Создание запроса, формы или отчета в Access
Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме таблицы и в представлении формы. Например, можно найти запись в режиме таблицы, а затем отредактировать ее в режиме формы.
- В области навигации выберите таблицу или запрос с данными.
- На вкладке Создание нажмите кнопку Другие формы и выберите пункт Разделенная форма.
Дополнительные сведения см. в разделе Создание разделенной формы.
Создание отчета
- На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер отчетов.
- Выберите таблицу или запрос, дважды щелкните каждое нужное поле в списке Доступные поля, чтобы добавить его в отчет, и нажмите кнопку Далее.
- Дважды щелкните поле, по которому должна производиться группировка, и нажмите кнопку Далее.
- Заполните остальные страницы мастера и нажмите кнопку Готово.
Создание простого запроса на выборку с помощью мастера
Запрос — это объект Microsoft Access, с помощью которого из базы данных извлекаются записи, отвечающие заданным условиям. Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно.
Мастер запросов автоматически выполняет основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Во втором случае следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса. Запрос можно также создать на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля. Для этого нужно сохранить фильтр как запрос.
Изменения структуры запроса, а также задание параметров включения данных в результирующую таблицу производятся в режиме конструктора.
Самый распространенный тип запросов — запросы на выборку. Они содержат в себе данные из одной или нескольких таблиц или запросов, а также результаты расчетов, выполненных со значениями полей: сумма, средние значения для всех записей или определенных групп записей, максимальное и минимальное значение в поле и т. д.
Для создания запрос на выборку с помощью мастера нужно выполнить следующие действия:
- 1. В окне Базы данных выбрать объект Запросы и нажать кнопку Создать.
- 2. В диалоговом окне Новый запрос (рис. 8.6) выбрать мастера Простой запрос.
- 3. В диалоговом окне Создание простых запросов (рис. 8.7) в списке Таблицы/запросы, содержащем все таблицы и запросы текущей базы данных, указать имя таблицы или запроса, на котором должен быть основан новый запрос.
- 4. Выбрать поля, которые должны включаться в запрос.
Для переноса поля из списка Доступные поля в Выбранные поля следует сделать на нем двойной щелчок, или выделить его и нажать кнопку с одним символом больше (>).
Перенос из списка Доступные поля в Выбранные поля всех данных, осуществляется нажатием кнопки с двойным символом много больше (>>).
т Формы и Отчеты Страницы 22 Макросы Модули
Простой запрос Перекрестный запрос Повторяющиеся записи Записи без подчиненных
Самостоятельное создание нового запроса.
База_зпр : база данных (формат Ассе$5 2002 — 2003)
ЬззСтфыть Конструктор ^Создать X -о ‘V
Создание запроса в режиме конструктора Создание запроса с помощью мастера
Рис. 8.6. Окно для работы с запросами в базах данных
Рис. 8.7. Выбор полей в запрос базы данных
Если в списке Выбранные поля окажется лишнее поле, то для его удаления необходимо выполнить на этом поле двойной щелчок или, выделив его, нажать кнопку с символом меньше (
Рис. 8.8. Создание итоговых запросов
Строго говоря, итоговые запросы не образуют самостоятельный тип запросов, скорее, это запросы на выборку с расширенными функциональными возможностями.
- 6. В окне Итоги активизировать название той операции, посредством которой будут подсчитаны итоговые значения.
- 7. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.
Если полученный запрос не соответствует требованиям, можно снова обратиться к мастеру или внести изменения в запрос в режиме Конструктора.
§ 5. Формирование запросов на выборку данных
.png)
С помощью запросов в базах данных выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировка и фильтрация. Запрос можно использовать для выполнения расчетов, объединения данных из разных таблиц, а также для добавления, изменения или удаления данных в таблице. Это очень гибкий инструмент, и существует много типов запросов, а выбор типа определяется назначением запроса.
Запрос — объект БД, который используется для реализации эффективного поиска и обработки данных.
Источником данных для запросов могут быть не только одна или несколько таблиц, но другие запросы. Запросы не хранят данные, а только отображают данные источников. На основе запросов могут быть построены формы и отчеты.
Самый распространенный вид запросов — запрос на выборку. Он предназначен для отбора данных из источника в соответствии с некоторым условием. Условие запроса — это выражение, которое СУБД сравнивает со значениями в полях запроса, чтобы определить, следует ли включать в результат записи, содержащие то или иное значение.
Запрос на выборку позволяет:
1. Просматривать значения только из полей, которые вас интересуют.
2. Просматривать записи, которые отвечают указанным вами условиям.
3. Использовать выражения в качестве полей.
По особенностям действия среди запросов на выборку можно выделить простые запросы, групповые запросы и запросы с вычисляемым полем.
Основные режимы работы с запросами в Access:
1. Режим таблицы. Отображает информацию запроса на выборку в режиме таблицы.
2. Конструктор. В этом режиме определяется структура запроса и условия выбора данных (см. Приложение к главе 1).
Создать запрос можно с помощью Мастера запросов либо в Конструкторе (пример 5.2).
Мастер запросов позволяет автоматически создавать запросы на выборку. Однако при использовании мастера не всегда можно контролировать процесс создания запроса, но таким способом запрос создается быстрее. Необходимо просто выполнить последовательность действий, предлагаемых мастером на каждом этапе (пример 5.3).
Основные этапы создания запроса на выборку:
1. Выбор инструмента создания запроса.
2. Определение вида запроса.
3. Выбор источника(ов) данных.
4. Добавление из источника(ов) данных полей, которые должен содержать запрос.
5. Определение условий, которые формируют набор записей в запросе.
6. Добавление группировки, сортировки и вычислений (может отсутствовать).
Действие простых запросов на выборку ограничивается отбором данных по некоторым условиям без их обработки.
Примеры записи условий в запросах:
Действие в запросе
Поля с числовым типом данных
Выбираются записи, у которых значение в этом поле больше 0 и меньше 8.
Выбираются записи, у которых значение в этом поле не равно 0.
Поля с текстовым типом данных
Если значение в поле записи равно Орша, то запись включается в результат запроса.
В результат запроса включаются записи, у которых значение соответствующего поля заканчивается на букву к. После выполнения запроса условие будет дополнено оператором Like, который позволяет использовать символы шаблона.
Правила записи условий для поля с типом данных Дата и время такие же, как для поля с числовым типом данных. После выполнения запроса в этом случае в условие будут добавлены знаки #.
Если необходимо найти несколько значений полей, можно использовать оператор In . Этот оператор позволяет выполнить проверку на равенство любому значению из списка, который задается в круглых скобках.
Если требуется использование нескольких условий для разных полей, необходимо учитывать, что между условиями, записанными в одной строке, выполняется логическая операция And , а между условиями, записанными в разных строках, выполняется логическая операция Or .
В режиме конструктора процесс создания запроса находится под вашим контролем, однако здесь есть вероятность допустить ошибку и необходимо больше времени, чем в мастере (пример 5.4).
После создания запроса на выборку его необходимо запустить, чтобы посмотреть результаты, т. е. открыть в режиме таблицы. Сохранив запрос, его можно использовать в качестве источника данных для формы, отчета или другого запроса.
Все запросы, которые рассмотрены в примерах 5.3 и 5.4 , содержат конкретные значения названий, имен, времени и т. д. Если требуется повторить такой запрос с другими значениями в условиях отбора, его нужно будет открыть в конструкторе, изменить условие и выполнить. Чтобы не делать многократно этих операций, можно создать запрос с параметрами. При выполнении такого запроса выдается диалоговое окно Введите значение параметра, в котором пользователь может ввести конкретное значение, а затем получить нужный результат. Параметр запроса определяется в строке Условие отбора конструктора для столбца, содержащего запрашиваемые значения. Параметром является слово или фраза, заключенные в квадратные скобки. Параметр будет выдаваться в виде приглашения в диалоговом окне при выполнении запроса (пример 5.5).
В запросах так же, как и в отчетах, можно создавать вычисляемые поля. Для решения ряда вопросов работы с данными используется запрос итоговых значений. Такой запрос представляет собой запрос на выборку, позволяющий группировать данные и производить вычисления.
В запросе итоговых значений в вычисляемом поле используют статистические функции. Задать статистическую функцию для вычисления итоговых значений по каждому из полей запроса можно путем выбора ее из раскрывающегося списка, который появляется после установки курсора в строке Групповая операция (пример 5.6).
Наряду с запросами на выборку часто применяются запросы на действие. С помощью таких запросов можно обновлять значения полей записей, добавлять новые или удалять уже существующие записи. В СУБД Access такие запросы можно создать в режиме конструктора, воспользовавшись инструментами группы Тип запроса:
Пример 5.1. Режимы работы с запросами.
Режим SQL позволяет создавать и просматривать запросы с помощью инструкций языка SQL.
SQL (англ. structured query language — язык структурированных запросов). Применяется для создания, редактирования и управления данными в реляционной базе данных.
Пример 5.2. Группа инструментов Запросы вкладки Создание.
Пример 5.3. Создание запроса на выборку с помощью Мастера запросов.
1. Выбрать инструмент .
2. Выбрать вид запроса.
3. Выбрать источник данных.
4. Задать поле, содержащее повторяющееся значение.
5. Выбрать поля для отображения вместе с повторяющимися значениями.
6. Просмотреть и/или сохранить запрос.
Пример 5.4. Создание простых запросов на выборку с помощью Конструктора запросов.
1. Выбрать инструмент
2. Выбрать источник данных.
3. Добавить поля таблицы, которые будет содержать запрос. Для этого выполнить двойной щелчок по каждому из названий полей в макете таблицы.
4. Записать условие формирования набора записей в запросе.
4.1. Выбор по полю с текстовым типом данных.
4.2. Выбор по полю с числовым типом данных.
4.3. Использование составного условия.
5. Сохранить запросы.
Пример 5.5. Создание запроса с параметрами.
1. Открыть один из запросов, созданных в примере 5.4 в конструкторе.
2. Изменить условия отбора на:
3. Сохранить с новым именем и открыть в режиме таблицы.
4. В диалоговом окне набрать одно из названий кинотеатра.
5. Просмотреть запрос.
Пример 5.6. Создание итогового запроса.
Создать итоговый запрос, определяющий, сколько мальчиков и сколько девочек посещают факультатив по математике.
1. Источник данных — таблица «Учащиеся».
2. Создать запрос с помощью конструктора (добавить в запрос только поле «Пол»).
3. Сгруппировать данные по полю «Пол» (нажать кнопку в группе Показать или скрыть).
4. Добавить вычисляемое поле (в строке нового поля Групповая операция в списке выбрать функцию Count).
5. Сохранить и просмотреть запрос.
Вопросы к параграфу
1. Для чего предназначены запросы?
2. Какие объекты баз данных могут быть источником данных для запросов?
3. Что представляет собой запрос на выборку?
4. Что такое условие запроса?
5. С помощью каких инструментов можно создавать запросы?
6. Можно ли добавлять группировку и сортировку записей в запрос?
7. Можно ли организовать вычисления в запросе?
Упражнения
1. Для таблицы «Резиденты ПВТ» базы данных «ПВТ.accdb» с помощью запросов на выборку измените порядок следования полей, сделайте невидимыми указанные поля, отсортируйте записи по предложенному критерию. Для этого выполните перечисленные действия:Для таблицы «Монеты» базы данных «Памятные монеты.accdb» создайте запросы для вывода на экран записей, отображающих информацию о монетах:
- Выберите Конструктор запросов.
- В диалоговом окне Добавление таблицы укажите на таблицу «Резиденты ПВТ» и нажмите кнопку , а затем кнопку .
- Выполните отбор полей. Для этого из списка полей таблицы «Резиденты ПВТ» двойным щелчком разместите поля таблицы (кроме поля «Логотип») на бланке запроса в строке Поле.
- Установите критерии отбора для вывода на экран полей: «Наименование», «Год основания», «Вид деятельности». Для этого в строке конструктора запросов Вывод на экран отключите флажки для полей: «Адрес», «Телефон».
- Перейдите в режим таблицы. Убедитесь, что видимыми остались только отобранные поля. Вернитесь в режим конструктора запросов.
- Переместите столбец «Вид деятельности» на второе место. Для этого выделите столбец «Вид деятельности» и перетащите его в нужное место.
- Сохраните запрос.
2. Для таблицы «Монеты» базы данных «Памятные монеты.accdb» создайте запросы для вывода на экран записей, отображающих информацию о монетах:
- изготовленных из золота;
- золотых и медно-никелевых;
- кроме тех, у которых в поле «Особенности» стоит прочерк;
- дешевле 50 рублей;
- массой 28,28 г или 33,63 г;
- номиналом 20 и 50 рублей;
- из золота и имеющих диаметр 22 мм.
3. Для таблицы «Вершины» базы данных «Вершины мира.accdb» создайте запрос с параметром. После применения запроса на экран будут выведены сведения о вершинах определенной горной системы. Для этого:
- В конструкторе в строке Условие отбора в поле «Горная система» добавьте [Введите горную систему].
- Просмотрите запрос в режиме таблицы. При этом появится диалоговое окно. Введите значение параметра (например, «Гималаи»).
4. Для таблицы «Вершины» базы данных «Вершины мира.accdb» создайте итоговый запрос с группировкой по полю «Континент» и вычисляемым полем, определяющим высоту самой высокой вершины континента. Для этого:
- Создайте запрос с помощью конструктора. В запрос добавьте только поля «Континент» и «Высота, м».
- Сгруппируйте данные по полю «Континент».
- Добавить функцию Max для нахождения вершины максимальной высоты:
5. Для таблицы «Монеты» базы данных «Памятные монеты.accdb» создайте итоговые запросы, определяющие:
- Самую дешевую монету соответствующего номинала.
- Самую большую из монет соответствующего металла.
- Суммарную стоимость монет соответствующего металла.
6. Для таблицы «Товары» базы данных «Остатки товаров на складе.accdb» создайте запрос с вычисляемым полем «Стоимость». Стоимость вычислите как [Цена]*[Количество]. Для этого:
- Создайте запрос с помощью конструктора. В запрос добавьте поля «Номер склада», «Наименование», «Поставщик», «Цена», «Количество».
- Добавьте в запрос новое поле. В строке Поле введите выражение для вычисления: Стоимость: [Цена]*[Количество].
- Сохраните запрос и откройте его в режиме таблицы.
7. На основе запроса, созданного в упражнении 6, подготовьте отчет и форму. Используйте для этого конструктор отчетов и форм. Параметры форматирования подберите самостоятельно.
Создание простого запроса на выборку
Если вам нужно выбрать определенные данные из одного или нескольких источников, можно воспользоваться запросом на выборку. Запрос на выборку позволяет получить только необходимые сведения, а также помогает объединять информацию из нескольких источников. В качестве источников данных для запросов на выборку можно использовать таблицы и другие такие же запросы. В этом разделе вкратце рассматриваются запросы на выборку и предлагаются пошаговые инструкции по их созданию с помощью Мастера запросов либо в Конструктор.
Если вы хотите узнать больше о принципах работы запросов на примере базы данных Northwind, ознакомьтесь со статьей Общие сведения о запросах.
В этой статье
- Общие сведения
- Создание запроса SELECT с помощью мастера запросов
- Создание запроса в режиме конструктора
Общие сведения
Когда возникает потребность в каких-то данных, редко бывает необходимо все содержимое одной таблицы. Например, если вам нужна информация из таблицы контактов, как правило, речь идет о конкретной записи или только о номере телефона. Иногда бывает необходимо объединить данные сразу из нескольких таблиц, например совместить информацию о клиентах со сведениями о заказчиках. Для выбора необходимых данных используются запросы на выборку.
Запрос на выборку — это объект базы данных, отображающий сведения в Режим таблицы. Запрос не хранит данные, он отображает данные, хранящиеся в таблицах. Запрос может отображать данные из одной или нескольких таблиц, из других запросов или из комбинации двух таблиц.
Преимущества запросов
Запрос позволяет выполнять перечисленные ниже задачи.
-
Просматривать значения только из полей, которые вас интересуют. При открытии таблицы отображаются все поля. Вы можете сохранить запрос, который выдает лишь некоторые из них.
Примечание: Запрос только возвращает данные, но не сохраняет их. При сохранении запроса вы не сохраняете копию соответствующих данных.
Основные этапы создания запроса на выборку
Вы можете создать запрос на выборку с помощью мастера или конструктора запросов. Некоторые элементы недоступны в мастере, однако их можно добавить позже из конструктора. Хотя это разные способы, основные этапы аналогичны.
- Выберите таблицы или запросы, которые хотите использовать в качестве источников данных.
- Укажите поля из источников данных, которые хотите включить в результаты.
- Также можно задать условия, которые ограничивают набор возвращаемых запросов записей.
Создав запрос на выборку, запустите его, чтобы посмотреть результаты. Чтобы выполнить запрос на выборку, откройте его в режиме таблицы. Сохранив запрос, вы сможете использовать его позже (например, в качестве источника данных для формы, отчета или другого запроса).
Создание запроса на выборку с помощью мастера запросов
Мастер позволяет автоматически создать запрос на выборку. При использовании мастера вы не полностью контролируете все детали процесса, однако таким способом запрос обычно создается быстрее. Кроме того, мастер иногда обнаруживает в запросе простые ошибки и предлагает выбрать другое действие.
Подготовка
Если вы используете поля из источников данных, которые не связаны между собой, мастер запросов предлагает создать между ними отношения. Он откроет окно отношений, однако если вы внесете какие-то изменения, то вам потребуется перезапустить мастер. Таким образом, перед запуском мастера имеет смысл сразу создать все отношения, которые потребуются вашему запросу.
Дополнительную информацию о создании отношений между таблицами можно найти в статье Руководство по связям между таблицами.
Использование мастера запросов
- На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Мастер запросов.
- В диалоговом окне Новый запрос выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку ОК.
- Теперь добавьте поля. Вы можете добавить до 255 полей из 32 таблиц или запросов. Для каждого поля выполните два указанных ниже действия.
- В разделе Таблицы и запросы щелкните таблицу или запрос, содержащие поле.
- В разделе Доступные поля дважды щелкните поле, чтобы добавить его в список Выбранные поля. Если вы хотите добавить в запрос все поля, нажмите кнопку с двумя стрелками вправо (>>).
- Добавив в запрос все необходимые поля, нажмите кнопку Далее.
- Если вы не добавили ни одного числового поля (поля, содержащего числовые данные), перейдите к действию 9. При добавлении числового поля вам потребуется выбрать, что именно вернет запрос: подробности или итоговые данные. Выполните одно из указанных ниже действий.
- Если вы хотите просмотреть отдельные записи, выберите пункт подробный и нажмите кнопку Далее. Перейдите к действию 9.
- Если вам нужны итоговые числовые данные, например средние значения, выберите пункт итоговый и нажмите кнопку Итоги.
- В диалоговом окне Итоги укажите необходимые поля и типы итоговых данных. В списке будут доступны только числовые поля. Для каждого числового поля выберите одну из перечисленных ниже функций.
- Sum — запрос вернет сумму всех значений, указанных в поле.
- Avg — запрос вернет среднее значение поля.
- Min — запрос вернет минимальное значение, указанное в поле.
- Max — запрос вернет максимальное значение, указанное в поле.
- Если вы хотите, чтобы в результатах запроса отобразилось число записей в источнике данных, установите соответствующий флажок Подсчет числа записей в (название источника данных).
- Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Итоги.
- Если вы не добавили в запрос ни одного поля даты и времени, перейдите к действию 9. Если вы добавили в запрос поля даты и времени, мастер запросов предложит вам выбрать способ группировки значений даты. Предположим, вы добавили в запрос числовое поле («Цена») и поле даты и времени («Время_транзакции»), а затем в диалоговом окне Итоги указали, что хотите отобразить среднее значение по числовому полю «Цена». Поскольку вы добавили поле даты и времени, вы можете подсчитать итоговые величины для каждого уникального значения даты и времени, например для каждого месяца, квартала или года.
Выберите период, который хотите использовать для группировки значений даты и времени, а затем нажмите кнопку Далее.
Примечание: В режиме конструктора для группировки значений по периодам можно использовать выражения, однако в мастере доступны только указанные здесь варианты.
Создание запроса в режиме конструктора
В режиме конструктора можно вручную создать запрос на выборку. В этом режиме вы полнее контролируете процесс создания запроса, однако здесь легче допустить ошибку и необходимо больше времени, чем в мастере.
Создание запроса
- Действие 1. Добавьте источники данных
- Действие 2. Соедините связанные источники данных
- Действие 3. Добавьте выводимые поля
- Действие 4. Укажите условия
- Действие 5. Рассчитайте итоговые значения
- Действие 6. Просмотрите результаты
Действие 1. Добавьте источники данных
При использовании конструктора для добавления источников данных источники данных и поля добавляются отдельными шагами. Однако вы всегда можете добавить дополнительные источники позже.
- На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.
- Дважды щелкните каждый источник данных, который вы хотите использовать, или выберите каждый источник данных, а затем нажмите кнопку Добавить.
Автоматическое соединение
Если между добавляемыми источниками данных уже заданы отношения, они автоматически добавляются в запрос в качестве соединений. Соединения определяют, как именно следует объединять данные из связанных источников. Access также автоматически создает соединение между двумя таблицами, если они содержат поля с совместимыми типами данных и одно из них — первичный ключ.
Вы можете настроить соединения, добавленные приложением Access. Access выбирает тип создаваемого соединения на основе отношения, которое ему соответствует. Если Access создает соединение, но для него не определено отношение, Access добавляет внутреннее соединение.
Если приложение Access при добавлении источников данных автоматически создало соединения правильных типов, вы можете перейти к действию 3 (добавление выводимых полей).
Повторное использование одного источника данных
В некоторых случаях требуется объединить две копии одной и той же таблицы или запроса, называемые самосоединение, который объединяет записи из одной таблицы при наличии совпадающих значений в объединенных полях. Например, предположим, что у вас есть таблица «Сотрудники», в которой в поле ReportsTo для записи каждого сотрудника вместо имени отображается идентификатор руководителя. Вместо этого можно использовать самостоятельное присоединение, чтобы отобразить имя руководителя в записи каждого сотрудника.
При добавлении источника данных во второй раз Access присвоит имени второго экземпляра окончание «_1». Например, при повторном добавлении таблицы «Сотрудники» ее второй экземпляр будет называться «Сотрудники_1».
Действие 2. Соедините связанные источники данных
Если источники данных, добавляемые в запрос, уже имеют связи, Access автоматически создает внутреннее соединение для каждой связи. Если применяется целостность данных, Access также отображает «1» над строкой соединения, чтобы показать, какая таблица находится на одной стороне отношение «один-ко-многим» и символ бесконечности (∞), чтобы показать, какая таблица находится на стороне «многие».
Если вы добавили в запрос другие запросы и не создали между ними отношения, Access не создает автоматических соединений ни между ними, ни между запросами и таблицами, которые не связаны между собой. Если Access не создает соединения при добавлении источников данных, как правило, их следует создать вручную. Источники данных, которые не соединены с другими источниками, могут привести к проблемам в результатах запроса.
Кроме того, можно сменить тип соединения с внутреннего на внешнее соединение, чтобы запрос включал больше записей.
Добавление соединения
- Чтобы создать соединение, перетащите поле из одного источника данных в соответствующее поле в другом источнике. Access добавит линию между двумя полями, чтобы показать, что они соединены.
Изменение соединения
- Дважды щелкните соединение, которое требуется изменить. Откроется диалоговое окно Параметры соединения.
- Ознакомьтесь с тремя вариантами в диалоговом окне Параметры соединения.
- Выберите нужный вариант и нажмите кнопку ОК.
После создания соединений можно добавить выводимые поля: они будут содержать данные, которые должны отображаться в результатах.
Действие 3. Добавьте выводимые поля
Вы можете легко добавить поле из любого источника данных, добавленного в действии 1.
-
Для этого перетащите поле из источника в верхней области окна конструктора запросов вниз в строку Поле бланка запроса (в нижней части окна конструктора). При добавлении поля таким образом Access автоматически заполняет строку Таблица в таблице конструктора в соответствии с источником данных поля.
Совет: Чтобы быстро добавить все поля в строку «Поле» бланка запроса, дважды щелкните имя таблицы или запроса в верхней области, чтобы выделить все поля в нем, а затем перетащите их все сразу вниз на бланк.
Использование выражения в качестве выводимого поля
Вы можете использовать выражение в качестве выводимого поля для вычислений или создания результатов запроса с помощью функции. В выражениях могут использоваться данные из любых источников запроса, а также функции, например Format или InStr, константы и арифметические операторы.
- В пустом столбце таблицы запроса щелкните строку Поле правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Масштаб.
- В поле Масштаб введите или вставьте необходимое выражение. Перед выражением введите имя, которое хотите использовать для результата выражения, а после него — двоеточие. Например, чтобы обозначить результат выражения как «Последнее обновление», введите перед ним фразу Последнее обновление:.
Примечание: С помощью выражений можно выполнять самые разные задачи. Их подробное рассмотрение выходит за рамки этой статьи. Дополнительные сведения о создании выражений см. в статье Создание выражений.
Действие 4. Укажите условия
Этот этап является необязательным.
С помощью условий можно ограничить количество записей, которые возвращает запрос, выбирая только те из них, значения полей в которых отвечают заданным критериям.
Определение условий для выводимого поля
- В таблице конструктора запросов в строке Условие отбора поля, значения в котором вы хотите отфильтровать, введите выражение, которому должны удовлетворять значения в поле для включения в результат. Например, чтобы включить в запрос только записи, в которых в поле «Город» указано «Рязань», введите Рязань в строке Условие отбора под этим полем. Различные примеры выражений условий для запросов можно найти в статье Примеры условий запроса.
- Укажите альтернативные условия в строке или под строкой Условие отбора. Когда указаны альтернативные условия, запись включается в результаты запроса, если значение соответствующего поля удовлетворяет любому из указанных условий.
Условия для нескольких полей
Условия можно задать для нескольких полей. В этом случае для включения записи в результаты должны выполняться все условия в соответствующей строке Условия отбора либо Или.
Настройка условий на основе поля, которое не включается в вывод
Вы можете добавить в запрос поле, но не включать его значения в выводимые результаты. Это позволяет использовать содержимое поля для ограничения результатов, но при этом не отображать его.
- Добавьте поле в таблицу запроса.
- Снимите для него флажок в строке Показывать.
- Задайте условия, как для выводимого поля.
Действие 5. Рассчитайте итоговые значения
Этот этап является необязательным.
Вы также можете вычислить итоговые значения для числовых данных. Например, может потребоваться просмотреть среднюю цену или общий объем продаж.
Для расчета итоговых значений в запросе используется строка Итого. По умолчанию строка Итого не отображается в режиме конструктора.
- Открыв запрос в режиме конструктора , на вкладке Конструктор запросов в группе Показать и скрыть щелкните Итоги. Access отобразит строку Итого на бланке запроса.
- Для каждого необходимого поля в строке Итого выберите нужную функцию. Набор доступных функций зависит от типа данных в поле. Дополнительные сведения о функциях строки итогов в запросах см. в статье Отображение итогов столбцов в таблице с помощью строки итогов.
Действие 6. Просмотрите результаты
Чтобы просмотреть результаты запроса, на вкладке Конструктор запросов нажмите кнопку Выполнить. Access отобразит результаты запроса в режиме таблицы.
Чтобы вернуться в режим конструктора и внести в запрос изменения, щелкните Главная > Вид > Конструктор.
Настраивайте поля, выражения или условия и повторно выполняйте запрос, пока он не будет возвращать нужные данные.