Увеличить отступ на панели Абзац вкладки Главная. Упражнение № 1.11. Создание и редактирование таблиц В документе Microsoft Word информацию можно представлять в табличном виде. Таблица состоит из столбцов и строк, на пересечении которых находятся ячейки. Microsoft Word предусматривает два способа создания таблицы: 1. Преобразование в таблицу существующего текста при условии, что текст подготовлен с использованием специальных символов – разделителей колонок (знаков: табуляции, абзаца, пробела и др.). 2. Создание пустой таблицы с последующим заполнением ее ячеек. Вставка таблицы осуществляется в том месте документа, где установлен текстовый курсор. Как правило, новая таблица вставляется в документ с помощью кнопки Таблица вкладки Вставка (рис. 1.11.1).

Рис. 1.11.1. Вставка таблицы кнопкой Таблица вкладки Вставка

Чтобы не вставлять таблицу на всю ширину страницы, а выбрать ширину столбцов самостоятельно, нужно раскрыть список кнопки Таблица и выбрать пункт Вставить таблицу. В открывшемся диалоговом окне требуется задать число строк и столбцов, установить ширину столбцов (рис. 1.11.2). Если установить флажок По умолчанию для новых таблиц, то при следующей вставке таблицы будут автоматически предлагаться параметры заданные в прошлый раз.

Рис. 1.11.2. Диалоговое окно Вставка таблицы с заданной шириной

Пользователь имеет возможность также рисовать таблицы практически любой сложности. Для этого в выпадающем списке кнопки Таблица выберите пункт Нарисовать таблицу – указатель мыши примет вид карандаша, с помощью которого можно нарисовать таблицу. Выбрав место для рисования, команда Нарисовать таблицу автоматически активирует вкладку Работа с таблицами | Конструктор. Чтобы определить внешние границы таблицы, пользователь перемещает карандаш (перо) из одного угла таблицы в другой, удерживая нажатой левую кнопку мыши. Затем прорисовываются линии столбцов и строк. Для удаления линий используется инструмент Ластик на панели Рисование границ вкладки Конструктор (рис. 1.11.3). После того, как таблица нарисована, ее можно заполнить данными. Текст в ячейках таблицы можно форматировать как обычный абзац. Используя мышь, пользователь может изменять размеры уже созданной таблицы. Для изменения ширины столбца (высоты строки) установите указатель мыши на линии границы столбца (строки) и переместите ее на требуемое расстояние, удерживая нажатой левую кнопку мыши.

Рис. 1.11.3. Панель Рисования границ вкладки Работа с таблицами | Конструктор

Для добавления строки таблицы с клавиатуры установите курсор в конце строки, после которой будет производиться вставка, и нажмите клавишу Enter. Чтобы добавить (удалить) несколько строк или столбцов таблицы предварительно выделите их и воспользуйтесь соответствующими инструментами на панели Строки и столбцы вкладки Работа с таблицами | Макет. Все инструменты для работы с таблицей представлены на вкладках Работа с таблицами | Конструктор | Макет (рис. 1.11.4).

Рис. 1.11.4. Вкладка Работа с таблицами | Конструктор | Макет

Бывает необходимость большие таблицы выравнивать относительно полей страницы (таблица выходит за края документа справа и полностью не помещается на листе). Для этого следует выделить таблицу и на панели Размер ячейки вкладки Работа с таблицами | Макет в раскрывающемся окне кнопки Автоподбор выбрать команду Автоподбор по ширине окна. Для изменения ориентации отдельной страницы, на которой располагается таблица, нужно воспользоваться приемом, изученным в Упражнении 1.7 во время обрамления отдельной страницы, т. е. вставить разрыв раздела (команда Разрывы на панели Параметры страницы вкладки Разметка страницы). Затем в диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Поля в поле Применить: выбрать к текущему разделу. Если таблица не помещается на одну страницу, то для автоматического повторения строки заголовка на каждой странице, необходимо выделить шапку таблицы и на вкладке Работа с таблицами | Макет на панели Данные нажать кнопку Повторить строки заголовков. Другой способ повторить строку заголовка можно выбрав в контекстном меню команду Свойства таблицы… В открывшемся диалоговом окне Свойства таблицы на вкладке Строка установить флажок повторять как заголовок на каждой станице (рис. 1.11.5).

Рис. 1.11.5. Диалоговое окно Свойства таблицы вкладка Строка

Первоначально указанное при создании таблицы число строк и столбцов можно изменять, добавляя новые или удаляя существующие строки и столбцы, как с помощью контекстного меню, так и с помощью инструментов на вкладках Конструктор и Макет. Упражнение № 1.12. Создание и использование гиперссылок в документе Microsoft Word Гиперссылка в документе Microsoft Word – это элемент навигации (для текста или графического объекта), щелчок по которому осуществляет переход к определенному месту в документе, другому файлу на вашем компьютере или в Интернете и т. п. Для создания гиперссылки выделите в документе текст или рисунок, которые нужно превратить в гиперссылку, затем выберите на панели Ссылки вкладки Вставка кнопку Гиперссылка (рис. 1.12) или выберите в контекстном меню команду Гиперссылка. В открывшемся диалоговом окне укажите адрес (локальный или сетевой) связанного ресурса и нажмите кнопку ОК. Чтобы совершить переход по гиперссылке (переключиться на связанный ресурс) щелкните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Открыть гиперссылку. Другой способ – необходимо нажать и удерживая на клавиатуре клавишу Ctrl кликнуть по ссылке левой кнопкой мыши.

Рис. 1.12. Панель Ссылки вкладки Вставка (кнопка Гиперссылка)

Для удаления гиперссылки, щелкните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Удалить гиперссылку. Упражнение № 1.13. Выполнение вычислений по табличным данным. Работа с диаграммами Ячейки таблицы Microsoft Word могут содержать как константы, так и формулы для расчетов. Результаты расчетов в ячейку таблицы вставляются в виде поля. Чтобы произвести расчет по формуле установите курсор в ячейку таблицы, в которой будет помещен результат вычислений, и выбери-

те на панели Данные вкладки Работа с таблицами | Макет кнопку Формула (рис. 1.13.1). Откроется диалоговое окно Формула (рис. 1.13.2), где Word предложит формулу суммирования чисел, расположенных в ячейках выше этого столбца =SUM(ABOVE). Если ячейки с числами расположены левее от ячейки, где будет вставлена формула, то Word предложит формулу =SUM(LEFT). Суммирование производится до первой пустой ячейки.

Рис. 1.13.1. Панель Данные вкладки Работа с таблицами | Макет (кнопка Формула)

Если требуется другая формула, по которой будут производиться вычисления, то сотрите формулу суммы и выберите нужную в диалоговом окне Формула из списка Вставить функцию:

Рис. 1.13.2. Диалоговое окно Формула

Диаграмма является удобным средством визуального представления данных. В документе Word пользователю доступны возможности создания диаграмм на основе имеющихся таблиц. Создавать диаграммы в Microsoft Word можно двумя способами. Первый способ – выберите кнопку Диаграмма на панели Иллюстрации вкладки Вставка.

Порядок создания диаграммы 1. Установите текстовый курсор в позицию, где должна быть построена диаграмма. 2. Выберите кнопку Диаграмма на панели Иллюстрации вкладки Вставка. 3. Выберите тип диаграммы и ее вид (например, Гистограмма с группировкой). 4. Заполните таблицу значений в открывшейся программе Microsoft Excel (рис. 1.13.3). Для этого выделите таблицу в Word (без названия), далее выберите команду Копировать, перейдите на лист Excel и выберите команду Вставить, тем самым заменив данные таблицы Excel своими (рис. 1.13.4).

Рис. 1.13.3. Вставка диаграммы, таблица значений в Microsoft Excel

5. Закройте Microsoft Excel. 6. Оформите полученную диаграмму, используя инструменты для работы с диаграммами, представленными на вкладке Работа с диаграммами | Конструктор | Макет | Формат (рис. 1.13.5).

Рис. 1.13.4. Вставка диаграммы на основе исходных данных таблицы

Рис. 1.13.5. Вкладка Работа с диаграммами | Конструктор | Макет | Формат

Второй способ – выберите кнопку Объект на панели Текст вкладки Вставка, в открывшемся диалоговом окне выберите Диаграмма Microsoft Graph. Далее замените предложенные данные в таблице Microsoft Excel на свои. Или за основу можно взять таблицу, созданную в документе Word, предварительно выделив данные таблицы. Упражнение № 1.14. Работа с графическими объектами В документах Microsoft Word можно использовать два типа графических объектов: фигуры и изображения. Фигуры (линии, геометрические фигуры, стрелки и т. п.) – это объекты векторной графики, средства их создания заложены в самом редакторе. Изображения – это объекты растровой графики. В редакторе не заложены средства для их создания. Они вставляются как внешние

объекты из файла, подготовленного другими средствами (цифрового фотоаппарата, графического редактора и т. д.). В Microsoft Word входит коллекция, которая содержит большое количество профессионально выполненных рисунков и других файлов мультимедиа, предназначенных для оформления документов. Для вставки рисунков в документ на панели Иллюстрации вкладки Вставка предусмотрены кнопки Рисунок и Картинка. Для создания векторных графических объектов воспользуйтесь кнопкой Фигуры на панели Иллюстрации вкладки Вставка. При ее нажатии появляется выпадающий список с видами фигур, разбитыми по категориям (рис. 1.14.1). Поскольку создаваемые изображения состоят из различных компонентов, его редактирование упрощено: достаточно выделить одну фигуру и изменить только ее.

Рис. 1.14.1. Выпадающий список кнопки Фигуры

Приемы по работе с инструментами рисования фигур 1. Линия. Чтобы нарисовать строго прямую или наклонную линию (под углом 30°, 45°, 60°) при перемещении мыши удерживайте клавишу Shift. 2. Прямоугольник. Овал. Чтобы нарисовать прямоугольник или эллипс из его центра при перемещении указателя мыши удерживайте клавишу Ctrl. Чтобы нарисовать квадрат или окружность (из угла), удерживайте клавишу Shift. Чтобы нарисовать квадрат или окружность из его центра, удерживайте одновременно Ctrl и Shift.

Для форматирования какого-либо объекта его необходимо предварительно выделить (щелчком мыши по объекту). Затем его можно форматировать, масштабировать и перемещать в документе. Для рисунка, также как и для любого графического объекта, можно задать обтекание текстом. Для этой цели используется кнопка Обтекание текстом на панели Упорядочить вкладки Работа с рисунками | Формат, а также можно воспользоваться контекстным меню графического объекта. Если в вашем рисунке область вокруг рисунка намного больше, чем само изображение, вам может пригодиться специальное средство – обрезка. В Microsoft Word 2010 появились новые возможности обрезки рисунка (рис. 1.14.2), доступные в выпадающем списке кнопки Обрезка на панели Размер вкладки Работа с рисунками | Формат (рис. 1.14.3). Чтобы создаваемые графические объекты сделать разноцветными, используйте на вкладке Средства рисования | Формат на панели Стили фигур инструмент Заливка фигуры. С его помощью можно применять однотонные, узорные, текстурные, градиентные заливки и заливку рисунком к выбранным объектам.

Рис. 1.14.2. Примеры обрезки графических изображений

Для заливки графического объекта рисунком предварительно подготавливается отдельный файл (рисунок, фото), далее выбирается на панели Стили фигур вкладки Средства рисования | Формат инструмент Заливка фигуры команда Рисунок, а в диалоговом окне указывается, какой файл использовать для заливки рисунка. К любому графическому объекту можно применить эффект объема (рельефа) и/или тени. Для задания тени выделите объект щелчком мыши, а затем щелкните по инструменту Эффекты Фигур – Тень на панели Стили фигур вкладки Средства рисования | Формат. Параметры объемного эффекта (рельефа) можно настроить при помощи

инструмента Эффекты Фигур – Рельеф или вызвать диалоговое окно Формат фигуры (рис. 1.14.4) с помощью кнопки в правом нижнем углу панели Стили фигур вкладки Средства рисования | Формат.

Рис. 1.14.3. Выпадающий список кнопки Обрезка

Рис. 1.14.4. Диалоговое окно Формат фигуры

Упражнение № 1.15. Применение стилей. Создание и изменение стилей Стили определяют внешний вид различных элементов текста в документе, например, заголовков, надписей под рисунками и основного текста, с их помощью создается структура и оглавление. Стиль – это именованная совокупность заданных параметров форматирования шрифта и абзаца. Благодаря использованию стилей не надо для каждого абзаца отдельно настраивать параметры, достаточно определить стиль и затем его применить. Причем если Вы оформили абзацы определенным стилем, а затем изменили стиль, то изменятся и все абзацы, оформленные этим стилем. Создавая новый документ, для оформления набираемого текста по умолчанию используется стиль Обычный. Таким образом, когда начинается ввод текста, автоматически используются шрифт, размер шрифта, междустрочный интервал, выравнивание текста и другие параметры форматирования, определенные в стиле Обычный. Этот стиль является базовым, т. е. служит основой для других стилей. В Microsoft Word различают: стиль знака, стиль абзаца, стиль списка и стиль таблицы. Работа со стилями состоит в создании, настройке и использование стилей. В Microsoft Word имеется обширная библиотека стилей для оформления заголовков и фрагментов текста. Благодаря возможности быстрого оформления текста они получили название экспресс-стилей. Доступ к ним осуществляется через панель Стили вкладки Главная (рис. 1.15.1).

Рис. 1.15.1. Панель Стили вкладки Главная

Чтобы увидеть все стили из набора, нужно нажать кнопку справа от кнопок-эскизов. Чтобы применить существующий стиль к какому-нибудь абзацу (или к группе абзацев), нужно: поместить текстовый курсор в этот абзац (или выделить эти абзацы) и выбрать понравившийся стиль (щелчком мыши) в группе элементов на панели Стили вкладки Главная.

Способы создания стилей 1. Если у Вас в тексте есть абзац, оформленный нужным образом (и Вы хотите сохранить этот вид оформления для других абзацев), поместите текстовый курсор в этот абзац, затем в контекстном меню выберите команду Стили | Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль. В появившемся диалоговом окне Создание стиля ввести имя для нового стиля и нажать OK. Новый стиль будет создан. 2. Создать новый стиль можно «с нуля». Для этого нажатием кнопки в правом нижнем углу панели Стили вкладки Главная вызываем диалоговое окно Стили. Выбираем кнопку Создать стиль (рис. 1.15.2). В появившемся диалоговом окне Создание стиля, задаем его параметры.

Рис. 1.15.2. Диалоговое окно Стили

Любой из определенных стилей можно изменить. Для этого на панели Стили в списке стилей найдите и выберите нужный, а затем в контекстном меню выберите команду Изменить, откроется диалоговое окно Изменение стиля. Далее проводятся настройки, как и при создании стиля.

Упражнение № 1.16. Положение строк абзаца при разбивке текста на страницы В Microsoft Word для любого абзаца в документе можно установить его положение на странице: – запрет висячих строк – предотвращает вывод на печать (экран монитора) одиночной первой или последней строки абзаца внизу страницы, т. е. абзац всегда помещается на одной странице; – не отрывать от следующего – обеспечивает расположение текущего и следующего абзаца на одной странице. Например, можно установить, чтобы заголовок раздела и следующий абзац всегда располагались на одной странице; – не разрывать абзац – запрещает переносить на следующую страницу часть абзаца, т. е. если абзац не помещается на одной странице, то Word целиком переносит его на следующую страницу; – с новой страницы – позволяет начать новый абзац с новой страницы, т. е. вставляет разрывы страницы перед выбранным абзацем; – запретить нумерацию строк – подавляет нумерацию строк в выделенном абзаце (если строки нумеровались); – запретить автоматический перенос слов – запрещает автоматическую расстановку переносов в словах в выделенном абзаце. Для применения данных опций к абзацам необходимо поместить текстовый курсор в нужный абзац (или выделить группу абзацев), вызвать диалоговое окно Абзац (с помощью кнопки в правом нижнем углу панели Абзац вкладки Главная или в контекстном меню выбрав команду Абзац), во вкладке Положение на странице установить нужную опцию (рис. 1.16).

Рис. 1.16. Диалоговое окно Абзац вкладка Положение на странице

Упражнение № 1.17. Вставка формул в документ средствами Microsoft Word При написании научных работ у пользователя может возникнуть необходимость набора математических формул в тексте документа. Эта функция в текстовом процессоре Microsoft Word реализована с помощью Microsoft Equation 3.0 или с помощью кнопки Формула на панели Символы вкладки Вставка. Для набора формулы установите текстовый курсор в том месте, куда хотите поместить формулу, затем нажмите кнопку Объект на панели Текст вкладки Вставка, в открывшемся диалоговом окне выберите Microsoft Equation 3.0. Этими действиями будет активизирована панель инструментов Формула (рис. 1.17.1). Проанализировав возможности открывшейся панели инструментов, разбейте Вашу формулу на элементарные конструктивные элементы и приступайте к ее вводу. Другой способ вставки формулы в документ – с помощью кнопки Формула на панели Символы вкладки Вставка. Таким образом, можно вставить стандартную математическую формулу или выбрать построение собственных формул с помощью библиотеки математических символов. Кнопка Формула автоматически активирует вкладку на ленте Работа с формулами | Конструктор (рис. 1.17.2).

Рис. 1.17.1. Панель инструментов Формула

Рис. 1.17.2. Вкладка на ленте Работа с формулами | Конструктор

Пример набора формулы средствами редактора:

Упражнение № 1.18. Использование символов табуляции и позиций табуляции Табуляция позволяет изменить отступы абзаца, обеспечивает вертикальное выравнивание текста и чисел, дает возможность расположить текст в несколько колонок. Для перемещения курсора на следующую позицию табуляции необходимо нажать клавишу Tab. Символ табуляции относится к непечатаемым (скрытым) символам. При включенном режиме Отобразить все знаки он отображается как стрелка → Символ табуляции заполняет собой пространство от места его вставки до ближайшей позиции табуляции. Если пользователь не установил своих позиций табуляции, то действуют позиции табуляции по умолчанию, обычно с шагом в 1,27 см. Все позиции табуляции для текущего абзаца отображаются на горизонтальной линейке форматирования. Горизонтальная линейка без установленных позиций табуляции представлена на рис. 1.18.1.

Пиктограмма маркера табуляции

Рис. 1.18.1. Горизонтальная линейка форматирования

Горизонтальная линейка с установленными двумя позициями табуляции: 8,5 см с выравниванием по центру и 14 см с выравниванием по правому краю представлена на рис. 1.18.2.

Табуляция 8,5 см с выравниванием по центру

Табуляция 14 см с выравниванием по правому краю

Рис. 1.18.2. Горизонтальная линейка с установленными позициями табуляции

Установка позиций табуляции возможна двумя способами: с помощью диалогового окна Табуляция (рис. 1.18.3) и с помощью горизонтальной линейки. Параметры Табуляции можно задать с помощью кнопки диалогового окна Абзац, которое вызывается с помощью кнопки в правом нижнем углу панели Абзац вкладки Главная. С помощью диалогового окна Табуляция (кроме позиции и выравнивания) можно установить заполнитель и изменить позицию табуляции по умолчанию (рис. 1.18.3).

При установлении позиций табуляции с помощью горизонтальной линейки сначала необходимо выбрать тип выравнивания с помощью маркера табуляции (рис. 1.18.1), а затем щелкнуть левой кнопкой мыши в нужной позиции на линейке (или в свободном месте на линейке, затем перетащить символ табуляции в нужную позицию).

Рис. 1.18.3. Диалоговое окно Табуляция

Упражнение № 1.19. Создание и удаление сносок Сноска используются в публикациях для создания ссылки на первоисточники или для пояснения фрагмента текста. Сноски делятся на обычные и концевые. Обычная сноска располагается внизу страницы, концевая в конце раздела или документа. Чтобы установить сноску, установите курсор на месте вставки и выберите соответствующую кнопку на панели Сноски вкладки Ссылки (рис. 1.19.1). Положение и формат сноски можно задать с помощью диалогового окна Сноски, которое вызывается с помощью кнопки в правом нижнем углу панели Сноски вкладки Ссылки (рис. 1.19.2).

Рис. 1.19.1. Кнопки для вставки и редактирования сносок

Для удаления сноски следует выделить цифру-номер (знак) сноски в тексте документа (но не текст сноски в области сносок) и нажать

клавишу Delete на клавиатуре. В результате, сноска (текст сноски), связанная с этой цифрой, автоматически удалится.

Рис. 1.19.2. Диалоговое окно Сноски

В результате удаления знака одной сноски оставшиеся будут автоматически перенумерованы. При удалении текста сноски в области сносок ее знак (символ) в основном тексте документа не удаляется. Упражнение № 1.20. Колонтитулы Колонтитулом называется одинаковый для группы страниц текст или графические изображения, расположенные вне основного текста документа. Текст колонтитула, в отличие от остальных заголовков и надписей, может повторяться на нескольких страницах, например на каждой странице раздела, реже – всего издания. Колонтитул содержит некоторую информацию, которая идентифицирует данный документ (номер раздела, название документа или главы, дату и т. п.). В колонтитул входят порядковые номера страниц. Колонтитулы автоматически воспроизводятся на каждой странице документа. Для работы с колонтитулами предусмотрена панель Колонтитулы вкладки Вставка. Вставка колонтитулов выполняется с помощью кнопок Верхний колонтитул или Нижний колонтитул. При этом

появляется выпадающий (рис. 1.20.1).

Рис. 1. 20.1. Фрагмент выпадающего списка эскизов Верхний колонтитул

После выбора любого из них активируется режим редактирования колонтитула, вставляются все графические элементы выбранной заготовки, при этом весь основной текст документа отображается светло-серым цветом. Для текстовых элементов колонтитула в заготовках предусмотрены специальные области. Текст вводится в них обычным способом, как в основной части документа. Текст колонтитула можно выравнивать по центру или по краю страницы, как обычный абзац. Если в документе уже имеются колонтитулы, то для перехода к их редактированию достаточно выполнить двойной щелчок мышью по любому из них. При переходе в режим редактирования колонтитулов происходит автоматическая активация вкладки Работа с колонтитулами | Конструктор (рис. 1.20.2). Для выхода из режима редактирования колонтитула можно: – нажать кнопку Закрыть окно колонтитулов на вкладке Работа с колонтитулами | Конструктор; – выполнить двойной щелчок за пределами колонтитула в окне документа; – нажать клавишу Esc.

Рис. 1.20.2. Вкладка Работа с колонтитулами | Конструктор

Чтобы полностью удалить колонтитул, необходимо активировать режим Колонтитулов, выделить все содержимое колонтитула с помощью мыши или клавиатуры, нажать клавишу Delete и вернуться в обычный режим редактирования документа. Упражнение № 1.21. Нумерация страниц Часто при создании документа состоящего из нескольких страниц, требуется нумерация страниц. Номер страницы вставляется как специальное текстовое поле в колонтитул. Для этого нажмите на панели Колонтитулы вкладки Вставка кнопку Номер страницы (рис. 1.21.1) – откроется выпадающий список с выбором местоположения и формата нумерации. Формат нумерации задается в диалоговом окне (рис. 1.21.2), которое вызывается при выборе пункта Формат номеров страниц…. Тип нумерации устанавливается в списке Формат номера. При этом можно использовать арабские и римские цифры, а также буквы латинского алфавита. К номеру страницы можно добавить номер главы или раздела документа, для этого следует установить флажок Включить номер главы. Еще одна возможность при нумерации страниц является нумерация без титульного листа.

Рис. 1.21.1. Кнопка Номер страницы вкладки Вставка на панели Колонтитулы

Чтобы отключить нумерацию страниц на первой странице документа (на титульной странице), необходимо сначала пронумеровать

все страницы, как описано выше, а затем отключить отображение нумерации на первой странице. Для этого перейдите на вкладку Разметка страницы и на панели Параметры страницы в правом нижнем углу нажмите кнопку .

Рис. 1.21.2. Диалоговое окно Формат номера страницы

Далее в открывшемся диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Источник бумаги в разделе Различать колонтитулы необходимо установить флажок первой страницы (рис. 1.21.3) и нажать OK. Номер на первой странице документа исчезнет, не нарушив при этом общую нумерацию страниц.

Рис. 1.21.3. Диалоговое окно Параметры страницы вкладка Источник бумаги

Существует другой способ отключить нумерацию на первой странице. Для этого нужно активировать режим Колонтитулов с помощью мыши и установить флажок Особый колонтитул для первой страницы на панели Параметры вкладки Работа с колонтитулами | Конструктор (рис. 1.20.2). Для удаления нумерации страниц можно воспользоваться одним из следующих способов. Первый способ. Активировать режим редактирования колонтитулов, с помощью мыши или клавиатуры выделить сам номер страницы и нажать клавишу Delete или Backspace, закрыть зону колонтитула. Нумерация страниц в документе будет удалена. Второй способ. На панели Колонтитулы вкладки Вставка нажмите кнопку Номер страницы (рис. 1.21.1), откроется выпадающий список, в котором выберите пункт Удалить номера страниц. Упражнение № 1.22. Создание списка предметных указателей Текстовый процессор Microsoft Word позволяет пользователю автоматизировать процесс создания списка предметных указателей и оглавления документа. Предметный указатель представляет собой список, расположенный в алфавитном порядке. При работе с большими документами, например, в справочниках, научных трудах, учебниках, достаточно большую помощь в поиске нужной информации может оказать предметный указатель (словарь). Как правило, предметный указатель содержит перечень терминов (далее – ключевые слова) и страницы, на которых о них можно найти более подробную информацию. Процесс создания предметного указателя состоит из двух этапов: сначала отмечают слова, которые будут использованы в указателе, затем создается сам указатель. Так как при создании указателя помеченные в тексте ключевые слова отмечаются скрытыми символами, то при создании указателя используется кнопка Отобразить все знаки . Порядок составления списка предметных указателей 1. Выделяем ключевое слово, которое будет входить в список предметного указателя. 2. Далее нажимаем кнопку Пометить элемент на панели Предметный указатель вкладки Ссылки (рис. 1.22.1), в открывшемся диалоговом окне выбираем Пометить или Пометить все (рис. 1.22.2).

Рис. 1.22.1. Панель Предметный указатель вкладки Ссылки (кнопка Пометить элемент)

3. Затем не закрывая диалоговое окно, просмотрев документ с самого начала, можно отметить (выделить) остальные ключевые слова: поместив их щелчком мыши в строку основной элемент указателя в диалоговом окне Определение элемента указателя, при необходимости корректируя ключевое слово и выбирая кнопку Пометить или Пометить все. 4. Для окончательного внесения вхождения ключевых слов в предметный указатель нажмите кнопку Закрыть (рис. 1.22.2).

Рис. 1.22.2. Диалоговое окно Определение элемента указателя

5. Установите текстовый курсор в позицию, где должен быть размещен список указателей, активируйте диалоговое окно Указатель, нажав кнопку Предметный указатель на панели Предметный указатель вкладки Ссылки. Выберите требуемое оформление и нажмите кнопку ОК (рис. 1.22.3).

Рис. 1.22.3. Диалоговое окно Указатель

Упражнение № 1.23. Создание и обновление оглавления текстового документа В оглавлении приводится перечень заголовков документа (названия разделов, глав, параграфов и т. п.), определенных уровней с соответствующими номерами страниц. Слово «Оглавление» вводится пользователем. Для вставки и редактирования оглавления воспользуйтесь кнопками на панели Оглавление вкладки Ссылки (рис. 1.23.1). При изменении текстового документа оглавление автоматически не обновляется. Для его обновления установите курсор в оглавление и нажмите клавишу F9 или воспользуйтесь кнопкой Обновить таблицу на панели Оглавление.

Рис. 1.23.1. Панель Оглавление вкладки Ссылки

Для создания оглавления Microsoft Word осуществляет поиск заголовков в документе оформленных определенным стилем (Заголо-

вок 1, Заголовок 2, …, Заголовок 7). Они сортируются по уровням и снабжаются соответствующими номерами страниц. Пользователь по собственному усмотрению может изменять оформление этих стилей, однако их названия являются зарезервированными служебными словами редактора (для того, чтобы текст абзаца попал в оглавление, наименование его стиля должно начинаться со слова Заголовок). Порядок создания оглавления текстового документа 1. Оформите стилями Заголовок1 несколько абзацев текста (названия разделов, глав, параграфов и т. п.), из которых хотите сформировать оглавление. 2. Установите текстовый курсор в то место, где должно быть вставлено оглавление. 3. В выпадающем списке кнопки Оглавление на панели Оглавление вкладки Ссылки (рис. 1.23.2) выберите команду Оглавление…

Рис. 1.23.2. Кнопка Оглавление на панели Оглавление вкладки Ссылки

4. Установите в открывшемся диалоговом окне формат представления оглавления, затем нажмите кнопку ОК (рис. 1.23.3). Оглавление в документе будет создано. Применение разных стилей заголовков будет определять степень вложенности уровней заголовков в создаваемом оглавлении. 1

Рис. 1.23.3. Диалоговое окно Оглавление

Работа с различными режимами просмотра текста в окне документа (вкладка Вид – режим Структура) связана также с организацией специальных стилей.

Раздел 2. ОБРАБОТКА ТАБЛИЧНЫХ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ Обработка данных на компьютере с помощью электронных таблиц позволяет оценить оперативную обстановку, потребности органов внутренних дел в силах и средствах, решить целый ряд задач, возникающих в административно-хозяйственной, управленческой и финансовой деятельности. Часто для принятия решения руководителю ОВД важно знать, как поведут себя те или иные расчетные показатели, характеризующие оперативную обстановку, если по-иному перераспределить имеющиеся у него ресурсы, включая личный состав и транспортные средства. Электронные таблицы предназначены для автоматизации расчетных задач и позволяют адаптировать таблицы к реально изменяющимся условиям при поступлении новой информации. Данный раздел посвящен работе с программой Microsoft Excel, входящей в состав пакета прикладных программ Microsoft Office. Программа Microsoft Excel предназначена для работы с электронными таблицами, позволяющая выполнять математические, финансовые и другие расчеты с использованием обширного набора стандартных функций. Широкое применение электронные таблицы получили при выполнении экономических и бухгалтерских расчетов, для статистической обработки информации, для анализа данных и прогнозирования проектов, а также при решении планово-экономических и инженерных задач. Электронная таблица позволяет рисовать простейшие геометрические объекты, наносить данные на встроенные географические карты, представлять данные в виде графиков и диаграмм. Microsoft Excel имеет вид прямоугольной матрицы, разделенной на столбцы и строки. В ней могут храниться различные данные: текст, числа, формулы, диаграммы и т. д. Microsoft Excel создает для работы так называемую книгу, которая содержит несколько листов, что позволяет удобно организовывать данные. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов. Листы в книге можно добавлять, удалять и переименовывать. На рис. 2 представлено окно программы Microsoft Excel с указанием основных элементов интерфейса.

53 Панель быстрого доступа Поле имени

Вкладки на ленте

Заголовки строк Рабочая область листа Ярлычки листов

Кнопки прокрутки ярлычков

Полосы прокрутки Разделитель листов

Рис. 2. Окно программы Microsoft Excel 2010

Информация, представленная в таблице, хранится в ячейках, которые образуются на пересечении строк и столбцов. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, который определяется именем столбца и номером строки, на пересечении которых она находится, например A1, C86, AC5 и т. д. Строка формул используется для ввода и редактирования данных в ячейках или диаграммах. Excel отображает в этой строке значение или формулу активной ячейки.

Задания для практической работы Файл с заданиями для работы с электронными таблицами Excel называется Практические задания по работе с Microsoft Excel 2010. Указанный файл загружается в табличный процессор с CDдиска. Выполняйте представленные в нем задания, начиная с первого листа книги, в соответствии с приведенным ниже описанием. Упражнение № 2.1. Ввод данных в ячейку таблицы. Заполнение повторяющихся записей в столбце Для ввода данных с клавиатуры в ячейку электронной таблицы выделите ее щелчком мыши (выделенная ячейка является активной). При этом Microsoft Excel автоматически распознает тип данных: текстовый (по умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки), числовой (по умолчанию текст выравнивается по правому краю ячейки), формула (всегда начинается со знака равенства «=»). Для ускорения ввода данных, совпадающих с последовательностью, ранее введенных в этом столбце, используется средство автозавершение или средство автоматического ввода. Иными словами, при вводе последовательности символов в ячейку, совпадающей с последовательностью, ранее введенной в этом столбце, недостающая часть набора будет произведена автоматически. Для подтверждения предлагаемого варианта, нажмите клавишу Enter. Для замены автоматически предлагаемых введенных символов продолжите ввод самостоятельно. Если при наборе текста в ячейки одного столбца производится ввод повторяющихся слов, то их также можно ввести, выбрав в контекстном меню команду Выбрать из раскрывающегося списка. Под ячейкой отобразится список, в котором можно выбрать требуемое значение. Автоматический ввод производится только для записей содержащих текстовые данные. Задание На Листе 1 файла заданий (рис. 2.1) выполните следующие действия. В ячейку В4 введите текст «Архитектура», затем нажмите клавишу Enter. В ячейку В5 введите текст «Ампир», затем нажмите клавишу Enter. Обратите внимание, как функция автоввода пытается добавить слово «Архитектура». В ячейку В6 введите текст «Барокко», затем нажмите Enter.

Сделайте активной ячейку В7, в контекстном меню выберите команду Выбрать из раскрывающегося списка, затем слово «Ампир».

Рис. 2.1. Фрагмент выполнения задания «Применение автоматического ввода»

Сделайте активной ячейку D4, в контекстном меню выберите команду Выбрать из раскрывающегося списка и проверьте, что список формируется отдельно для каждого столбца. Упражнение № 2.2. Изменение ширины столбцов и высоты строк Все ячейки листов книги Microsoft Excel имеют размеры: ширину столбца и высоту строки. Для наглядного отображения данных пользователь при вводе информации может изменять ширину столбцов и высоту строк. Если нужно изменить ширину нескольких столбцов (строк), сначала нужно их выделить. Способы изменения ширины столбцов и высоты строк: ‒ используя технологию drag and drop, пользователь подводит указатель мыши к разделителю столбцов или строк (в области их заголовка) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, производит буксировку разделителя до получения желаемого размера строки или столбца; ‒ чтобы автоматически подобрать ширину столбцов или высоту строк в соответствии с содержимым ячеек, необходимо подвести указатель мыши к разделителям столбцов или строк (в области их заголовка), и произвести двойной щелчок по левой кнопке мыши;

‒ используя на панели Ячейки вкладки Главная кнопку Формат, в выпадающем списке кнопки (рис. 2.2.1) выбрать пункт Автоподбор ширины столбца или Автоподбор высоты строки (при этом пользователь выделяет нужный ему диапазон ячеек, либо полностью строку или столбец); ‒ используя на панели Ячейки вкладки Главная кнопку Формат, в выпадающем списке кнопки выбрать пункт Ширина столбца… или Высота строки…. В результате откроется диалоговое окно, в котором нужно ввести требуемое значение.

Рис. 2.2.1. Выпадающий список кнопки Формат на панели Ячейки вкладки Главная

Задание На Листе 1 файла заданий в приведенных ниже списках (рис. 2.2.2) установите ширину столбцов так, чтобы текст полностью помещался по ширине столбца следующими способами.

Рис. 2.2.2. Задание на изменение ширины столбцов

1. Для столбца А, подведя указатель мыши к разделителю столбцов А и В и нажав левую кнопку мыши, измените ширину столбца А. 2. Для столбца D, подведя указатель мыши к разделителю столбцов D и Е, и дважды щелкните левой кнопкой мыши. 3. Для столбца G, используя на панели Ячейки вкладки Главная кнопку Формат, в выпадающем списке кнопки выберете пункт Автоподбор ширины столбца. 4. Для столбца H, используя на панели Ячейки вкладки Главная кнопку Формат, в выпадающем списке кнопки выберете пункт Ширина столбца… и задайте размер 12. Измените высоту строк (рис. 2.2.3) в соответствии со следующим заданиями. 1. Измените высоту строки 42, поместив указатель мыши на разделитель 42 и 43 строки и переместив его, удерживая нажатой левую кнопку мыши. 2. Измените высоту строки 47, поместив указатель мыши на разделитель 47 и 48 строки и дважды щелкнув левой кнопкой мыши.

Рис. 2.2.3. Задание на изменение высоты строк

3. Измените высоту строки 52, используя на панели Ячейки вкладки Главная кнопку Формат, в выпадающем списке кнопки выбрав пункт Автоподбор высоты строки.

4. Измените высоту строки 57, используя на панели Ячейки вкладки Главная кнопку Формат, в выпадающем списке кнопки выбрав пункт Высота строки… задайте размер 45. Упражнение № 2.3. Копирование и перемещение содержимого ячеек, автозаполнение данных В электронных таблицах можно выполнять стандартные операции копирования и перемещения данных. Кроме того, для копирования содержимого ячеек в смежные ячейки удобно использовать маркер заполнения (небольшой черный крестик в нижнем правом углу активной ячейки или выделенного диапазона). С его помощью легко реализуются операции заполнения групп ячеек, механизм ввода рядов данных, копирования формул с изменением относительных адресов ячеек. Операции копирования и перемещения могут проводиться внутри листа, книг, других приложений. Копирование содержимого диапазона ячеек может производиться следующими способами: 1. Используя буфер обмена (с помощью кнопок на панели Буфер обмена вкладки Главная или контекстного меню): ‒ выделить область копирования; ‒ выбрать операцию Копировать; ‒ сделать активной ячейку, в которую должно быть произведено копирование; ‒ выбрать операцию Вставить. 2. Используя технологию drag and drop: ‒ выделить область копирования; ‒ подвести стрелку мыши к границе копируемой области; ‒ удерживая нажатой клавишу Ctrl, буксировать выделенный фрагмент мышью, при нажатой левой кнопке, до нужной ячейки листа; ‒ отпустить левую кнопку мыши, затем клавишу Ctrl. Перемещение содержимого диапазона ячеек может производиться следующими способами: 1. Используя буфер обмена: ‒ выделить область перемещения; ‒ выбрать операцию Вырезать; ‒ сделать активной ячейку, в которую должно быть произведено перемещение; ‒ выбрать операцию Вставить.

2. Используя технологию drag and drop: ‒ выделить область перемещения; ‒ подвести стрелку мыши к границе перемещаемой области; ‒ буксировать выделенный фрагмент мышью, при нажатой левой кнопке, до нужной ячейки листа; ‒ отпустить левую кнопку мыши. Использование маркера заполнения для создания рядов данных: ‒ в первую ячейку диапазона списка вводится первый элемент списка; ‒ в соседнюю (горизонтальную иди вертикальную) – следующий элемент списка; ‒ ячейки с введенными элементами списка выделяются, затем указатель мыши подводится к правому нижнему углу выделенного диапазона так, чтобы его изображение приняло вид небольшого черного крестика ( + ); ‒ удерживая нажатой левую кнопку мыши, перемещаете мышь на весь диапазон списка; ‒ отпускаете левую кнопку мыши. Задание На Листе 2 файла заданий (рис. 2.3.1) выполните следующие действия:

Рис. 2.3.1. Задание по копированию и перемещению содержимого ячеек

‒ выделите содержимое ячеек C5:D8 и отбуксируйте, используя мышь, в ячейки G5:H8;

‒ выделите содержимое ячеек В13:В14 и буксировкой мышью, удерживая нажатой клавишу Ctrl, скопируйте их в ячейки F13:F14; ‒ выделите содержимое ячеек В20:B22 и скопируйте их, используя буфер обмена в свободное место Листа 1. Для приобретения навыков работы с маркером заполнения выполните следующие действия: ‒ в ячейку В30 введите текст «январь», затем, закончив ввод текста, используя маркер заполнения, переместите мышь на 12 ячеек вправо; ‒ в ячейку В32 введите число 1 и, используя маркер заполнения, заполните ячейки c В32 по K32; ‒ в ячейку В33 введите число 1, в ячейку С33 – число 2. Выделите эти ячейки и, используя маркер заполнения, заполните ячейки с D33 по K33 (рис. 2.3.2);

Рис. 2.3.2. Фрагмент выполнения задания, используя маркера заполнения

‒ в ячейку В47 введите число 1, в ячейку В48 – число 3. Выделите эти ячейки и, используя маркер заполнения, заполните ячейки с В49 по В56; ‒ в ячейку D47 введите число 0, в ячейку D48 – число 2. Выделите эти ячейки и, используя маркер заполнения, заполните ячейки с D49 по D56; ‒ в ячейку В61 введите текст «Раздел 1» и, используя маркер заполнения, заполните диапазон ячеек В61:K61.

Упражнение № 2.4. Использование формул в Microsoft Excel Ячейки электронной таблицы можно условно разделить на две группы: ячейки, содержащие исходные данные расчетов; ячейки, содержащие формулы и отображающие вычисления. При составлении формулы целесообразно указывать адреса ячеек, в которых содержатся исходные данные, а не сами данные. Тогда при изменении исходных данных не нужно будет изменять саму формулу, и перерасчет по формулам будет производиться автоматически. Формулой в Excel называется последовательность символов, которая начинается со знака равенства (=) и содержит вычислительные элементы (операнды) и операторы: сложение (+), вычитание (–), умножение (*), деление (/), возведение в степень (^). Операндами формулы могут быть: ‒ постоянные значения (числа); ‒ ссылки на ячейки (диапазон ячеек); ‒ имена; ‒ функции. В Microsoft Excel существует специальное средство для работы с функциями – мастер функций. Мастер функций можно вызвать следующими способами: – с помощью кнопки Вставить функцию на панели Библиотека функций вкладки Формулы (рис. 2.4.1); – путем выбора на данной панели функции из выпадающего списка соответствующей категории (рис. 2.4.1); – кнопкой Автосумма или кнопкой Недавно использовались, которая раскрывает список недавно использовавшихся функций (рис. 2.4.1); – нажатием кнопки fx в строке формул.

Рис. 2.4.1. Панель Библиотека функций вкладки Формулы

В Microsoft Excel пользователь может использовать более трехсот встроенных функций, которые разбиты по категориям: математические; статистические; финансовые; логические и т. д. Строка формул используется как средство, позволяющее просматривать, создавать и редактировать формулы. При стандартной

настройке в ячейке с формулой отображается результат вычислений, а не сама формула, а в строке формул – набранная формула. Задание На Листе 3 файла заданий (рис. 2.4.2) для изучения ввода формул с использованием относительных адресов ячеек выполните следующие действия. 1. В ячейку E3 ввести формулу с клавиатуры для умножения содержимого ячеек A3 и C3. (в Строке формул для ячейки E3 нужно набрать =A3*С3 и нажать клавишу Enter). 2. В ячейку E4 ввести формулу для умножения содержимого ячеек A4 и C4, используя мышь и клавиатуру: ‒ сделать активной ячейку E4, в строке формул набрать =; ‒ щелкнуть мышью по ячейке A4, поместив ее адрес в строку формул; ‒ в строке формул набрать знак *; ‒ щелкнуть мышью по ячейке C4, поместив ее адрес в строку формул; ‒ нажать клавишу Enter, завершив ввод формулы. 3. Используя маркер заполнения, скопировать формулу из ячейки E4 в диапазон ячеек E5:E12. 4. Заполнить диапазоны ячеек A3:A12 цифрой 2 с помощью маркера заполнения. 5. Заполнить диапазоны ячеек C3:C12 цифрами с 1 до 10 с помощью маркера заполнения, проверив работу расчетных формул для столбца E.

Рис. 2.4.2. Задание по вводу формул в ячейку

Упражнение № 2.5. Форматирование ячеек для оформления табличных данных В Microsoft Excel представлены широкие возможности форматирования ячеек, которые позволяют пользователю изменять формат отображения данных в таблицах. Чтобы установить формат одной или нескольких ячеек, вначале необходимо их выделить, затем в выпадающем списке кнопки Формат на панели Ячейки вкладки Главная, выбрать команду Формат ячеек. Вкладки диалогового окна открываемого этой командой (рис. 2.5.1) позволяют выбирать формат записи данных, устанавливать выравнивание и задавать направление текста, изменять шрифт символов, устанавливать различные виды рамок, задавать фоновый цвет и т. д. Примечание. Если ввод данных в ячейку электронной таблицы не завершен, и активировано диалоговое окно Формат ячеек, то пользователю доступна только одна вкладка Шрифт.

Рис. 2.5.1. Диалоговое окно Формат ячеек вкладка Граница

Задание На Листе 3 в результате выполнения предыдущего задания получена таблица для умножения показателей.

64 1. Скопируйте таблицу данных из предыдущего задания в ячейку

В38. В ячейку В37 введите текст «Значения Х», в ячейку D37 текст «Значения Y». В ячейку F37 введите текст «Произведение X*Y». 2. Для ячеек диапазона B37:F37 вызовите диалоговое окно Формат ячеек с помощью команды Формат ячеек контекстного меню и на вкладке Выравнивание установите: – форматирование ячеек с переносом по словам; – выравнивание по горизонтали и по вертикали по центру. 3. В ячейку В36 поместите текст Таблица умножения на 2 и, используя кнопку Объединить и поместить в центре на панели Выравнивание вкладки Главная, поместите заголовок таблицы по центру диапазона ячеек В36:F36 (предварительно выделив эти ячейки). 4. В ячейку C38 введите знак умножения «×»; используя маркер заполнения скопировать «×» в диапазон ячеек C39:С47. 5. В ячейку E38 введите знак равно «=»; используя маркер заполнения скопировать «=» в диапазон ячеек E39:E47. 6. Для ячеек диапазона B38:F47 установите выравнивание по центру. 7. Для полученной таблицы, используя вкладку Границы диалогового окна Формат ячеек (рис. 2.5.1), сделайте обрамление таблицы двойной линией зеленого цвета (рис. 2.5.2). Используйте цветовое оформление для лучшего восприятия таблицы (диалоговое окно Формат ячеек вкладка Заливка).

Рис. 2.5.2. Фрагмент задания Таблица умножения на 2

Упражнение № 2.6. Выполнение расчетов по формулам и функциям Функции в Microsoft Excel представляют собой стандартные формулы и используются для выполнения определенных вычислений в таблицах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами, а значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса (последовательность, в которой должны располагаться применяемые в формуле символы). Нарушение правил синтаксиса приводит к появлению сообщения об ошибке. Если функция стоит в начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как в любой математической формуле. Функции в Microsoft Excel для удобства работы разбиты по категориям: финансовые, функции даты и времени, математические, статистические, текстовые, логические и т. д. Выбор нужной функции пользователь осуществляет с помощью Мастера функций, а затем в его диалоговых окнах задает входные параметры функции. Синтаксически в Microsoft Excel функции записываются заглавными буквами русского алфавита. Пример некоторых встроенных функций, часто используемых в статистических таблицах: СУММ(число1; [число2];…) – суммирует аргументы; СРЗНАЧ(число1; [число2];…) – возвращает среднее (арифметическое) значение аргументов; МАКС(число1; [число2];…) – возвращает максимальное значение из списка аргументов; МИН(число1; [число2];…) – возвращает минимальное значение из списка аргументов. После имени функции в круглых скобках следует список аргументов. Аргументы отделяются друг от друга точкой с запятой. Функции, которые являются аргументами другой функции, называются вложенными. Например, в формуле: =СУММ(ОКРУГЛ(В1;2);ОКРУГЛ(В2;2)) Здесь функция ОКРУГЛ (округлить до двух знаков после запятой) является вложенной в СУММ (просуммировать ячейки В1 и В2). Задание Для таблицы, представленной на Лист 4 файла заданий (рис. 2.6), выполните следующие вычисления.

Рис. 2.6. Таблица для выполнения расчетов 1. В ячейках С11, D11, F11 рассчитайте сумму (по столбцам), ис-

пользуя формулу Автосумма (Сумма) по административным округам. 2. В ячейках С12, D12, F12, используя функцию нахождения среднего значения, рассчитайте показатели по административным округам. 3. В ячейках С13, D13, F13, используя функцию нахождения максимального значения, рассчитайте максимальные показатели по административным округам. 4. В ячейках С14, D14, F14, используя функцию нахождения минимального значения, рассчитайте минимальные показатели по административным округам. 5. В диапазон ячеек Е5:E14 и G5:G14 поместите формулу для расчета относительных показателей, представив результат в процентном формате (выбрав Процентный формат с точностью до двух знаков после запятой в диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Число). Формула для расчета доли вида преступления: Доля вида преступления =

Вид преступления Всего зарегистрированных преступлений

Примечание. В формуле для расчета доли в процентах, известной из школьного курса математики, присутствует умножение на 100 %. В Microsoft Excel умножение на 100 % не требуется, так как при этом используется процентный формат, в котором число отображается с умножением на 100 % и знаком «%». Например, в ячейке хранится число 0,5, а отображается 50 %.

Упражнение № 2.7. Закрепление области листа для просмотра объемных данных. Транспонирование данных Таблицы, с которыми приходится работать пользователям, могут достигать значительных размеров. В этом случае при просмотре данных таблицы с помощью скроллинга (прокрутки листа) могут смещаться области заголовков таблицы. Для того чтобы заголовок (шапка) электронной таблицы не смещалась при просмотре, в Microsoft Excel предусмотрена функция закрепления областей листа. Это позволяет закрепить область листа электронной таблицы (горизонтальную и вертикальную границы), не смещаемые в процессе скроллинга. Порядок закрепления областей листа таблицы: ‒ выделить активную ячейку электронной таблицы таким образом, чтобы левая граница ячейки определяла вертикальную линию привязки, а верхняя граница ячейки – горизонтальную линию привязки; ‒ используя панель Окно вкладки Вид в выпадающем списке кнопки Закрепить области установить необходимые границы закрепления. Теперь при прокрутке листа закрепленные области (например, шапка таблицы) будут отображаться на экране монитора. Чтобы отменить закрепление областей используется панель Окно вкладки Вид и в выпадающем списке кнопки Закрепить области следует выбрать команду Снять закрепление областей. При работе с таблицами может возникнуть необходимость их преобразования из вертикального представления в горизонтальное, т. е. строки таблицы станут столбцами, а столбцы – строками и наоборот. Автоматизировать этот процесс позволяет функция Транспонирования. Порядок транспонирования области листа таблицы: ‒ выделите область листа таблицы, для которого хотите применить преобразование; ‒ поместите выделенную область в буфер обмена (командой копировать или вырезать); ‒ сделайте активную ячейку, в которую будет вставлена преобразованная выделенная область; ‒ на панели Буфер обмена вкладки Главная в выпадающем списке кнопки Вставить выберите кнопку Транспонировать (А)или команду Специальная вставка…

Задание Для таблицы, представленной на Листе 5 файла задания (рис. 2.7.1) выполните следующие действия. 1. Изучите горизонтальное закрепление области листа для просмотра данных в таблице: ‒ для этого, используя вертикальную полосу прокрутки, переместите таблицу так, чтобы в окне просмотра не были видны строки с 1 по 9; ‒ затем сделайте активной ячейку А12, выберите панель Окно вкладки Вид и в выпадающем списке кнопки Закрепить области выберите команду Закрепить области; ‒ используя вертикальную полосу прокрутки, просмотрите таблицу; ‒ снимите закрепление выделенных областей через панель Окно вкладки Вид и в выпадающем списке кнопки Закрепить области выберите команду Снять закрепление областей.

Рис. 2.7.1. Фрагмент таблицы для закрепления областей

2. Изучите возможность транспонирования данных (рис. 2.7.2): ‒ выделите в таблице прямоугольную область с А11 по F47 и поместите выделенный диапазон в буфер обмена; ‒ сделайте активной ячейку А58. Используя панель Буфер обмена вкладки Главная, в выпадающем списке кнопки Вставить выберите команду Специальная вставка;

‒ в диалоговом окне Специальная вставка (рис. 2.7.3) установите флажок транспонировать и переключатель Вставить – значения (в этом случае при транспонировании формулы в таблице преобразуются в числа).

Рис. 2.7.2. Фрагмент таблицы после транспонирования данных

Рис. 2.7.3. Диалоговое окно Специальная вставка

3. Для полученной транспонированной таблицы примените горизонтальное и вертикальное закрепление областей: ‒ сделайте активной ячейку В59, выберите панель Окно вкладки Вид и в выпадающем списке кнопки Закрепить области выберите команду Закрепить области; ‒ используя горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки, просмотрите таблицу; ‒ отмените закрепление областей.

Упражнение № 2.8. Применение условного форматирования для оформления ячеек таблицы Условное форматирование применяется для оформления выделенных ячеек на основе критериев (правил), заданных числами, формулами или фрагментами текстовых данных. Результатом условного форматирования является различное цветовое оформление ячеек и содержащихся в них значений, которые удовлетворяют заданным условиям. Данный способ форматирования повышает эффективность обработки табличных данных. Эта функция осуществляется посредством панели Стили на вкладке Главная кнопкой Условное форматирование. Функциональное назначение данной кнопки расширено выпадающим списком (рис. 2.8.1). В открывающемся диалоговом окне пользователь последовательно задает правила форматирования ячеек в зависимости от задаваемых условий (рис. 2.8.2).

Рис. 2.8.1. Кнопка Условное форматирование панели Стили вкладки Главная

Рис. 2.8.2. Диалоговое окно условного форматирования (правила выделения ячеек)

Задание В ячейки таблицы, представленной на Листе 6 файла заданий (рис. 2.8.3) введите расчетные формулы и примените условное форматирование: 1. Произведите суммирование данных по столбцам в ячейках С21 и D21; вычисление динамики (разность данных за прошлый год и текущий год) в ячейке D23.

Рис. 2.8.3. Задание на условное форматирование

2. При представлении результата в ячейке D23 примените следующее условное форматирование: полужирный курсив зеленого цвета, если разность больше нуля, и полужирный курсив красного цвета, если разность меньше или равна нулю. 3. Измените числовые значения в таблице, проверив правильность цветового выделения данных в ячейке с условным форматированием.

Упражнение № 2.9. Сортировка списка данных Microsoft Excel позволяет упорядочить данные, приведенные в таблице в алфавитно-цифровом порядке по возрастанию или убыванию значений. Чтобы правильно обрабатывать данные таблиц с помощью таких средств, как сортировка и фильтрация, необходимо упорядочить данные таблицы в виде списка. При этом каждый столбец должен содержать однотипные данные. Кроме того, в списке (таблице) не должно быть пустых строк или столбцов. Каждый столбец первой строки содержит наименование данных (шапка таблицы), а остальные строки – данные (строки таблицы). Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов. Одной из основных команд обработки данных в списке является сортировка. Для управления параметрами сортировки можно воспользоваться выпадающим списком кнопки Сортировка и фильтр, расположенной на панели Редактирование вкладки Главная, или кнопками на панели Сортировка и фильтр вкладки Данные, используя диалоговое окно (рис. 2.9.1).

Рис. 2.9.1. Диалоговое окно Сортировка

Сортировка может проводиться по разным уровням, которые задаются выбором соответствующих столбцов. Например, в случае совпадения значений ячеек столбца таблицы (рис. 2.9.3) Марка машины следует добавить еще один уровень сортировки по столбцу Модельный ряд. Пользователь может задать порядок сортировки в столбцах – по возрастанию (от А до Я или от 0 до 9) либо по убыванию (от Я до А или от 9 до 0).

Задание В первой таблице Листа 7 файла заданий, произведите сортировку данных в списках Excel выполнив следующие действия. 1. Для наглядности сортировки заполните, используя маркер заполнения, столбец А (№ п/п) нумерованным списком (рис. 2.9.2). 2. Выделите в таблице прямоугольную область с ячейки B12 по ячейку G47 и нажмите кнопку Сортировка на панели Сортировка и фильтр вкладки Данные. Управляя диалоговым окном, последовательно отсортируйте таблицу следующим образом: ‒ по областям Российской Федерации в алфавитном порядке; ‒ по количеству преступлений, находящихся в производстве, в порядке убывания; ‒ по тяжким и особо тяжким преступлениям в порядке возрастания.

Рис. 2.9.2. Фрагмент списка данных для сортировки

Задание Во второй таблице Листа 7 (рис. 2.9.3), произведите сортировку данных в списках Excel по нескольким параметрам.

Рис. 2.9.3. Данные для сортировки по нескольким параметрам

Для этого, выделив таблицу, примените первичную сортировку по марке машины, затем по модельному ряду (рис. 2.9.4).

Рис. 2.9.4. Диалоговое окно Сортировка таблицы по двум столбцам

Результат сортировки представлен на рис. 2.9.5.

Рис. 2.9.5. Результат сортировки таблицы по двум столбцам

Упражнение № 2.10. Фильтрация списка данных Для быстрого поиска и отображения в списке данных записей (строк), отвечающих определенным условиям (критериям) отбора, используется фильтрация. При этом записи, которые этим условиям не соответствуют, скрываются. Фильтрация данных Excel включает в себя два режима: автофильтр и расширенный фильтр. В Microsoft Excel для фильтрации списков обычно используется режим Автофильтр, который позволяет создать три типа фильтров: по значениям списка, по формату и по условиям. Они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы. Для включения режима Автофильтра нужно выделить в таблице ячейку или диапазон ячеек и нажать кнопку Фильтр на панели Сортировка и фильтр вкладки Данные. В результате в строку с заголовками столбцов добавятся кнопки управления, открывающие выпадающий список Автофильтра (рис. 2.10.1). При нажатии на такую кнопку для нужного столбца открывается меню фильтрации, где пользователь задает критерии отбора строк для просмотра.

Рис. 2.10.1. Фрагмент таблицы в режиме Автофильтра

В Microsoft Excel 2010 имеется возможность осуществлять фильтрацию по цвету ячейки, цвету шрифта или набору значков. Для возвращения исходного списка следует в меню Автофильтра выбрать параметр Выделить все или Удалить фильтр. Автофильтр может применяться последовательно для разных столбцов. При задании критериев отбора, удовлетворяющих условию, используется меню Автофильтра (рис. 2.10.2).

Рис. 2.10.2. Меню Автофильтра подменю Текстовые фильтры

После выбора пункта Настраиваемый фильтр будет открыто диалоговое окно Пользовательский автофильтр (рис.2.10.3).

Рис. 2.10.3. Диалоговое окно Пользовательский автофильтр

Для включения режима Расширенного фильтра необходимо нажать кнопку Дополнительно на панели Сортировка и фильтр вкладки Данные. В этом режиме пользователь может создавать критерии отбора, включающие более двух условий для одного столбца, или разные условия для нескольких столбцов. Строки, полученные при фильтрации в Excel, можно редактировать, форматировать и выводить на печать, а также создавать на их основе диаграммы. Задание Используя таблицу Листа 8 файла заданий (рис. 2.10.1), изучите возможности фильтрации данных в списках Excel, выполнив следующие действия. 1. Сделайте активной ячейку A14 в таблице и включите режим Автофильтра, нажав кнопку Фильтр на панели Сортировка и фильтр вкладки Данные. 2. Последовательно выполните фильтрацию данных по различным критериям: ‒ области Российской Федерации, наименования которых начинаются на букву К, затем отмените выборку; ‒ области Российской Федерации, наименования которых начинаются на буквы М и С (рис. 2.10.4), затем отмените выборку; ‒ области Российской Федерации, у которых количество преступлений, находящихся в производстве менее 2000, затем более 6000, далее отмените выборку;

Рис. 2.10.4. Результат применения пользовательского автофильтра

‒ семь областей Российской Федерации с наибольшим количеством тяжких и особо тяжких преступлений, затем отмените выборку; ‒ области Российской Федерации с количеством убийств и покушением на убийство ст.ст. 105, 106, 107 УК РФ меньше 15, затем отмените выборку; ‒ области Российской Федерации, цвет ячеек которых бледнозеленый. Упражнение № 2.11. Разделение текста по столбцам В Microsoft Excel существует возможность разделения содержимого одной ячейки на несколько. Задание Используя таблицу Листа 9 файла заданий (рис. 2.11.1), распределите фамилии, имена и отчества по отдельным столбцам, выполнив следующие действия. 1. Справа от ячеек, подлежащих разделению, вставьте несколько пустых столбцов (два столбца), чтобы избежать замены данных. 2. Выделите диапазон ячеек (B12:B21), который содержит разделяемый текст. Диапазон может содержать несколько строк, но только один столбец. 3. На панели Работа с данными вкладки Данные нажмите кнопку Текст по столбцам (рис. 2.11.2).

4. В открывшемся диалоговом окне Мастер текстов (разбор) – шаг 1 из 3 (рис. 2.11.3) укажите формат данных (с разделителями). Нажмите кнопку Далее. 5. В окне Мастер текстов (разбор) – шаг 2 из 3 (рис. 2.11.4) выберите тип символа-разделителя (пробел). Нажмите кнопку Далее. 6. В окне Мастер текстов (разбор) – шаг 3 из 3 (рис. 2.11.5), позволяющем установить для каждого столбца формат данных, укажите Поместить в: ячейку $B$12. Нажмите кнопку Готово.

Рис. 2.11.1. Таблица перед разделением столбца ФИО

Рис. 2.11.2. Панель Работа с данными вкладки Данные (кнопка Текст по столбцам)

Рис. 2.11.3. Диалоговом окне Мастер текстов (разбор), шаг 1 из 3

Рис. 2.11.4. Диалоговом окне Мастер текстов (разбор), шаг 2 из 3

Рис. 2.11.5. Диалоговом окне Мастер текстов (разбор), шаг 3 из 3

7. В полученной таблице расположите заголовок ФИО по центру разделенных столбцов (рис.2.11.6).

Рис. 2.11.6. Таблица после разделения столбца ФИО

Упражнение № 2.12. Создание списка для проверки вводимых значений При заполнении таблицы в Microsoft Excel данные в столбце иногда могут повторяться, например, имя, должность, специальное звание сотрудника. Чтобы упростить ввод данных и избежать ошибок при вводе вручную легче один раз создать выпадающий (раскрывающийся) список и выбирать из него значения. Первоначально на свободном месте или отдельном листе книги электронной таблицы необходимо создать источник данных со значениями для выпадающего списка. Для создания выпадающего списка служит кнопка Проверка данных на панели Работа с данными вкладки Данные (рис. 2.11.2), с помощью которой можно наложить различные ограничения на вводимые данные. Задание Используя таблицу Листа 10 файла заданий, организуйте ввод данных в столбце Должность из списка (рис. 2.12.1), расположенного в диапазоне H10:H16, выполнив следующие действия. 1. Выделите ячейки, на которые будут накладываться ограничения (E10:E19).

Рис. 2.12.1. Заполнение таблицы данными из списка

2. На панели Работа с данными вкладки Данные нажмите кнопку Проверка данных . 3. В диалоговом окне Проверка вводимых значений на вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список и включите флажок Список допустимых значений для отображения кнопки выпадающего списка.

4. В поле Источник укажите диапазон ячеек (=$H$10:$H$16), используемых в качестве списка (рис. 2.12.2). Нажмите кнопку ОК. 5. Заполните столбец Должность из раскрывающегося списка.

Рис. 2.12.2. Диалоговое окно Проверка вводимых значений (вкладка Параметры)

Примечание. Добавляя или удаляя строки внутри исходного диапазона, список корректируется автоматически. Добавляя строки в начало или конец диапазона, они не будут подключены к списку. Для того чтобы добавленные строки отобразились в окне списка, следует соответствующим образом изменить ссылку на источник в диалоговом окне Проверка вводимых значений. Для снятия ограничения с диапазона ячеек, необходимо: 1. Выделить ячейки, которые имеют ограничения на ввод значений (E10:E19). 2. Активировать диалоговое окне Проверка вводимых значений. 3. В поле Тип данных выбрать пункт Любое значение. Нажать кнопку ОК. Упражнение № 2.13. Группировка и структура данных Для удобства просмотра больших таблиц существует возможность создания структуры и группировки данных листа Microsoft Excel. Группировка позволяет скрывать из вида детальную информацию, оставляя наиболее важную. В то же время, когда необходимо получить уточнение по каким-либо показателям, сгруппированные данные можно отобразить, раскрыв определенную группу.

Используя символы структуры ( , , ), можно быстро отобразить только строки или столбцы с итоговыми значениями или заголовками разделов листа, либо использовать эти символы для просмотра сведений отдельного значения или заголовка (рис. 2.13.1). При создании структуры в Microsoft Excel можно группировать как строки, так и столбцы листа. Структура может иметь до восьми уровней, вложенных друг в друга. Создавая структуру, убедитесь в том, что в первой строке каждого столбца данных, для которых требуется создать структуру, имеется заголовок, и каждый столбец содержит данные одного типа. Используйте многоуровневую структуру для быстрого отображения итоговых строк или столбцов или вывода подробных данных для каждой группы. Задание Для данных Листа 11 файла заданий создайте структуру (рис. 2.13.1), выполнив следующие действия.

Рис. 2.13.1. Структурированный список с элементами управления

1. Выделите группу строк или столбцов для объединения в структуру. 2. Нажмите кнопку Группировать на панели Структура вкладки Данные (рис. 2.13.2).

Рис. 2.13.2. Панель Структура вкладки Данные (кнопка Группировать)

3. Слева от столбца с номерами строк (при объединении в структуру строк) либо над строкой с наименованиями столбцов (при объединении в структуру столбцов) отобразятся кнопки управления структурой, с помощью которых пользователь открывает или закрывает элементы структуры. Для отмены режима Структуры выделяется структура нужного уровня и выбирается на панели Структура вкладки Данные кнопка Разгруппировать. Упражнение № 2.14. Графическое представление данных электронных таблиц. Построение диаграмм Числовые данные, представленные в электронных таблицах, для большей наглядности, анализа и сравнения целесообразно представлять в графическом виде. Диаграммы и графики позволяют прослеживать изменения данных и их взаимосвязь. Диаграммы связаны с табличными данными, на основе которых они были созданы, и автоматически обновляются при изменении содержимого ячейки. В диаграммах можно использовать данные несмежных ячеек, а также данные сводной таблицы. Диаграмму можно расположить как на том же листе, что и исходные данные, так и на отдельном листе. Процесс построения диаграммы обычно начинается с выбора данных, которые должны быть графически отображены на экране. Выделение диапазона не является обязательным, однако это упрощает дальнейший процесс. Можно просто установить курсор в область таблицы – тогда Microsoft Excel автоматически определит диапазон данных. В этом случае итоговый столбец (строка) будет автоматически включен в диапазон. Для построения диаграмм переходим на вкладку Вставка, на панели Диаграммы выбираем тип будущей диаграммы. Этапы построения и редактирования диаграммы 1. Выделите диапазон данных для построения диаграммы. 2. Выбор типа и формата диаграммы. Для построения диаграмм переходим на вкладку Вставка и на панели Диаграммы выбираем тип будущей диаграммы (или команда в выпадающем списке Все типы диаграмм). В диалоговом окне (рис. 2.14.1) выбирается тип и вид диаграммы (например, гистограмма с группировкой).

3. В результате на основании указанных данных автоматически сформируется диаграмма заданного типа. 4. Созданную диаграмму или ее отдельные элементы можно редактировать. Для этого используется контекстное меню, активизируемое нажатием правой кнопкой мыши при установке указателя мыши в свободное место диаграммы (для редактирования всей диаграммы), либо на выделенный элемент диаграммы (для редактирования элемента). 5. Альтернативным вариантом редактирования диаграммы является использование вкладки Работа с диаграммами | Конструктор, Макет, Формат, которая появляется при выборе (выделении) объекта диаграммы.

Рис. 2.14.1. Диалоговое окно Вставка диаграммы (тип диаграммы)

Для создания отдельного листа диаграммы, использующего стандартный тип диаграммы за один шаг, Вы можете выделить необходимые данные и нажать клавишу F11. Задание На основе данных таблицы Листа 12 файла заданий (рис 2.14.2) постройте диаграмму, отображающую уровень зарегистрированных преступлений по округам (исключив итоговую строку), выполнив следующие действия.

Рис. 2.14.2. Данные таблицы для построения диаграммы

1. Выделите диапазон ячеек А11:D21. Используя панель Диаграммы вкладки Вставка, на свободном участке листа Excel постройте гистограмму (гистограмму с группировкой). 2. На построенной гистограмме с помощью панели Подписи вкладки Работа с диаграммами | Макет (рис. 2.14.3) добавьте название диаграммы, названия горизонтальной и вертикальной осей, отобразите значения показателей в числовом виде над столбцами (рис. 2.14.4).

Рис. 2.14.3. Панели Подписи вкладки Работа с диаграммами | Макет

Рис. 2.14.4. Гистограмма Уровень зарегистрированных преступлений

Упражнение № 2.15. Построение графиков функций Задание Для функции y = 5 + x2 в свободном пространстве Листа 12 файла заданий постройте график функции с помощью панели Диаграммы вкладки Вставка, выполнив следующие действия: 1. Рассчитайте таблицу значений функции для диапазона значений переменной Х= [–6; 6] с шагом 0,5 (рис. 2.15.1).

Рис. 2.15.1. Фрагмент таблицы значений функции у=5+х2

2. Используя панель Диаграммы вкладки Вставка, постройте график функции (рис. 2.15.2).

Рис. 2.15.2. График функции у = 5 + х2

Примечание. Для построения графика математической функции необходимо выбирать Точечную диаграмму. Упражнение № 2.16. Абсолютные и относительные ссылки Формула в Microsoft Excel может содержать ссылки (на ячейку или на диапазон ячеек), указывающие, в каких ячейках находятся данные, используемые в вычислениях. Ссылка – это указание адреса ячейки. В электронных таблицах в формулах могут применяться следующие виды ссылок: относительные и абсолютные. Относительные ссылки, используемые в формуле, автоматически изменяются при копировании формулы в другие ячейки и используются в новых формулах по умолчанию, например: =СУММ(А1:А4; D1:D4). Абсолютные ссылки (вида $A$7) имеют, кроме имени столбца и номера строки, специальный символ – доллар ($), который фиксирует часть ссылки (адреса) и оставляет ее неизменной при копировании этой формулы в другую ячейку. Например: $F$12 – фиксированный адрес ячейки; $F12 – фиксированный адрес столбца; F$12 – фиксированный адрес строки. В случаях записи $F12 и F$12 один из компонентов ячейки рассматривается как абсолютный, а другой – как относительный. Такие ссылки еще называют смешанными или частично абсолютными.

Чтобы изменить тип ссылки, достаточно в формуле установить курсор на ссылку, которую требуется изменить, и нажатием клавиши F4 выбрать требуемый тип ссылки. В формулах можно ссылаться не только на ячейки или диапазон ячеек внутри одного листа, но и на ячейки, включающие данные других рабочих листов (трехмерные ссылки) и книг (внешние ссылки). Задание Используя таблицу Листа 13 файла заданий (рис. 2.16), рассчитайте стоимость автомобилей в рублях, учитывая возможность автоматического пересчета значений таблицы при изменении значений курса доллара (ячейка D10) и стоимость автомобилей в долларах (диапазон ячеек С14:С24).

Рис. 2.16. Фрагмент таблицы задания Прейскурант

Для расчета стоимости автомобиля в рублях используйте формулу: цена автомобиля в долларах умножить на курс доллара. При написании формулы используйте абсолютную адресацию ячейки D10 (курс доллара) и относительную адресацию ячеек С14:С24 (цена автомобиля в долларах). По данным столбцов (Модельный ряд и Цена автомобиля в рублях) расчетной таблицы постройте объемную гистограмму с группировкой, отображающую стоимость автомобилей в рублях.

Упражнение № 2.17. Построение спарклайнов (инфокривых) В Microsoft Excel 2010 появилась новая возможность наглядного представления данных с помощью спарклайнов или инфокривых. Данные инфокривые, в отличие от диаграмм, создаются непосредственно в одной ячейке и являются ее фоном, а не самостоятельными объектами. Поэтому в ячейки с инфокривыми можно вводить текст и изменять их формат. С помощью спарклайнов удобно прослеживать тенденции рядов значений. Это быстрый способ показать динамику числовых показателей за какой-либо промежуток времени. Для лучшего восприятия инфокривую рекомендуется располагать в ячейке, смежной с соответствующими ей данными. Задание Используя таблицу Листа 14 файла заданий (рис. 2.17.1), постройте инфокривые показывающие изменения курса валют, выполнив следующие действия.

Рис. 2.17.1. Фрагмент таблицы задания Построение инфокривой

1. Выделите диапазон ячеек (L11:L16), куда требуется вставить инфокривые. 2. На вкладке Вставить в группе Спарклайны укажите тип инфокривой, например, спарклайн-график. 3. В диалоговом окне Создание спарклайнов укажите диапазон (B11:K16), данные которого нужно отобразить на кривой. 4. При выборе ячейки с инфокривой на ленте появляется вкладка Работа со спарклайнами | Конструктор (рис. 2.17.2), которая позволяет изменить данные (исходные данные, выбрать способ обработки пустых ячеек), тип кривой, цвет и тип линии, отображать маркеры точек данных и т. п. 5. Выделите ячейки с инфокривой, выберите на ленте вкладку Работа со спарклайнами | Конструктор. Измените цвет линии,

отобразите маркеры точек данных, максимальную и минимальную точки (рис. 2.17.3).

Рис. 2.17.2. Вкладка Работа со спарклайнами | Конструктор

Рис. 2.17.3. Отображение инфокривых

Раздел 3. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ Банк данных – это система специальным образом организованных данных, программных, технических, языковых, организационнометодических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных и управления ими. С банком данных в процессе его создания и эксплуатации взаимодействуют пользователи различных категорий, но основными являются конечные пользователи – специалисты предметной области, для удовлетворения информационных потребностей которых и создаются банки данных. Эта категория неоднородна: конечные пользователи различаются сферой своих интересов, широтой информационных потребностей, квалификации и т. д. Понятием «конечный пользователь» определяется не только отдельное лицо или группа лиц, но и вычислительные процессы, задачи, а иногда и целые системы, взаимодействующие с банком данных. Состав банков данных. Банк данных представляет собой сложную человеко-машинную систему, включающую следующие компоненты. 1. База данных (БД) – поименованная структурированная совокупность взаимосвязанных данных, относящихся к конкретной предметной области и находящихся под централизованным программным управлением. 2. Система управления базой данных (СУБД) – программные средства, выполняющие операции хранения, корректировки и извлечения информации из базы данных. 3. Технические средства – устройства ЭВМ. 4. Организационно-методические средства – нормативнотехнологические и инструктивно-методические материалы по организации банков данных. База данных Microsoft Access Понятие БД применимо к любой информации, связанной между собой по определенному признаку, которая организована особым образом и хранится, как правило, в виде электронных таблиц. БД для простоты восприятия можно представить как некоторую электронную картотеку, которая хранится в компьютере в виде одного или нескольких файлов.

Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователя виде. С помощью Microsoft Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но составлять запросы и сложные отчеты. В настоящее время наибольшую популярность приобрели реляционные модели данных, и практически все современные СУБД ориентированы именно на такое представление информации. Реляционная база данных (от англ. relation – отношение) предусматривает организацию данных в виде двухмерных взаимосвязанных таблиц. Например, в одной таблице можем хранить анкетные данные всех сотрудников организации, а в другой – подробные сведения о работе, выполненной каждым сотрудником за определенный период. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблице хранятся вводимые нами данные. На основе таблиц строятся формы, запросы, отчеты. Таблица является базовым объектом Microsoft Access. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц. Таблица состоит из строк и столбцов. Каждая строка таблицы называется записью данных и является законченным фрагментом информации (например, заполненная карточка в картотеке), каждый столбец называется полем данных (реквизит в карточке). Все поля таблицы относятся к одному объекту. Каждое поле имеет свое уникальное имя. В таблице не могут быть поля с одинаковым именем. Полем называют также клетку таблицы, образуемую пересечением строки и столбца. В поле может находиться один или группа символов, текст, рисунок, звуковой файл или другая информация. Поле – это наименьший элемент информации, хранящийся в базе данных, который рассматривается как единое целое. Шапка таблицы включает названия полей и записью не является. Имя таблицы, также как и имена полей, может содержать не более 64 букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки, восклицательного знака, надстрочного символа, прямых кавычек и квадратных скобок. Имя не должно начинаться с символа пробела, не должно включать управляющие символы (кодами ASCII от 0 до 31).

Форма обеспечивает наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Запрос – это конкретный критерий поиска требуемой информации в БД. С помощью запросов можно просматривать и анализировать данные из нескольких таблиц. Они используются также в качестве источника данных для форм и отчетов. Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации таблиц или запросов. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы. Макросы и Модули Эти объекты служат для автоматизации повторяющихся задач и создания более удобного интерфейса при работе с системой управления базами данных и для создания новых функций путем программирования. Макрос состоит из последовательности макрокоманд, которые выполняются в порядке их расположения в бланке. Например, нажав кнопки, можно запустить макрос, который откроет, распечатает и закроет отчет; выполнит запрос и т. п. Модуль содержит одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic for Applications. С помощью модуля разработчик базы может реализовать широкий спектр возможностей по обработке данных, недоступных в случае использования макроса. Например, повысить быстродействие системы управления, уровень ее защищенности и т. п. Ключевое поле Ключевое поле позволяет избежать возникновения ошибки при вводе данных, так как данные в этом поле не могут повторяться. В качестве ключевого поля можно использовать идентификационный номер, присваиваемый гражданам налоговой службой, серия и номер паспорта, личный номер сотрудника ОВД. Ключевое поле может содержать число или последовательность символов, позволяющих идентифицировать каждую запись и избежать дублирования. Одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице, называется первичным ключом. Первичный ключ не может содержать пустых

значений и всегда должен иметь уникальный индекс. В любой таблице желательно иметь одно или несколько ключевых полей. В базе данных Microsoft Access могут использоваться три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. В специальном поле Счетчик каждой записи присваивается уникальный для этого поля номер, который автоматически увеличивается с каждой новой записью. Его можно использовать для нумерации записей по порядку. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать составной ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие ко многим». Индексы Современные БД содержат большие объемы информации – миллионы записей, которые хранятся не упорядоченно, а так, как происходило их добавление в таблицу. Поиск информации в них занимает много времени. Если, например, представить в качестве такого хранилища энциклопедию, в которой сотни тысяч слов располагались бы беспорядочно, то при поиске нужного слова было бы необходимо пересмотреть все ее страницы. Аналогичная ситуация и с информацией, находящейся в таблицах БД. Чтобы отыскать необходимые пользователю данные, сервер должен выполнить полное сканирование таблиц. Это происходит намного быстрее, чем если бы эту же операцию выполнял человек, но, учитывая большие объемы хранящейся информации и возможность многопользовательского доступа к данным, эта задача также может занимать много времени. Для оптимизации поиска информации в энциклопедии, данные в ней упорядочены по алфавиту. Аналогичный подход оптимизации поиска данных реализован и в БД Microsoft Access. Производительность повышается за счет представления данных в упорядоченном виде при помощи индексов. Любой индекс представляет собой автоматически создаваемую и обновляемую внутреннюю таблицу Access, в которой имеется два столбца. В первом столбце находятся упорядоченные значения выражений, представляющие собой содержимое индексированного поля или нескольких полей, входящих в индекс. Во втором столбце хранится физический номер каждой записи таблицы, для которой вычислено зна-

чение индекса. Следовательно, при использовании индексов записи в таблице рассматриваются не в том порядке, в котором они в ней хранятся (т. е. в порядке, в котором они вводились в таблицу), а с учетом их расположения в индексе. Например, для ускорения поиска фамилии учащегося можно установить индекс для поля фамилии. Типы данных в Microsoft Access Тип данных определяющий, какую информацию можно ввести в поле Тип Текстовый Поле MEMO Числовой Дата/время Денежный

Объем памяти До 255 байт До 65 535 байт 1, 2, 4 или 8 байт 8 байт 8 байт

Поле объекта OLE

До 2048 символов

Описание Текстовая строка Многострочный текст Число Дата и/или время Денежные суммы Уникальное целое число, обозначающее порядковый номер записи в таблице Логические значения Объекты других приложений Windows (только 1 объект) Ссылка на файл (в данном компьютере, в локальной сети, в Интернете) Объекты других приложений Windows (несколько объектов) Значение каждого поля автоматически вычисляется по заданной формуле Загружает мастера подстановок и выводит комбинированное окно, позволяющее выбрать из списка требуемое значение

Рассмотрим основные типы данных, которые используются в таблицах СУБД Microsoft Access. Текстовый – используется для полей, содержащих комбинации символов и цифр (не более 255 символов). По умолчанию полям присваивается этот тип данных, так как он получил наиболее широкое распространение.

Поле Memo – предназначено для ввода и хранения форматированного многостраничного текста и комментариев (не более 65535 символов). Сохраняются все параметры шрифта. Поле этого типа не может быть ключевым. Числовой – содержит только цифровую информацию, которую в дальнейшем можно использовать для вычислений. Размер определяется с помощью свойства Размер поля, а формат числа задается свойством Формат поля. Дата/время – применяется при обработке значений календарных дат и времени. Этот тип данных позволяет хранить значения в нескольких форматах. По умолчанию устанавливается Краткий формат даты. Значения свойства Формат поля типа данных Дата/время Формат поля Полный формат даты Длинный формат даты Средний формат даты Краткий формат даты Длинный формат времени Средний формат времени Краткий формат времени

Пример 18.06.2011 17:34:23 18 июня 20011 г. 18-июн-2011 18.06.2011 17:34:23 5:34 17:34

Денежный – используется для хранения денежных значений. Формат представления задается свойством Формат поля, аналогично числовому формату. Значения свойства Формат поля типа данных Числовой, Денежный и Счетчик Формат поля Основной Денежный Евро Фиксированный С разделителями разделов Процентный Экспоненциальный

Пример 3456,789 3 456,79р. 3 456,79€ 3456,79 3 456,79 123,00% 3,46Е+03

Счетчик – имеет формат Длинного целого. При добавлении новой записи значение полю присваивается автоматически. Это поле можно использовать в качестве ключевого. Логический – предназначен для хранения и обработки логических значений, т. е. Ложь или Истина. Этот тип данных предусматривает использование одного из следующих форматов в качестве свойства Формат поля: Истина/Ложь, Да/Нет, Вкл/Выкл (по умолчанию устанавливается формат Да/Нет). Логическое поле не может быть ключевым, но по нему можно индексировать таблицу. Поле объекта OLE – содержит объекты из других программ. Это поле не может быть ключевым или индексным. Гиперссылка – предназначено для хранения адреса веб-страницы, расположенной в Интернете, локальной сети или на автономном компьютере. После щелчка мышью на этом поле автоматически запускается обозреватель. Вложение – этот тип данных появился в версии Microsoft Access 2010. Он позволяет добавлять в поле несколько файлов одновременно (рисунки, документы, электронные таблицы). Например, удобно для каждого учащегося (сотрудника) добавить в такое поле фотографию и резюме (или биографическую справку). Размер каждого файла не должен превышать 256 Мбайт, а общий размер файлов, вложенных в одно поле, должен бать не более 2 Гбайт. Для добавления/удаления вложенных файлов нужно в конкретной записи (в режиме Таблицы) выполнить двойной щелчок в поле типа Вложение – появится диалоговое окно Вложения, в котором с помощью соответствующих кнопок выполняются операции добавления и удаления. Панель свойств содержит ряд дополнительных свойств поля: размер поля, формат поля, новые значения, маска ввода и др. Вычисляемый – в Microsoft Access 2010 появилась удобная возможность создавать в таблицах вычисляемые поля. Значение каждого поля автоматически вычисляется по заданной формуле (в вычислениях могут участвовать значения других полей этой же таблицы). Например, с помощью вычисляемого поля можно посчитать стоимость товара, перемножив цену и количество. Вычисляемое поле не может использоваться в качестве первичного ключа. Вычисляемые поля можно также создавать в запросах, причем в выражении можно использовать поля из нескольких таблиц (эти поля надо предварительно вставить в запрос).

Мастер подстановок – загружает мастера подстановок и выводит комбинированное окно, позволяющее выбрать из списка требуемое значение, например, можно выбрать поле из другой базы данных. Виды связей между таблицами Microsoft Access позволяет работать одновременно с несколькими таблицами, каждая из которых должна содержать записи, посвященные определенной теме. Связь между ними устанавливается по общим для нескольких таблиц полям. Желательно, чтобы в одной из таблиц общее поле было ключевым. Если таблицы взаимосвязаны, то изменение записи одной таблицы может влиять на записи в другой таблице. Для сохранения полноты и целостности данных Microsoft Access накладывает определенные ограничения на ввод и редактирование данных. Реляционная база данных может содержать большое количество взаимосвязанных таблиц. Задав связи между таблицами, можно создать запросы, формы и отчеты для отображения сведений, представленных в нескольких таблицах. Между двумя таблицами могут существовать следующие связи. Один к одному – в этом случае одной записи в первой таблице соответствует только одна запись в другой таблице. Соответствие записей устанавливается по полю, которое является первичным ключом в первой таблице, и полю, называемым внешним ключом второй таблице. Один ко многим – в этом случае одной записи новой таблицы соответствует несколько записей в существующей таблице. Поле, содержащее первичный ключ новой таблицы, связывается с внешним ключом старой. Значения в поле с внешним ключом могут повторяться. Многие к одному – любой записи таблицы, связь с которой мы рассматриваем, могут соответствовать несколько записей новой таблицы, но не наоборот. Фактически это отношение один ко многим, рассматриваемое в обратном порядке. В этом случае ключевое поле новой таблицы является внешним ключом. Многие ко многим – каждой записи из любой таблицы может соответствовать любое количество записей в другой таблице и наоборот. В этом случае поля, по которым устанавливается связь, являются внешними ключами. Они могут содержать повторяющиеся значения. Пользователь имеет возможность добавлять, удалять и изменять записи в связанной таблице, но не может изменять ее структуру.

В большинстве случаев ключевое поле одной таблицы связывают с совпадающим полем (внешним ключом) другой таблицы. Внешний ключ – это одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Задание для практической работы Разработка учебной базы данных Библиотека, содержащей три взаимосвязанных таблицы: Учащиеся, Книжный фонд, Учетная карточка Упражнение № 3.1. Создание базы данных (БД) Создайте базу данных Библиотека, выполнив следующие действия. После запуска Microsoft Access, автоматически открывается раздел Создать на вкладке Файл (здесь можно создать новую базу данных или открыть уже имеющуюся). Выберите пункт Новая база данных и в правом нижнем углу окна укажите расположение БД и имя файла Библиотека, затем щелкните по кнопке Создать (рис. 1). Примечание. БД Microsoft Access 2010 имеют расширение .accdb.

Рис. 1. Раздел Создать вкладки Файл

Упражнение № 3.2. Работа с таблицами. Создание таблиц БД Библиотека Задание 1. Создайте таблицу Учащиеся. Задание 2. Заполните данными таблицу Учащиеся. Задание 3. Создайте таблицу Книжный фонд. Задание 4. Заполните данными таблицу Книжный фонд. Задание 5. Создайте таблицу Учетная карточка. Задание 6. Заполните данными таблицу Учетная карточка. Технология работы После создания новой БД в области объектов появится пустая таблица с именем Таблица1. После создания новой таблицы вы сразу можете начать ввод данных. Данные сохраняются в таблице по мере ввода. Таким образом, если просто закрыть таблицу в процессе редактирования, то все изменения будут автоматически сохранены. Режим Конструктора применяется для создания и изменения структуры таблицы. Для выбора этого режима нужно нажать кнопку Режим на панели Режимы вкладки Главная (рис. 2) и выбрать пункт Конструктор.

Рис. 2. Выбор режима работы с таблицей

Сама таблица теперь отображается не как набор записей с данными, а как список полей. Здесь следует определить структуру таблицы. Задание 1 Создайте таблицу Учащиеся в режиме Конструктора, выполнив следующие действия. Выберите на панели Таблицы вкладки Создание кнопку Конструктор таблиц. В результате откроется окно таблицы в режиме Конструктора, в котором следует определить поля таблицы в соответствии с табл. 1.

Таблица 1 Учащиеся Имя поля Код Фамилия Имя Отчество Дата рождения Адрес Служба в армии Факультет Курс Номер группы Фото

Тип данных Счетчик (Длинное целое) Текстовый (20) Текстовый (20) Текстовый (20) Дата/время (формат поля: Краткий формат даты) Текстовый (20) Логический (формат поля: Да/Нет) Текстовый (20) Числовой (размер поля: Байт) (Источник строк: 1;2;3;4;5;6) Числовой Поле объекта OLE

Список значений Для некоторых полей таблиц можно задать фиксированный набор значений, которые затем пользователь может выбирать из выпадающего списка при заполнении данных в таблице. В рассматриваемой БД таким полем является Курс в таблице Учащиеся. Чтобы задать для поля фиксированный набор значений, необходимо воспользоваться свойством поля Подстановка. Например, зададим список значений для поля Курс – «1»; «2»; «3»; «4»; «5»; «6». В режиме Конструктора в области Свойства поля переходим на вкладку Подстановка. В поле Тип элемента управления выбираем из выпадающего списка пункт Поле со списком. В поле Тип источника строк выбираем из выпадающего списка пункт Список значений. В поле Источник строк вводим вручную требуемые значения в кавычках через точку с запятой (рис. 3). В качестве ключевого поля задайте Код. Для этого щелкните по полю Код и по кнопке Ключевое поле на панели Сервис вкладки Конструктор; Закройте таблицу, задав ей имя Учащиеся. Примечание. Microsoft Access, без установки дополнительного программного обеспечения, поддерживает только два стандартных графических формата Windows – BMP и DIB. Если же выбрать файл

другого формата (GIF, JPG и т. д.), то в форме вместо фотографии будет отображаться только путь к файлу.

Рис. 3. Таблица Учащиеся с полем подстановки Курс

Задание 2 Заполните данными таблицу Учащиеся в соответствии с табл. 1.1. Таблица 1.1 Учащиеся Код