Как из outlook выгрузить письма в excel

Как из outlook выгрузить письма в excel

Argument ‘Topic id’ is null or empty

Сейчас на форуме

© Николай Павлов, Planetaexcel, 2006-2023
info@planetaexcel.ru

Использование любых материалов сайта допускается строго с указанием прямой ссылки на источник, упоминанием названия сайта, имени автора и неизменности исходного текста и иллюстраций.

ООО «Планета Эксел» ИНН 7735603520 ОГРН 1147746834949

ИП Павлов Николай Владимирович ИНН 633015842586 ОГРНИП 310633031600071

Экспорт сообщений электронной почты, контактов и элементов календаря в Outlook с помощью PST-файла

В этой статье мы обсудим, как экспортировать электронную почту, календарь и задачи Outlook в PST-файл, а затем импортировать данные в другую учетную запись электронной почты. PST-файл также можно использовать в качестве резервной копии в случае потери данных Outlook.

Например, предположим, что у вас есть почтовый ящик Microsoft 365 и учетная запись Gmail, и вы хотите переместить содержимое учетной записи Gmail в почтовый ящик Microsoft 365. Кроме того, вы переходите с Microsoft 365 для семьи или личной подписки на подписку Microsoft 365 для бизнеса. С помощью Outlook можно экспортировать элементы из существующей учетной записи и импортировать их в почтовый ящик Microsoft 365 для бизнеса.

Смотреть: экспорт или резервное копирование электронной почты, контактов и элементов календаря

Подготовка

Прежде чем приступить к экспорту, необходимо выполнить несколько действий, чтобы убедиться, что экспорт проходит гладко.

• В Outlook может быть несколько учетных записей электронной почты. Перед началом экспорта убедитесь, что выбрана правильная учетная запись электронной почты.
• Очистка почтового ящика. Управление размером почтового ящика. Сохраните нужное содержимое, а остальное оставьте позади.
• По умолчанию Outlook настроен на скачивание электронной почты за последние 1 год. Если вы хотите экспортировать все сообщения электронной почты, откройте Outlook, выберите Параметры учетной записи >Имя учетной записи и Параметры синхронизации и переместите ползунок в положение Все.
• Убедитесь, что PST-файл не экспортируются в расположение OneDrive. Если у вас есть автоматическая синхронизация, убедитесь, что она не синхронизируется с расположением OneDrive. OneDrive блокирует автоматическую синхронизацию PST-файлов Outlook.

Шаги. Экспорт электронной почты, контактов и элементов календаря из Outlook в PST-файл

Воспользуйтесь одним из перечисленных ниже наборов инструкций по экспорту.

Microsoft 365: экспорт элементов из почтового ящика Microsoft 365 в PST-файл

1. Если вы еще не используете Outlook, добавьте учетную запись электронной почты Microsoft 365 в приложение Outlook. После этого Outlook автоматически синхронизируется с Microsoft 365. Содержимое почтового ящика Microsoft 365 появится в Outlook. После этого можно переместить письма, контакты и элементы календаря в почтовый ящик Microsoft 365 с помощью Outlook.
2. В верхней части ленты Outlook щелкните вкладку Файл. Если на ленте нет элемента Файл, см. статью Какая у меня версия Outlook?, чтобы определить версию приложения и найти соответствующие инструкции по экспорту.
3. Выберите команды Открыть и экспортировать >Импорт и экспорт.
4. Выберите Экспорт в файл >Далее.
5. Щелкните Файл данных Outlook (PST-файл) >Далее.
6. Выберите имя учетной записи электронной почты, из которой нужно экспортировать элементы (см. рисунок ниже). За один раз можно экспортировать информацию только из одной учетной записи. Установите флажок Включить вложенные папки. Это гарантирует, что все в учетной записи будет экспортировано: папка «Входящие», «Календарь», «Контакты» и «Задачи». Нажмите кнопку Далее.
7. Нажмите кнопку Обзор и выберите место, где нужно сохранить Файл данных Outlook (PST). Введите имя файла и нажмите кнопку ОК для продолжения.

Примечание: Если вы уже использовали функцию экспорта, здесь будут указаны предыдущие папка и имя файла. Введите другое имя файла, затем нажмите кнопку OK.

• Создаваемый Файл данных Outlook (PST) можно защитить паролем. В диалоговом окне Создание файла данных Outlook введите пароль в поля Пароль и Подтверждение и нажмите кнопку OK. В диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку OK.
• При экспорте в уже существующий Файл данных Outlook (PST), защищенный паролем, в диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку OK.

После экспорта данных электронной почты в PST-файл их можно перенести в другое место. Вы можете импортировать их в другие учетные записи электронной почты. Сведения о том, как это сделать с помощью Outlook, см. в статье Импорт писем, контактов и календаря Outlook из PST-файла.

Outlook без Microsoft 365: экспорт элементов Outlook в PST-файл

1. В верхней части ленты Outlook щелкните вкладку Файл. Если на ленте нет элемента Файл, см. статью Какая у меня версия Outlook?, чтобы определить версию приложения и найти соответствующие инструкции по экспорту.
2. Выберите команды Открыть и экспортировать >Импорт и экспорт.
3. Выберите Экспорт в файл >Далее.
4. Выберите Файл данных Outlook (.pst) и нажмите кнопку Далее.
5. Выберите имя учетной записи электронной почты, из которой нужно экспортировать элементы (см. рисунок ниже). За один раз можно экспортировать информацию только из одной учетной записи. Установите флажок Включить вложенные папки. Это гарантирует, что все в учетной записи будет экспортировано: папка «Входящие», «Календарь», «Контакты» и «Задачи». Нажмите кнопку Далее.
6. Нажмите кнопку Обзор и выберите место, где нужно сохранить Файл данных Outlook (PST). Введите имя файла и нажмите кнопку ОК для продолжения.

Примечание: Если вы уже использовали функцию экспорта, здесь будут указаны предыдущие папка и имя файла. Введите другое имя файла, затем нажмите кнопку OK.

• Создаваемый Файл данных Outlook (PST) можно защитить паролем. В диалоговом окне Создание файла данных Outlook введите пароль в поля Пароль и Подтверждение и нажмите кнопку OK. В диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку OK.
• При экспорте в уже существующий Файл данных Outlook (PST), защищенный паролем, в диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку OK.

Данные Outlook, сохраненные в PST-файле, можно перенести в другое место. Можно сохранить PST-файл в OneDrive, а затем скачать его на новый компьютер. Также можно выполнить сохранение на переносной носитель, а затем импортировать электронную почту, контакты и календарь в Outlook.

Какие данные экспортируются?

• При экспорте электронной почты, контактов и данных календаря в PST-файл создается копия данных. Из Outlook ничего не исчезает. Вы сможете просматривать и использовать сообщения, контакты и данные календаря в Outlook.
• В Outlook при экспорте электронных писем также экспортируются все вложения.
• Outlook не экспортирует метаданные, такие как свойства папок (представления, разрешения и параметры автоархивации), а также правила обработки сообщений и списки заблокированных отправителей.

Важно: Если вы используете режим кэширования Exchange, Outlook будет экспортировать только элементы, уже находящиеся в кэше. По умолчанию ваш кэш содержит элементы за последние 12 месяцев. Чтобы экспортировать данные за более чем 12 месяцев, сначала отключите режим кэширования Exchange. Дополнительные сведения см. в статье Включение или отключение режима кэширования Exchange.

Когда следует экспортировать (создавать резервную копию) и импортировать PST-файл?

• Вы хотите переместить электронную почту из личной или семейной учетной записи Microsoft 365 в учетную запись электронной почты Microsoft 365 для бизнеса: Например, предположим, что у вас есть личная или семейная учетная запись электронной почты Майкрософт, alliebellew83@yahoo.com, и вы хотите переместить электронную почту в новую учетную запись электронной почты Microsoft 365 для бизнеса, alliebellew@contoso.com. Добавьте обе учетные записи в классическую версию Outlook. Подождите, пока не появятся все сообщения электронной почты (если их много, это может занять некоторое время). Затем с помощью Outlook экспортируйте сообщение электронной почты из alliebellew83@yahoo.com в PST-файл. Наконец, импортируйте PST-файл в учетную запись Microsoft 365 для бизнеса.
• Если вы хотите переместить электронную почту из одной учетной записи в другую: Например, предположим, что у вас есть старая учетная запись электронной почты Yahoo — vasilybut77@yahoo.com, и вы хотите перенести письма в новую учетную запись электронной почты Microsoft 365 — vasilybut78@contoso.com. Добавьте обе учетные записи в классическую версию Outlook. Подождите, пока не появятся все сообщения электронной почты (если их много, это может занять некоторое время). Затем с помощью Outlook экспортируйте электронную почту из учетной записи Yahoo в PST-файл. Наконец, импортируйте PST-файл в свою учетную запись Office 365.
• Когда вы меняете ПК: если вы переносите электронную почту с одного компьютера, на котором есть Outlook, на другой. Предположим, что на старом компьютере установлено приложение Outlook 2007, а вы только что купили компьютер с Outlook 2016. Экспортируйте данные электронной почты из Outlook 2007 (как описано в этой статье) и импортируйте их в Outlook 2016.
• Когда вы меняете ПК на Mac: если вы переносите электронную почту из Outlook на ПК и импортируете ее в Outlook 2016 для Mac.
• Если вы хотите регулярно создавать резервную копию всех писем, контактов и элементов календаря и сохранять ее в надежном месте. Создав PST-файл, скопируйте его в безопасное место: на USB-накопитель, на другой жесткий диск или в облачное хранилище, такое как OneDrive или Dropbox. Автоматического способа периодически выполнять резервное копирование всех элементов (старых и новых) не существует. Функция автоархивации архивирует только старые элементы и перемещает их, а не создает копию.
• Если вас интересует только резервное копирование контактов, см. статью Экспорт контактов из Outlook, чтобы скопировать контакты в CSV-файл.

Сохранение сообщения в файле

Outlook вы можете сохранить сообщение электронной почты несколькими вариантами. Например, получаемые сообщения можно сохранить как файл на компьютере или в другой папке Outlook. Сообщение, которое вы создаете, можно сохранить в черновике и завершить позже.

Совет: Хотите сохранить сообщение электронной почты в формате PDF? В Windows 10 с помощью команды Печать распечатайте сообщение в формате PDF. Дополнительные инструкции или инструкции для других версий Windows см. в документе Сохранение сообщения в формате PDF.

Сохранение сообщения в файле на компьютере или в облаке

1. Дважды щелкните сообщение, которое нужно сохранить, и в меню Файл выберите пункт Сохранить как.
2. В диалоговом окне Сохранить как в области папок выберите папку ,а затем — папку, в которой нужно сохранить файл.
3. В поле Имя файла введите имя файла.
4. В списке Тип файла примите тип по умолчанию или выберите в списке другой тип файла.

Сохранение сообщения в формате PDF

Outlook не включает PDF-файл как один из типов по умолчанию Сохранить как. С программа Microsoft Print To PDF, включенная в Windows 10, позволяет печатать любые сообщения электронной почты непосредственно в PDF-файл. Если у вас нетWindows 10 , вы можете сохранить сообщение электронной почты в формате HTML, открыть его в Word, а затем сохранить его в формате PDF с помощью функции «Сохранить как» в Word.

Сохранение PDF-файла в формате PDF в Windows 10

1. Откройте сообщение, которое вы хотите сохранить, и на вкладке Файл нажмите кнопку Печать.
2. В drop-down Printer (Принтер) выберите Microsoft Print to PDF (Печать в PDF).
3. Нажмите кнопку Печать.
4. В окне Сохранить как для печати выберите папку для PDF-файла и введите имя файла. Затем нажмите кнопку Сохранить.

Сохранение в формате PDF в других версиях Windows

1. Откройте сообщение, которое нужно сохранить, и на вкладке Файл нажмите кнопку Сохранить как.
2. В диалоговом окне Сохранить как в области папок выберите папку ,а затем — папку, в которой нужно сохранить файл.
3. В поле Имя файла введите имя файла.
4. В списке Тип сохранения выберите HTML, а затем — Сохранить.
5. Откройте Word и выберите файл >Открыть.
6. Выберите HTML-файл, сохраненный в шаге 4.
7. Выберите файл > сохранить как ,а затем выберите PDF (*.pdf) в формате файла, прежде чем напечатать сохранить.

Сохранение сообщения в другой Outlook папке

Если вы хотите сохранить сообщение в другой Outlook, самый простой способ сделать это — переместить или скопировать его в папку назначения. См. статью Перемещение или копирование элемента в другую папку.

2 быстрых способа экспортировать список всех помеченных писем Outlook в Excel

Например, чтобы своевременно обрабатывать все помеченные электронные письма или делиться ими с кем-то еще, вы можете экспортировать их в рабочий лист Excel. Здесь мы представим 2 подхода для его реализации. Первый использует стандартную функцию «Импорт и экспорт» после обнаружения помеченных писем. Честно говоря, немного утомительно. Таким образом, в последнем мы научим вас более удобному способу применения VBA.

Способ 1: вручную экспортировать все найденные помеченные электронные письма

1. Прежде всего, щелкните в поле поиска над списком рассылки.
2. Затем нажмите «Все почтовые элементы» в группе «Область действия» на вкладке «Поиск».
3. Затем нажмите кнопку «Помечено» в группе «Определить».
4. После того, как все помеченные электронные письма будут показаны в списке, выберите одно письмо и нажмите «Ctrl + A», чтобы выбрать их все.
5. Затем нажмите сочетание клавиш «Ctrl + Shift + V».
6. В новом диалоговом окне создайте новую папку в файле Outlook.
7. Позже выберите новую созданную папку и нажмите «ОК», чтобы переместить все найденные помеченные электронные письма в новую папку.
8. После этого нажмите «Файл» > «Открыть» > «Импорт»,
9. Во всплывающем диалоговом окне выберите «Экспорт в файл» > «Далее» > «Microsoft Excel 97-2003» > «Далее».
10. На новом экране выберите нужную папку и нажмите «Далее».
11. Затем следуйте указаниям мастера, чтобы завершить «Экспорт».
12. Вы получите новый файл Excel, показанный на следующем снимке экрана.

Способ 2: экспортировать список всех помеченных писем через VBA

1. В Outlook нажмите «Alt + F11», чтобы вызвать редактор VBA.
2. Затем включите «Объект MS Excel» в соответствии с «Как добавить объектную библиотекуrary Ссылка в VBA».
3. Затем скопируйте приведенный ниже код VBA в модуль.

Dim objExcelApp As Excel.Application Dim objExcelWorkbook As Excel.Workbook Dim objExcelWorksheet As Excel.Worksheet Sub ExportAllFlaggedEmailsToExcel() Dim objOutlookFile As Outlook.Folder Dim objFolder As Outlook.Folder 'Выберите исходный файл PST Set objOutlookFile = Outlook.Application.Session.PickFolder Если нет (objOutlookFile ничто), то «Создайте новый файл Excel. Установите objExcelApp = CreateObject("Excel.Application"). Установите objExcelWorkbook = objExcelApp.Workbooks.Add. objExcelWorksheet .Cells(1, 1) = "Тема" .Cells(1, 1).Font.Bold = True .Cells(1, 1) = "Start Date" .Cells(1, 2).Font.Bold = True .Cells(1, 3) = "Срок выполнения" .Cells(1, 3).Font.Bold = True .Cells(1, 4) = " From".Cells(1, 4).Font.Bold = True .Cells(1, 5) = "To" .Cells(1, 5).Font.Bold = True End With Для каждой папки objFolder В objOutlookFile.Folders If objFolder .DefaultItemType = olMailItem Then Call ProcessMailFolders(objFolder) End If Next objExcelWorksheet.Columns("A:E").AutoFit MsgBox "Completed!", vbInformation + vbOKOnly, "Export Emails" End If End Sub Sub ProcessMailFolders(ByVal objCurrentFolder As Outlook .Folder) Dim i As Long Dim objMail As Outlook.MailItem Dim objFlaggedMail As Outlook.MailItem Dim nLastRow As Integer Dim objSubfolder As Outlook.Folder For i = 1 To objCurrentFolder.Items.Count If objCurrentFolder.Items(i).Class = olMail Затем «Экспортируйте информацию о каждом отмеченном электронном письме в Excel. Установите objMail = objCurrentFolder.Items(i), если objMail.IsMarkedAsTask = True и objMail.FlagStatus <> olFlagComplete, затем установите objFlaggedMail = objMail с помощью objExcelWorksheet nLastRow = .Range("A" & . Rows.Count).End(xlUp).Row + 1 .Range("A" & nLastRow) = objFlaggedMail.Subject .Range("B" & nLastRow) = objFlaggedMail.TaskStartDate .Range("C" & nLastRow) = objFlaggedMail.TaskDueDate .Range("D" & nLastRow) = objFlaggedMail.SenderName .Range("E" & nLastRow) = objFlaggedMail.To End with End If End If Next i If objCurrentFolder .Folders.Count > 0 Затем для каждой objSubfolder в objCurrentFolder.Folders Вызовите ProcessMailFolders(objSubfolder) Next End If End Sub

1. Наконец, поместите курсор в подпрограмму «ExportAllFlaggedEmailsToExcel» и нажмите кнопку «F5».
2. Затем выберите файл Outlook в новом диалоговом окне.
3. Когда вы получите сообщение «Завершено», вы также получите новый файл Excel, как показано на рисунке ниже.

Защитите свой Outlook от коррупции

Outlook подвержен ошибкам и повреждению, поэтому для нас очень трудная задача защитить наши данные Outlook. Несомненно, мost Эффективным и практичным способом является регулярное резервное копирование данных для Outlook. В дополнение к этому нам также необходимо получить мощный и надежный инструмент исправления Outlook, такой как DataNumen Outlook Repair. Пригодится, если инструмент для ремонта входящих не оказывает никакого влияния.