Как почистить свойства документа word

Личные сведения удаляются при сохранении документа Word 2007 или Word 2010

Добавить новые личные сведения в документе Microsoft Office Word 2007 или Microsoft Office Word 2010 используйте один из следующих методов:

• Добавить информацию с помощью Word 2007 или 2010 функция экспресс-блоков.
• Добавить информацию непосредственно в свойства документа.

Тем не менее при сохранении документа личные сведения удаляются.

Причина

Такое поведение наблюдается после удалить все личные сведения из документа с помощью Свойства документа и персональные данные правила с помощью инспектора документов. Это правило всегда используется при сохранении документа. Кроме того это правило удаляет все личные данные из документа.

Решение

Для решения этой проблемы в Microsoft Word 2007 или Microsoft Word 2010, русская версия, отключите правило Свойства документа и личные сведения в диалоговом окне Инспектор документов . Чтобы сделать это, выполните следующие действия.

В Microsoft Word 2007:

1. Нажмите Кнопку Microsoft Office, выделите пункт Подготовить документи нажмите кнопку Проверить документ.
2. Щелкните, чтобы снять флажок Свойства документа и личные сведения .
3. Нажмите кнопку Проверить.

В Word 2010 следует:

1. Перейдите на вкладку файл и нажмите кнопку сведения, затем нажмите кнопку Проверить наличие проблем и выберите команду Проверить документ.
2. Щелкните, чтобы снять флажок Свойства документа и личные сведения .
3. Нажмите кнопку Проверить.

Как перед публикацией удалить личную информацию из документов Office

В Windows 10, когда вы создаете документ Office с помощью Word, Excel или PowerPoint, наряду с содержимым, файл может также содержать личную информацию и скрытые данные (такие как имя автора, метаданные, скрытый текст и комментарии), которыми вы, возможно, не захотите делиться с другими людьми.

Если вы планируете предоставить общий доступ к документу, всегда полезно использовать функцию «Инспектор документов», доступную в Office 365, Office 2019, 2016 или более ранних версиях, для просмотра и удаления любой скрытой информации перед отправкой документа.

В этом руководстве по Windows 10 мы расскажем, как удалить личную информацию, а также скрытые данные из документа Office, который вы собираетесь опубликовать в Интернете или поделиться с другими.

Как удалить личные данные из документа Word

Чтобы проверить и удалить личную информацию перед отправкой документа Word, выполните следующие действия.

Важно. Если вы считаете, что вам может понадобиться эта информация в будущем, рекомендуется удалить личные и скрытые данные из копии документа.

1. Откройте документ Word.
2. Нажмите вкладку Файл.
3. Откройте раздел «Сведения».
4. Справа откройте меню «Поиск проблем». Подсказка. В разделе «Проверка документа» вы увидите обзор содержимого, которое вы можете удалить из файла.
5. Выберите параметр Инспектор документов .
6. Проверьте содержимое, которое вы хотите проверить. Например, в Microsoft Word вы можете удалить эту информацию:
   • Комментарии, редакции и версии
   • Свойства документов и личная информация
   • Надстройки панели задач
   • Вложенные документы
   • Макросы, формы и элементы управления ActiveX
   • Чернила
   • Свернутые заголовки
   • Пользовательские данные XML
   • Заголовки, нижние колонтитулы и водяные знаки
   • Невидимый контент
   • Скрытый текст
7. Нажмите кнопку Проверить .
8. Нажмите кнопку Удалить всё , чтобы получить информацию, которую вы хотите удалить.
9. Нажмите кнопку Повторить проверку .
10. Снова нажмите кнопку Проверить .
11. Если документ чистый, нажмите кнопку Закрыть . В противном случае нажмите кнопку Удалить всё , чтобы очистить информацию.

Выполнив эти шаги, вы можете безопасно публиковать или передавать документ Microsoft Word другим пользователям, не передавая свою личную информацию или персональный контент.

Как удалить личные данные из документа Excel

Чтобы проверить и удалить личную информацию перед отправкой электронной таблицы Excel, выполните следующие действия.

1. Откройте документ Excel.
2. Перейдите на вкладку Файл.
3. Откройте раздел «Сведения».
4. Справа откройте меню «Поиск проблем».
5. Выберите параметр «Инспектор документов». Подсказка. В редком случае, когда вы сохранили электронную таблицу как общую книгу, вы не сможете удалить скрытую информацию. Если вам необходимо удалить какую-либо информацию, вам нужно будет сделать копию файла, а затем отключить общую книгу на вкладке «Просмотр».
6. Проверьте содержимое, которое вы хотите удалить. Например, в Microsoft Excel вы можете удалить эту информацию:
   • Комментарии
   • Свойства документов и личная информация
   • Модель данных
   • Контентные надстройки
   • Надстройки панели задач
   • Сводные таблицы, сводные диаграммы, формулы кубов, срезы и временные шкалы
   • Вложенные документы
   • Макросы, формы и элементы управления ActiveX
   • Ссылки на другие файлы
   • Функции данных в реальном времени
   • Обзоры Excel
   • Определенные сценарии
   • Активные фильтры
   • Пользовательские свойства рабочего листа
   • Скрытые имена
   • Чернила
   • Пользовательские данные XML
   • Заголовки и колонтитулы
   • Скрытые строки и столбцы
   • Скрытые листы
   • Невидимый контент
7. Нажмите кнопку Проверить .
8. Нажмите кнопку Удалить всё , чтобы получить информацию.
9. Нажмите кнопку Повторить проверку .
10. Снова нажмите кнопку Проверить .
11. Если документ чистый, нажмите кнопку Закрыть . В противном случае нажмите кнопку Удалить всё , чтобы очистить информацию.

Выполнив эти шаги, вы можете поделиться таблицей Excel с коллегами или клиентами, не передавая при этом свою личную информацию.

Как удалить личные данные из документа PowerPoint

Чтобы проверить и удалить личную информацию перед публикацией презентации PowerPoint, выполните следующие действия.

1. Откройте документ PowerPoint.
2. Перейдите на вкладку Файл.
3. Откройте раздел «Сведения».
4. Справа откройте меню «Поиск проблем».
5. Выберите параметр «Инспектор документов».
6. Проверьте содержимое, которое вы хотите проверить. Например, в Microsoft PowerPoint вы можете удалить эту информацию:
   • Комментарии
   • Свойства документов и личная информация
   • Контентные надстройки
   • Надстройки Панели.
   • Вложенные документы
   • Макросы, формы и элементы управления ActiveX
   • Данные отслеживания изменений
   • Чернила
   • Пользовательские данные XML
   • Невидимый контент на слайде
   • Оффлайн контент
   • Презентационные заметки
7. Нажмите кнопку Проверить .
8. Нажмите кнопку Удалить всё , чтобы получить информацию.
9. Нажмите кнопку Повторить проверку .
10. Снова нажмите кнопку Проверить .
11. Если документ чистый, нажмите кнопку Закрыть . В противном случае нажмите кнопку Удалить всё , чтобы очистить информацию.

Выполнив эти шаги, вы можете опубликовать презентацию PowerPoint в Интернете или поделиться ею с другими людьми, не передавая свою личную информацию.

Удаление метаданных из документов в Word 2003

Внимание! Эта статья содержит сведения об изменении реестра. Перед изменением реестра необходимо создать его резервную копию. Убедитесь в том, что знаете, как восстановить реестр в случае возникновения проблемы. Дополнительные сведения о создании резервной копии, восстановлении и изменении реестра см. в следующей статье базы знаний Майкрософт:

256986 Описание реестра Microsoft Windows

Версия данной статьи для Microsoft Word 2002:290945 (Эта ссылка может указывать на содержимое полностью или частично на английском языке).

В ЭТОЙ ЗАДАЧЕ

• АННОТАЦИЯ
• Автоматическое удаление личных сведений при сохранении документов
• Удаление имени пользователя из документов вручную
• Удаление кратких личных сведений вручную
• Удаление кратких личных сведений вручную при наличии подключения к сети
• Удаление примечаний из документов вручную
• Удаление колонтитулов из документов вручную
• Удаление записанных исправлений вручную
• Отключение функции быстрого сохранения
• Поиск и удаление скрытого текста
• Удаление гиперссылок из документов
• Удаление стилей из документов
• Удаление старых версий файлов из документов
• Удаление связей из кодов полей
• Удаление имени шаблона и сведений о его расположении
• Удаление сведений о маршруте документа
• Удаление имени пользователя из кода Visual Basic
• Удаление ссылок Visual Basic на другие файлы
• Удаление сведений о сети или жестком диске
• Метаданные в объектах, внедренных в документы
• Метаданные в переменных документа
• Общие рекомендации по обеспечению безопасности

Аннотация

В данной статье описаны различные способы уменьшения объема метаданных в документах Word.

При создании, открытии или сохранении документа в Microsoft Office Word 2003 в него могут быть добавлены сведения, которые не всем хочется предоставлять другим пользователям при распространении документа в электронной форме. Эти сведения называются метаданными и используются для оптимизации редактирования, просмотра, хранения и извлечения документов Microsoft Office.

Доступ к некоторым метаданным легко получить через интерфейс пользователя Word. К другим метаданным получить доступ гораздо сложнее. Например, иногда для этого требуется открыть документ в низкоуровневом редакторе двоичных файлов. Ниже приведены примеры метаданных, которые могут храниться в документах.

• Фамилия пользователя
• Инициалы пользователя
• Название компании или организации
• Имя компьютера
• Имя сетевого сервера или жесткого диска, на котором хранится документ
• Другие свойства файла и сводные сведения
• Невидимые элементы внедренных объектов OLE
• Изменения документа
• Версии документа
• Сведения о шаблоне
• Скрытый текст
• Примечания

Метаданные создаются в документах Word разными способами, поэтому нет единой методики, позволяющей удалять из документов сразу все метаданные. В приведенных ниже разделах содержатся сведения о том, где в документах Word могут храниться метаданные.

В данной статье описаны различные способы уменьшения объема метаданных в документах Word.

Корпорация Майкрософт приводит примеры программного кода только для иллюстрации и не предоставляет явных или подразумеваемых гарантий относительно их пригодности для применения в пользовательских приложениях. Примеры в данной статье рассчитаны на пользователя, имеющего достаточный уровень знаний соответствующего языка программирования и необходимых средств разработки и отладки. Специалисты служб технической поддержки Майкрософт могут пояснить назначение определенной процедуры, но модификация примеров для обеспечения дополнительных возможностей или разработка процедур для конкретных задач заказчика не предусмотрена. Дополнительные сведения об использовании образцов кода, приведенных в данной статье, см. в следующей статье базы знаний Майкрософт:

290140 Выполнение примеров кода для программ Office XP, встречающихся в статьях базы знаний (Эта ссылка может указывать на содержимое полностью или частично на английском языке)К началу статьи

Автоматическое удаление личных сведений при сохранении документов

При сохранении документов Word личные сведения могут удаляться из них автоматически. Чтобы задать соответствующий параметр, выполните указанные ниже действия.

1. Выберите в меню Сервис пункт Параметры.
2. Откройте вкладку Безопасность, установите флажок Удалять личные сведения из свойств файла при сохранении в разделе Параметры конфиденциальности и нажмите кнопку ОК.

Примечание. Это оптимальный способ удаления личных сведений при сохранении документа Word.

Удаление имени пользователя из документов вручную

Чтобы просмотреть или изменить свое имя пользователя, выполните указанные ниже действия.

Выберите в меню Сервис пункт Параметры и откройте вкладку Пользователь.

Примечание. Эта информация будет включаться во все новые документы вместо значений по умолчанию, указанных при установке пакета Office. Однако в документах, созданных ранее, могут сохраниться прежние сведения.

Удаление кратких личных сведений вручную

При создании или сохранении документа Word в нем могут быть сохранены краткие личные сведения. Просмотреть эти сведения можно несколькими способами.

• Откройте документ. Выберите в меню Файл пункт Свойства. На вкладках Документ, Статистика, Состав и Прочие могут быть заданы различные свойства, такие как фамилия пользователя, фамилия его руководителя и название его учреждения.
• Запустите проводник Windows, щелкните документ правой кнопкой мыши и выберите пункт Свойства. Те или иные метаданные могут быть указаны на вкладках диалогового окна Свойства.
• Для чтения свойств, отображаемых в диалоговом окне Свойства, можно использовать макрос Microsoft Visual Basic для приложений (VBA) или другой программный код.

Чтобы удалить краткие личные сведения из существующего документа или шаблона, выполните указанные ниже действия.

1. Откройте документ или шаблон.
2. Выберите в меню Файл пункт Свойства.
3. Откройте вкладку Документ и очистите поля Автор, Руководитель, Учреждение и все прочие поля, содержащие сведения, распространять которые нежелательно.
4. Откройте вкладку Прочие и удалите все свойства, содержащие сведения, которые желательно не распространять.
5. Нажмите кнопку ОК.

После выполнения этих действий документ будет сохранен без кратких личных сведений.

Удаление кратких личных сведений вручную при наличии подключения к сети

Если установлено подключение к сети, сетевое имя пользователя может отображаться в поле Автор на вкладке Документ и в поле Автор изменений на вкладке Статистика. Это возможно даже в том случае, если все другие личные сведения удалены с компьютера.

Чтобы удалить краткие личные сведения из документа при наличии подключения к сети, выполните указанные ниже действия.

1. Если документ хранится на сетевом сервере, скопируйте его на локальный жесткий диск.
2. Запустите компьютер, но не входите в сеть. Когда появится диалоговое окно входа в сеть, нажмите кнопку Отмена или клавишу «ESCAPE».

При входе в сеть не открывайте файл. Если сделать это, в файл может быть записано сетевое имя пользователя. Однако копировать файл на сетевой сервер или на дискету при помощи проводника можно.

Удаление примечаний из документов вручную

Приложение Word позволяет добавлять в документы примечания. Обычно примечания содержат имя их автора, чтобы можно быть понять, кто их добавил.

Примечания обычно отображаются как выделенный текст. Примечание можно удалить, щелкнув его правой кнопкой мыши и выбрав пункт Удалить примечание.

Если имя пользователя удалено из диалогового окна Параметры в соответствии с описанной в разделе «Удаление имени пользователя из документов вручную» процедурой, создаваемые примечания не будут содержать имени пользователя.

Удаление колонтитулов из документов вручную

Колонтитулы в документах могут содержать идентификационные сведения. Чтобы удалить сведения из колонтитулов, выполните указанные ниже действия.

1. Выберите в меню Вид пункт Колонтитулы.
2. В начале и в конце каждой страницы в документе появятся колонтитулы.

Удаление записанных исправлений вручную

Документы могут содержать записанные исправления, позволяющие узнать, кто внес в документ определенные изменения. При утверждении или отклонении исправлений текст сохраняется в документе, а записи исправлений удаляются.

Чтобы принять или отклонить исправления, выполните указанные ниже действия.

1. Выберите в меню Сервис пункт Исправления, чтобы включить функцию записи исправлений.
2. С помощью кнопок Предыдущее и Следующее на панели инструментов Рецензирование найдите и выделите нужное исправление. Поле этого нажмите кнопку Принять исправление или Отклонить примечание об изменении или удалении, чтобы принять или отклонить выделенное исправление.
3. По окончании нажмите кнопку Закрыть.

Примечание. Если изменить параметры показа на панели инструментов «Рецензирование», сведения об исправлениях удалены не будут. К началу статьи

Отключение функции быстрого сохранения

Функция быстрого сохранения ускоряет сохранение документов за счет того, что при ее использовании сохраняются только внесенные в документ изменения.

Реализована эта функция так, что текст, удаленный из документа, может остаться в документе даже после его сохранения. Если это нежелательно, выполните указанные ниже действия.

1. Выберите в меню Сервис пункт Параметры.
2. Откройте вкладку Сохранение.
3. Снимите флажок Разрешить быстрое сохранение и нажмите кнопку ОК.

Дополнительные сведения о функции быстрого сохранения см. в следующей статье базы знаний Майкрософт:

291181 Ответы на часто задаваемые вопросы о параметре «Разрешить быстрое сохранение» в Word 2002 (Эта ссылка может указывать на содержимое полностью или частично на английском языке)К началу статьи

Поиск и удаление скрытого текста

В документах Word текст может быть отформатирован как скрытый. Скрытый текст может содержать конфиденциальные сведения, поэтому иногда его целесообразно сделать видимым и удалить. Чтобы удалить из документа весь скрытый текст, выполните указанные ниже действия.

1. Выберите в меню Сервис пункт Параметры и откройте вкладку Вид.
2. Установите флажок Скрытый текст и нажмите кнопку ОК.
3. Выберите в меню Правка пункт Заменить.
4. В появившемся диалоговом окне нажмите кнопку Больше.
5. Щелкните в любом месте поля Найти.
6. Нажмите кнопку Формат и выберите пункт Шрифт.

Весь скрытый текст будет удален из документа. Чтобы отключить отображение скрытого текста, выполните указанные ниже действия.

1. Выберите в меню Сервис пункт Параметры и откройте вкладку Вид.
2. Снимите флажок Скрытый текст и нажмите кнопку ОК.

Удаление гиперссылок из документов

Документы могут содержать гиперссылки на другие документы или веб-страницы в интрасети или Интернете. Обычно гиперссылки имеют вид голубых подчеркнутых текстовых строк.

Чтобы вручную удалить из документа одну гиперссылку, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите в меню Гиперссылка пункт Удалить гиперссылку.

Для удаления всех гиперссылок из документа можно использовать макрос VBA. Пример такого макроса приведен ниже.

Примечание. В приведенном ниже примере макрос удаляет только саму ссылку. Текст гиперссылки в документе остается.

Внимание! Перед использованием данного макроса просмотрите еще раз отказ от ответственности, приведенный в начале данной статьи.

Sub RemoveHyperlinks()

Dim oDoc As Document
Dim oStory As Range
Dim oHlink As Hyperlink

For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
oHlink.Delete
Next
Next

End Sub

Если нужно удалить из документа и сами гиперссылки, и их текст, можно использовать приведенный ниже макрос.

Sub RemoveAllHyperlinks()

Dim oDoc As Document
Dim oStory As Range
Dim oHlink As Hyperlink

For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
oHlink.Range.Delete
Next
Next

End Sub

Удаление стилей из документов

Документы могут включать стили, содержащие метаданные. Эти стили можно удалить или переименовать. Для этого выполните указанные ниже действия.

1. Откройте документ, содержащий стили.
2. Выберите в меню Формат пункт Стиль.
3. Выберите стиль, который нужно удалить или переименовать.

Удаление старых версий файлов из документов

Приложение Word позволяет хранить в одном файле несколько версий одного документа. Перед распространением документа иногда желательно удалить из него более старые версии.

Чтобы удалить одну или несколько версий документа, выполните указанные ниже действия.

1. Выберите в меню Файл пункт Версии.
2. Выберите версию документа, которую нужно удалить.

Удаление связей из кодов полей

Связанные изображения и другие объекты в документах Word могут содержать информацию о связи, такую как путь к связанному изображению или объекту. Эту информацию можно удалить из документа, изменив коды полей.

Чтобы отобразить коды полей, выполните указанные ниже действия.

1. Выберите в меню Сервис пункт Параметры и откройте вкладку Вид.
2. Установите флажок Коды полей и нажмите кнопку ОК.

Когда коды полей будут показаны, можно проверить, содержат ли какие-либо из них идентификационные сведения.

Чтобы удалить информацию о связи из связанного изображения или другого объекта, выполните указанные ниже действия.

1. Выберите связанное изображение или объект либо код поля изображения или объекта, если коды полей видимы.
2. Нажмите клавиши CTRL+SHIFT+F9.

Связь с изображением или объектом теперь отсутствует. Несвязанные изображения или объекты изменять нельзя.

Удаление имени шаблона и сведений о его расположении

Все документы создаются в Word на основе шаблонов. По умолчанию в качестве шаблона используется файл Normal.dot, хранящийся в папке Templates, однако документ можно создать и на основе другого шаблона. Путь к этому шаблону и его имя сохраняются в свойствах документа.

Чтобы просмотреть имя и расположение шаблона, выберите в меню Файл пункт Свойства и откройте вкладку Документ.

Даже если шаблон не отправляется вместе с документом, в документе содержатся сведения об имени и расположении шаблона. Чтобы заменить имя и расположение шаблона значениями, не содержащими идентификационных сведений, выполните указанные ниже действия.

1. Выберите в меню Сервис пункт Шаблоны и надстройки.
2. Нажмите кнопку Присоединить.
3. Выберите шаблон, имя и расположение которого не являются ни конфиденциальными, ни уникальными.

Примечание. Шаблон может содержать макросы, элементы автотекста, пользовательские стили и пользовательские панели инструментов. При смене шаблона некоторые из этих элементов могут стать недоступны.

Удаление сведений о маршруте документа

Если документ отправляется по электронной почте с использованием маршрута документа, к документу могут быть присоединены сведения о маршруте. Чтобы удалить их из документа, его необходимо сохранить в формате, при котором сведения о маршруте не сохраняются.

Сохраните документ Word в формате RTF или HTML. Закройте документ и откройте сохраненный файл. Сведений о маршруте в нем теперь нет, и его можно сохранить в формате Word.

Для решения этой же задачи можно также выполнить указанные ниже действия.

1. Снимите флажок Разрешить быстрое сохранение, следуя инструкциям, приведенным выше.
2. Выберите в меню Файл пункт Отправить, а затем — пункт По маршруту.
3. Нажмите кнопку Очистить, чтобы удалить маршрут, а затем нажмите кнопку ОК.
4. Выберите в меню Файл пункт Сохранить.

Документ будет сохранен без сведений о маршруте.

Удаление имени пользователя из кода Visual Basic

Внимание! Перед использованием следующего примера макроса просмотрите еще раз отказ от ответственности, приведенный в начале статьи.

Макросы VBA, записанные в Word, начинаются с заголовка, похожего на приведенный ниже.

‘ Macro1 Macro
‘ Макрос записан 3/11/1999 пользователем

Чтобы удалить свое имя из записанных макросов, выполните указанные ниже действия.

1. Откройте документ, содержащий макросы.
2. Выберите в меню Сервис пункт Макрос, а затем — пункт Редактор Visual Basic или нажмите клавиши ALT+F11.
3. В окне проекта дважды щелкните модуль, содержащий макросы.
4. Удалите свое имя из кода записанных макросов.

После удаления своего имени нажмите клавиши ALT+Q, чтобы вернуться в Word, и выберите в меню Файл пункт Сохранить.

Удаление ссылок Visual Basic на другие файлы

В редакторе Visual Basic можно создавать ссылки на другие файлы. Если открыть документ, содержащий ссылки на другие файлы, можно увидеть имена этих файлов.

Чтобы удалить эти ссылки, выполните указанные ниже действия.

1. Откройте документ, содержащий ссылки.
2. Выберите в меню Сервис пункт Макрос, а затем — пункт Редактор Visual Basic или нажмите клавиши ALT+F11.
3. Выберите в меню Tools (сервис) пункт References (ссылки).
4. Снимите флажки рядом с файлами, на которые имеются ссылки.

Примечание. Удаление ссылок на другие файлы может нарушить работоспособность макросов в документе.

Удаление сведений о сети или жестком диске

При сохранении документа на локальном жестком диске или на сетевом сервере в документ могут быть записаны сведения, идентифицирующие жесткий диск или сервер.

Чтобы удалить из документа эти сведения, выполните указанные ниже действия.

1. Откройте документ.
2. Выберите в меню Файл пункт Сохранить как.

Теперь документ можно скопировать с дискеты на любой жесткий диск или сетевой сервер с помощью проводника Windows.

Примечание. Из-за ограниченности места на дискете (как правило, дискета вмещает 1,44 МБ) данный способ не годится для копирования больших документов, размер которых превышает объем свободного места на дискете.

Метаданные в объектах, внедренных в документы

Ели в документ внедрен объект, он сохраняет свои свойства независимо от того, какие операции выполняются над документом. Например, если в документ Word внедрена книга Microsoft Excel, и документ, и книга имеют собственные свойства.

Чтобы удалить метаданные из внедренного объекта, активируйте объект, удалите все метаданные в соответствии с инструкциями, приведенными в предыдущих разделах, заново активируйте документ-контейнер и сохраните его.

Примечание. При активации объекта, внедренного в документ, отображается только часть внедренного объекта; объект может содержать дополнительные сведения, которые остаются скрытыми. Ели необходимо, чтобы документ содержал только визуальные параметры внедренного объекта, но не его фактическое содержимое, выберите в меню Правка пункт Вырезать, чтобы удалить объект, а затем воспользуйтесь командой Специальная вставка, чтобы вставить объект в документ в формате метафайла. После этого изменить внедренный объект будет невозможно, но он не будет содержать никаких метаданных.

Метаданные в переменных документа

Внимание! Перед использованием следующего макроса просмотрите еще раз отказ от ответственности, приведенный в начале данной статьи.

Для удаления переменных документа, содержащихся в документе Word, можно использовать приведенный ниже макрос.

Sub DeleteDocVars()

Dim Response
Dim myVar As Variable

For Each myVar In ActiveDocument.Variables
Response = MsgBox(«Переменная документа: » & myVar.Name & vbCr & _
«Значение: » & myVar.Value & vbCr & vbCr & _
«Хотите удалить эту переменную из данного документа?», vbYesNo)

If Response = «6» Then
‘ Удаление переменной.
myVar.Delete
Else
End
End If
Next myVar

MsgBox «В документе нет переменных.»

End Sub

Для получения дополнительных сведений о переменных откройте редактор Visual Basic, выберите в меню Help (справка) пункт Справка: Microsoft Visual Basic, введите в поле помощника Office или мастера ответов запрос Свойство Variables и нажмите кнопку Начать поиск.

Общие рекомендации по обеспечению безопасности

Ниже приведены некоторые общие советы, позволяющие надежнее защитить компьютерную среду.

• Чтобы обеспечить безопасность компьютера, когда он остается без присмотра, используйте защищенную паролем экранную заставку, настройте компьютер так, чтобы после включения питания требовалось ввести пароль, или активируйте функцию блокировки Windows NT.
• Если на компьютере есть общие папки, защитите их с помощью паролей, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к ним. Чтобы сделать защиту еще более эффективной, используйте средства управления доступом на пользовательском уровне, позволяющие надежно контролировать доступ к общим ресурсам на компьютере.
• При удалении файла сразу же очищайте корзину. Подумайте об использовании программы, окончательно уничтожающей или перезаписывающей файлы при их удалении.
• Храните резервные копии данных в защищенном месте, таком как сейф, банковская ячейка или запирающийся шкаф.
• Защищайте важные документы с помощью паролей, чтобы исключить несанкционированный доступ к ним. Храните пароли отдельно, в надежном месте. Если пароль будет утрачен, получить доступ к содержимому защищенного документа не удастся.
• Не распространяйте документы в электронной форме. Вместо этого распечатывайте их. Не печатайте документы на специальной бумаге и не используйте в них идентификационные элементы, такие как специфические шрифты, водяные знаки или логотипы, если это не требуется в силу конкретных причин (например для презентации).
• Помните, что электронная почта не обеспечивает анонимности. Не отправляйте документ по электронной почте, если не хотите, чтобы ваши личные сведения стали известны получателю.
• Не пересылайте документы через Интернет по протоколу HTTP или FTP. Данные, отправляемые с использованием этих протоколов, пересылаются как обычный текст, из-за чего они могут быть перехвачены (хоть это и маловероятно).

Просмотр или изменение свойств файла Microsoft Office

Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 PowerPoint для Microsoft 365 Access для Microsoft 365 Классический клиент Project Online Publisher для Microsoft 365 Visio, план 2 Excel 2021 Word 2021 PowerPoint 2021 Access 2021 Project профессиональный 2021 Project стандартный 2021 Publisher 2021 Visio профессиональный 2021 Visio стандартный 2021 Excel 2019 Word 2019 PowerPoint 2019 Access 2019 Project профессиональный 2019 Project стандартный 2019 Publisher 2019 Visio профессиональный 2019 Visio стандартный 2019 Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016 Access 2016 Project профессиональный 2016 Project стандартный 2016 Publisher 2016 Visio профессиональный 2016 Visio стандартный 2016 Excel 2013 Word 2013 PowerPoint 2013 Access 2013 Project профессиональный 2013 Project стандартный 2013 Publisher 2013 Visio 2013 Excel 2010 Word 2010 PowerPoint 2010 Access 2010 Project 2010 Project стандартный 2010 Publisher 2010 Visio 2010 Visio стандартный 2010 Excel Starter 2010 InfoPath 2010 InfoPath 2013 Word Starter 2010 Еще. Меньше

Свойства документа (или метаданные) — это сведения о файле, которые его описывают или определяют. В число свойств документа входят его название, имя автора, тема и ключевые слова, указывающие на раздел или содержимое документа.

Свойства документов помогают упорядочивать и находить их. В этой статье объясняется, как добавить такие свойства в документ.

Свойства документа

Свойства документа делятся на четыре типа:

• Стандартные свойства. По умолчанию Microsoft 365 со стандартными свойствами, такими как автор, заголовок и тема. Для более простой организации и определения документов этим свойствам можно присвоить пользовательские текстовые значения. Например, в Word можно использовать свойство Keywords (теги), чтобы добавить ключевое слово «клиенты» в документы о продажах. Затем вы можете найти все документы о продажах по этому ключевому слову.
• Автоматически обновляемые свойства. К этим свойствам относятся системные свойства файлов (например, размер файла или даты создания или последнего изменения файла) и статистические данные, которые поддерживаются программами Microsoft 365 (например, количество слов или знаков в документе). Задавать или изменять автоматически обновляемые свойства нельзя. Для поиска и определения файлов можно использовать автоматически обновленные свойства. Например, вы можете найти все файлы, созданные после 3 августа 2015 г., или все файлы, которые были в последний раз изменены вчера.
• Настраиваемые свойства. Вы можете определить дополнительные настраиваемые свойства для Microsoft 365 документов. Пользовательским свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения да или нет. Имя пользовательского свойства можно выбрать в предлагаемом списке или определить самостоятельно. Дополнительные сведения см. в разделе Просмотр и создание настраиваемых свойств файла.
• Свойства библиотеки документов: это свойства, связанные с документами в библиотеке библиотека документов веб-сайте или в общедоступных папках. При создании новой библиотеки документов вы можете задать одно или несколько свойств и указать правила для их значений. При добавлении документа в библиотеку будет предложено указать значения обязательных свойств, а также изменить неправильные значения. Например, если библиотека используется для сбора рационализаторских предложений, вам может быть предложено задать такие свойства документа, как «Кем отправлено», «Дата», «Категория» и «Описание». Когда вы открываете документ из библиотеки документов в Word, Excel или PowerPoint, вы можете изменить и обновить эти свойства библиотеки документов, щелкнув Файл >Сведения. Все необходимые свойства из библиотеки документов обозначены красными границами на вкладке Сведения в Word, Excel иPowerPoint..

Если вы хотите вставить любое из этих свойств в документ Word, см. добавление имени файла, даты, автора или других свойств документа в заглавный или footer.

Просмотр и изменение стандартных свойств текущего файла

Используемое приложение Office:

1. Откройте вкладку Файл.
2. Выберите пункт Сведения.
3. Щелкните ссылку Просмотр и изменение свойств базы данных вверху страницы.
4. В диалоговом окне Свойства откройте нужную вкладку для выбора свойств, которые вы хотите просмотреть или изменить.
5. Нажмите кнопку ОК. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.
6. Снова щелкните вкладку Файл, чтобы вернуться к базе данных.

1. Откройте вкладку Файл.
2. Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства книги.
3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
4. Снова щелкните вкладку Файл, чтобы вернуться к книге. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены. Необязательные действия:
   • Чтобы отобразить другие свойства, щелкните ссылку Показать все свойства в нижней части страницы.
   • Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе и статистику, щелкните Свойства в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства. На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.

1. Откройте вкладку Файл.
2. Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства презентации.
3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
4. Снова щелкните вкладку Файл, чтобы вернуться к презентации. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены. Необязательные действия:
   • Чтобы отобразить другие свойства, щелкните ссылку Показать все свойства в нижней части страницы.
   • Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе и статистику, щелкните Свойства в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства. На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.

1. Откройте вкладку Файл.
2. Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства проекта.
3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
4. Снова щелкните вкладку Файл, чтобы вернуться к проекту. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены. Необязательные действия: Чтобы увидеть дополнительные свойства или статистические данные, щелкните Сведения о проекте в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства или Статистика проекта. На вкладке Сводка диалогового окна Свойства можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.

1. Откройте вкладку Файл.
2. Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства.
3. Снова щелкните вкладку Файл, чтобы вернуться к публикации. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.

Необязательные действия:

Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе и статистику, щелкните Свойства публикации в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства.

На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.

1. Откройте вкладку Файл.
2. Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства.
3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
4. Снова щелкните вкладку Файл, чтобы вернуться к публикации. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены. Необязательные действия:
   • Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе, щелкните Свойства в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства. На вкладке Сводка можно добавить или изменить свойства, например название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.
   • Чтобы добавить ссылку на связанные документы, щелкните Связанные документы внизу страницы Сведения и выберите команду Добавить ссылку на связанный документ.

1. Откройте вкладку Файл.
2. Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства документа.
3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое вы хотите обновить, и введите сведения. Обратите внимание на то, что для изменения некоторых метаданных, например имени автора, потребуется щелкнуть свойство правой кнопкой мыши и выбрать команду Удалить или Изменить.
4. Снова щелкните вкладку Файл, чтобы вернуться к документу. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены. Необязательные действия:
   • Чтобы отобразить другие свойства, щелкните ссылку Показать все свойства в нижней части страницы.
   • Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе и статистику, щелкните Свойства в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства. На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.

Просмотр и изменение настраиваемых свойств текущего файла

Настраиваемые свойства — это свойства, которые вы определяете для Microsoft 365 документа. Таким свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения «да» или «нет». Имя настраиваемого свойства можно выбрать в предлагаемом списке или определить самостоятельно.

1. Откройте вкладку Файл.
2. Выберите пункт Сведения.
3. Щелкните Свойства вверху страницы и выберите Дополнительные свойства.

• В Access выберите Просмотр и изменение свойств базы данных
• В Project нужно выбрать Project сведения
• В Publisher выберите свойства публикации
• В настоящее время просматривать и создавать настраиваемые свойства дляVisio файлов нельзя.

• Введите имя пользовательского свойства в поле Название или выберите его в списке.
• В списке Тип выберите тип данных для добавляемого свойства.
• Введите значение свойства в поле Значение. Тип введенного значения должен соответствовать типу, выбранному в списке Тип. Например, если в списке Тип выбран вариант Число, в поле Значение необходимо ввести число. Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются как текстовые.

Свойства документа

Свойства документа делятся на пять типов, указанных ниже.

• Стандартные свойства. По умолчанию Microsoft 365 со стандартными свойствами, такими как автор, заголовок и тема. Для более простой организации и определения документов этим свойствам можно присвоить пользовательские текстовые значения. Например, в Word можно использовать свойство Keywords (теги), чтобы добавить ключевое слово «клиенты» в свои файлы продаж. По этому ключевому слову можно найти все такие файлы.
• Автоматически обновляемые свойства. К этим свойствам относятся как системные свойства файлов (например, размер файла или даты создания или последнего изменения файла), так и статистические данные, которые поддерживаются программами Microsoft 365 (например, количество слов или знаков в документе). Задавать или изменять автоматически обновляемые свойства нельзя. Автоматически обновляемые свойства можно использовать для определения или поиска документов. По этим свойствам можно, например, найти все файлы, созданные после 3 августа 2005 г. или измененные последний раз вчера.
• Настраиваемые свойства. Вы можете определить дополнительные настраиваемые свойства для Microsoft 365 документов. Пользовательским свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения да или нет. Имя настраиваемого свойства можно выбрать в предлагаемом списке или определить самостоятельно.
• Свойства для организации. Если в организации настроена область сведений о документе, то документы пользователя могут иметь свойства, специфичные для его организации.
• Свойства библиотеки документов. Это свойства, связанные с документами в библиотека документов веб-сайте или в общедоступных папках. При создании новой библиотеки документов вы можете задать одно или несколько свойств и указать правила для их значений. При добавлении документа в библиотеку будет предложено указать значения обязательных свойств, а также изменить неправильные значения. Например, если библиотека используется для сбора рационализаторских предложений, вам может быть предложено задать такие свойства документа, как «Кем отправлено», «Дата», «Категория» и «Описание». Открыв документ из библиотеки документов в Word, Excel или PowerPoint, вы можете изменить и обновить эти свойства библиотеки документов в области сведений о документе.

Просмотр и изменение свойств текущего файла

Используемое приложение Office:

1. Откройте вкладку Файл.
2. Выберите пункт Сведения.
3. Щелкните ссылку Просмотр и изменение свойств базы данных вверху страницы.
4. В диалоговом окне Свойства откройте нужную вкладку для выбора свойств, которые вы хотите просмотреть или изменить.

Примечание: Если настройки области сведений о документе были изменены или документ, свойства которого требуется просмотреть, сохранен в библиотека документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные представления свойств документа.

1. Откройте вкладку Файл.
2. Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства книги.
3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
4. Снова откройте вкладку Файл, чтобы вернуться к книге. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены. Необязательные действия:
   • Чтобы отобразить другие свойства, щелкните ссылку Показать все свойства в нижней части страницы.
   • Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе и статистику, щелкните Свойства в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства. На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания. Чтобы просмотреть настраиваемые свойства, откройте вкладку Прочие.
   • Чтобы просмотреть свойства в области сведений о книге, щелкните Свойства вверху страницы и выберите команду Показать область сведений о документе.

Примечание: Если настройки области сведений о документе были изменены или документ, свойства которого требуется просмотреть, сохранен в библиотека документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные представления свойств документа.

1. Откройте вкладку Файл.
2. Выберите пункт Сведения, чтобы просмотреть статистику для формы.
3. Чтобы изменить значение свойств Имя, Идентификатор и Описание формы, нажмите кнопку Свойства шаблона формы и внесите изменения в соответствующие поля.
4. Чтобы отобразить эту форму в пользовательской категории в InfoPath Filler, установите флажок Разрешить пользовательскую категорию и введите имя категории.
5. Нажмите кнопку ОК.
6. Снова щелкните вкладку Файл, чтобы вернуться к форме. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены.

1. Откройте вкладку Файл.
2. Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства презентации.
3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
4. Снова откройте вкладку Файл, чтобы вернуться к презентации. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены. Необязательные действия:
   • Чтобы отобразить другие свойства, щелкните ссылку Показать все свойства в нижней части страницы.
   • Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе и статистику, щелкните Свойства в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства. На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания. Чтобы просмотреть настраиваемые свойства, откройте вкладку Прочие.
   • Чтобы просмотреть свойства в области сведений о книге, щелкните Свойства вверху страницы и выберите команду Показать область сведений о документе.

Примечание: Если настройки области сведений о документе были изменены или документ, свойства которого требуется просмотреть, сохранен в библиотека документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные представления свойств документа.

1. Откройте вкладку Файл.
2. Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства проекта.
3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
4. Снова откройте вкладку Файл, чтобы вернуться к проекту. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены. Необязательные действия: Чтобы увидеть дополнительные свойства или статистические данные, щелкните Сведения о проекте в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства или Статистика проекта. На вкладке Сводка диалогового окна Свойства можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания. Чтобы просмотреть настраиваемые свойства, в диалоговом окне Свойства откройте вкладку Прочие.

Примечание: Если настройки области сведений о документе были изменены или документ, свойства которого требуется просмотреть, сохранен в библиотека документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные представления свойств документа.

1. Откройте вкладку Файл.
2. Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства.
3. Снова откройте вкладку Файл, чтобы вернуться к публикации. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены. Необязательные действия: Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе и статистику, щелкните Свойства публикации в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства. На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания. Чтобы просмотреть настраиваемые свойства, откройте вкладку Прочие.

Примечание: Если настройки области сведений о документе были изменены или документ, свойства которого требуется просмотреть, сохранен в библиотека документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные представления свойств документа.

1. Откройте вкладку Файл.
2. Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства.
3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
4. Снова откройте вкладку Файл, чтобы вернуться к публикации. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены. Необязательные действия: Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе, щелкните Свойства в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства. На вкладке Сводка можно добавить или изменить свойства, например название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания.

• Чтобы добавить ссылку на связанные документы, щелкните Связанные документы внизу страницы Сведения и выберите команду Добавить ссылку на связанный документ.
• Если настройки области сведений о документе были изменены или документ, свойства которого требуется просмотреть, сохранен в библиотека документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные представления свойств документа.

1. Откройте вкладку Файл.
2. Щелкните элемент Сведения, чтобы просмотреть свойства документа.
3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое требуется обновить, и введите сведения.
4. Снова откройте вкладку Файл, чтобы вернуться к документу. Все внесенные изменения будут автоматически сохранены. Необязательные действия:
   • Чтобы отобразить другие свойства, щелкните ссылку Показать все свойства в нижней части страницы.
   • Чтобы открыть диалоговое окно «Свойства», в котором можно одновременно добавить или изменить все свойства, а также просмотреть сведения о документе и статистику, щелкните Свойства в верхней части страницы и выберите команду Дополнительные свойства. На вкладке Сводка можно добавить или изменить название, тему, автора, руководителя, компанию, категорию, ключевые слова (теги) и примечания. Чтобы просмотреть настраиваемые свойства, откройте вкладку Прочие.
   • Чтобы просмотреть свойства в области сведений о книге, щелкните Свойства вверху страницы и выберите команду Показать область сведений о документе.

Примечание: Если настройки области сведений о документе были изменены или документ, свойства которого требуется просмотреть, сохранен в библиотека документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные представления свойств документа.

Просмотр и создание настраиваемых свойств файла

Настраиваемые свойства — это свойства, которые вы определяете для Microsoft 365 документа. Пользовательским свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения да или нет. Имя настраиваемого свойства можно выбрать в предлагаемом списке или определить самостоятельно.