Задание размера поля
С помощью свойства «Размер поля» у числовых полей в таблицах Access можно регулировать объем, занимаемый записями в базе данных. Размер можно менять и у текстовых полей, хотя эффект этого с точки зрения экономии пространства не так заметен.
Примечание: Функции, описанные в этой статье, не относятся к веб-приложениям и веб-базам данных Access.
В этой статье
- Результат изменения размера поля
- Изменение размера числового поля
- Изменение размера текстового поля
Результат изменения размера поля
Можно менять размер как пустого поля, так и поля, которое уже содержит данные. Результат изменения размера поля зависит от того, содержит ли оно данные.
- Если поле не содержит данных При изменении размера поля устанавливается предельный размер новых значений в этом поле. Для числовых полей размер точно определяет объем дискового пространства, используемого приложением Access для хранения каждого значения соответствующего поля. Для текстовых полей размер поля определяет максимальный объем дискового пространства, который Access может выделить для каждого значения этого поле.
- Если поле содержит данные При изменении размера поля Access обрезает все значения в поле, которые превышают заданный размер, а также ограничивает размер новых значений данных в поле, как описано выше.
Изменение размера числового поля
Совет: Если поле, размер которого необходимо изменить, уже содержит данные, перед продолжением рекомендуется создать резервную копию базы.
- В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, содержащую поле, которое нужно изменить, и выберите команду Конструктор.
- В сетке конструктора таблицы выберите поле, размер которого необходимо изменить.
- В области Свойства поля на вкладке Общие укажите новый размер поля в качестве значения свойства Размер поля. Можно выбрать одно из значений, перечисленных ниже.
- Байт — для целых чисел от 0 до 255. Для хранения требуется 1 байт.
- Целое число — для целых чисел от -32 768 до +32 767. Для хранения требуется 2 байта.
- Длинное целое — для целых чисел от -2 147 483 648 до +2 147 483 647. Для хранения требуется 4 байта.
Совет: Тип данных «Длинное целое» следует использовать при создании внешнего ключа для связывания поля с полем первичного ключа другой таблицы, которое имеет тип данных «Счетчик».
Примечание: Репликация не поддерживается для файлов формата ACCDB.
Изменение размера текстового поля
Совет: Если поле, размер которого необходимо изменить, уже содержит данные, перед продолжением рекомендуется создать резервную копию базы.
- В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, содержащую поле, которое нужно изменить, и выберите команду Конструктор.
- В сетке конструктора таблицы выберите поле, размер которого необходимо изменить.
- В области Свойства поля на вкладке Общие укажите новый размер поля в качестве значения свойства Размер поля. Введите значение от 1 до 255. Это число определяет максимальное количество символов, содержащихся в каждом из значений. Для больших полей используйте тип данных Memo (в Access 2016 — «Длинный текст»).
Примечание: Для данных в текстовых полях (в Access 2016 — «Краткий текст») Access не резервирует больше места, чем необходимо для хранения фактических значений. Свойство Размер поля определяет размер максимального значения поля.
Ограничения типов данных MS Access
Часто возникает необходимость уменьшить размер базы данных Access из-за ограничения 2 ГБ. Сделать это можно путем правильного выбора типа данных, от которого зависит размер поля и размер самой базы данных.
При выборе типа данных необходимо учитывать следующие ограничения:
- Текстовый: 255 символов (255 байт).
- Целое: интервал от -32768 до 32767 (2 байта).
- Длинное целое: интервал от -2147483648 до 2147483647 (4 байта).
- Одинарное с плавающей точкой: интервал от -3.4х10 38 до 3.4х10 38 , максимум 7 цифр после запятой (4 байта).
- Двойное с плавающей точкой: интервал от -1.8х10 308 до 1.8х10 308 , максимум 15 цифр после запятой (8 байт).
Как сделать размер поля в access?
Основные свойства полей MS Access зависят от выбранного типа данных. Если открыть таблицу в режиме конструктора, то весь набор свойств выбранного поля будет представлен в нижней части окна на двух вкладках: Общие (General) и Подстановка (Lookup). Приведем свойства полей, наиболее важные на первом этапе изучения баз данных.
- Размер поля (Field Size) позволяет для текстового и числового поля уточнить тип данных или размер, задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Для поля с типом данных Текстовый (Text) задается размер от 1 до 255 знаков. Для поля с типом данных Числовой (Number) можно задать:
- Байт (Byte) для целых чисел от 0 до 255, длина поля 1 байт;
- Целое (Integer) для целых чисел от –32 768 до +32 767, занимает 2 байта;
- Длинное целое (Long Integer) для целых чисел от –2 147 483 648 до
+2 147 483 647, занимает 4 байта; - Одинарное с плавающей точкой (Single) для чисел от –3,4 1038 до
+3,4 1038 с точностью до 7 знаков, занимает 4 байта; - Двойное с плавающей точкой (Double) для чисел от –1,797 10308 до
+1,797 10308 с числом отображаемых десятичных знаков до 15, занимает
8 байтов; - Действительное (Decimal) для целых чисел от –1038 до +1038 (при работе с
проектами, которые хранятся в файлах типа adp) и от –1028 до 1028 (mdb и
accdb) с числом отображаемых десятичных знаков до 28, занимает 12 байтов; - Код репликации (Replication ID). Глобальный уникальный идентификатор (Globally unique identifier, GUID), занимает 16 байтов. Эти длинные генерируемые случайным образом значения обеспечивают малую вероятность их совпадения. Поля такого типа используются Access для создания системных уникальных идентификаторов реплик, наборов реплик, таблиц, записей и других объектов при репликации баз данных. Могут быть использованы в приложениях пользователя для идентификации строк таблицы, например для идентификации товаров.
Для поля с типом данных Счетчик (AutoNumber) можно задать:
- Длинное целое (Long Integer) — 4 байта;
- Код репликации (Replication ID) — 16 байтов.
Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохраняемых значений, т. к. сохранение таких полей требует меньше памяти, и обработка данных меньшего размера выполняется быстрее.
- Формат поля (Format) является форматом отображения выбранного типа данных при выводе их на экран или печать в режиме таблицы, в форме или отчете. В Access определены встроенные стандартные форматы отображения для полей с такими типами данных как Числовой (Number), Дата/время (Date/Time), Логический (Yes/No) и Денежный (Currency). Ряд этих форматов совпадает с настройкой региональных форматов, определяемых в окне Язык и региональные стандарты в Панели правления Windows. Пользователь может создать собственный формат для всех типов данных, кроме Поле объекта OLE (OLE Object), с помощью символов форматирования.
- Число десятичных знаков (Decimal Places) задает для числового и денежного типов данных количество знаков после запятой. Можно задать число от 0 до 15. По умолчанию (значение Авто (Auto)) это число определяется установкой в свойстве Формат поля (Format). Следует иметь в виду, что установка этого свойства не действует, если свойство Формат поля (Format) не установлено или выбрано значение Основной (General Namber). Свойство Число десятичных знаков (Decimal Places) влияет только на количество десятичных знаков, отображаемых на экране, и не влияет на число сохраняемых десятичных знаков. Для изменения числа сохраняемых знаков нужно изменить свойство Размер поля (Field Size).
- Подпись (Caption) поля задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах.
- Описание (Description) — краткий пользовательский комментарий к полю.
- Значение по умолчанию (Default Value) определяет текст или выражение, значение которого автоматически вводится в поле при создании новой записи. Например, если задана функция =Now(), то в поле введется текущая дата и время. При добавлении записи в таблицу можно оставить значение, введенное по умолчанию, или ввести другое. Свойство Значение по умолчанию (Default Value) используется только при создании новой записи. Максимальная длина значения свойства составляет 255 знаков. Свойство не определено для полей с типом данных Счетчик (AutoNumber) или Поле объекта OLE (OLE Object).
- Условие на значение (Validation Rule) позволяет осуществлять контроль ввода, задает ограничения на вводимые значения, при нарушении условий запрещает ввод и выводит текст, заданный свойством Сообщение об ошибке (Validation Text).
- Сообщение об ошибке (Validation Text) задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение (Validation Rule).
ВНИМАНИЕ!
Элементы управления, созданные в формах или отчетах на основе поля таблицы, наследуют установленные для этого поля свойства. Благодаря этому не понадобится определять свойства индивидуально для каждого связанного с полем элемента управления.
В следующем уроке рассмотри процесс создания таблиц в MS Access.
Информатика Свойства полей в Access просмотров — 1126
Типы полей в Access
Текстовый – используется для хранения текстовой информации. Это бывают любые символы, количеством не более 255.
Поле МЕМО – предназначен для данных объемом до 64 тыс. символов. Это может быть текст или комбинация текста и чисел.
Числовой – предназначен для данных, которые могут использоваться в математических расчетах.
Дата/время – значения вводятся в поля в стандартном формате, к примеру, 20.01.98 или 12:15. При этом пользователь может создать и собственный формат.
Денежный – предназначен для хранения точного значения очень больших чисел (15 знаков слева от запятой и 4 — справа). Система поддерживает шесть стандартных форматов, к примеру, основной — 3456,789; фиксированный — 514,75; денежный – 2500 р., но пользователь может также создать собственный формат.
Счетчик– при использовании этого типа полю автоматически присваивается числовое значение. Это бывают последовательные числа, начиная с 1 или случайные числа. Значения полей этого типа пользователь изменить не может.
Логический – поле может принимать только два значения: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл.
Поле объекта OLE – данный тип поля предназначен для хранения объектов, созданных в других приложениях Windows (документов, таблиц, графиков, рисунков, звуковой информации и др.).
Размер поля – система допускает для текстового поля максимальное число символов — 255. По умолчанию устанавливается 50. Для числового поля по умолчанию устанавливается размер до 15 десятичных знаков.
Формат поля – определяет, в каком виде число, набираемое на клавиатуре, выводится на экран. Система поддерживает семь форматов. К примеру, денежный формат выводит на экран символ денежной единицы.
Маска ввода – используется в том случае, если всœе значения поля должны иметь один формат. К примеру, номер телœефона, дата͵ почтовый индекс и т.п. Маска может состоять из трех частей, разделœенных точками с запятой. К примеру, (99) 000-000; 0; _ _
Первая часть — ϶ᴛᴏ собственно маска ввода.
Вторая часть (здесь 0) указывает на режим автоматического занесения постоянных символов. По умолчанию или при значении 1 в поле заносятся только набираемые пользователœем символы.
Третья часть (здесь _ _) показывает символы, которые используются для отображения пустых позиций в маске ввода на экране. По умолчанию для этой цели используется символ подчеркивания.
Стоит сказать, что для написания масок ввода зарезервированы определœенные символы, которые жестко задают правило ввода значений полей.
0 — допускается только цифра от 0 до 9. Обязательный символ.
9 — цифра или пробел.
# — цифра, пробел, + или — (минус).
L — только буква. Обязательный символ.
? — буква или пробел.
А — обязательно буква или цифра.
а — буква, цифра, пробел.
& — должен быть любой символ или пробел.
С — произвольный символ.
> — преобразование символа в верхний регистр.
! — маска должна заполняться справа налево.
— ввод следующего за обратной чертой символа как символьной константы.
В списке стандартных масок есть маска Пароль. При ее выборе вводимые с клавиатуры символы не отображаются на экране.
Подпись – это второй идентификатор поля. Первый — имя поля. Подпись используется для заголовка столбца в таблице. Ее делают более информативной, чем имя поля. К примеру, имя поля — КТ, а подпись — код товара.
Значение по умолчанию – значение поля, автоматически вводимое в таблицу при добавлении записи. Значение устанавливается пользователœем.
Условие на значение – это свойство служит для автоматического контроля значения поля, вводимого в таблицу: оно должно удовлетворять условию, заданному пользователœем. К примеру, выражение >1995 And
Электронный курс по информатике | Базы данных
MS Access — это программа, с помощью которой можно быстро и довольно просто создавать базы данных, заполнять их и работать с ними. Access является СУБД реляционного типа, в которой реализованы все средства и возможности современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном файле. Access в переводе с английского означает «доступ». MS Access — это функционально полная реляционная СУБД, одна из самых мощных, гибких и простых в использовании. В ней можно решить большинство задач, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования — Visual Basic for Application. Access входит в состав пакета Microsoft Office
Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:
- доступность в изучении и понятность;
- СУБД полностью русифицирована;
- возможность использования OLE технологии;
- интегрированность с пакетами Microsoft Office;
- поддержка web – технологий;
- удобная работа с конструкторами форм, таблиц, отчетов, страниц;
- широко и наглядно представлена справочная система;
- наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов.
Через стартовое меню (Пуск – Поиск) найдите и откройте учебную базу «Борей». Выйдите на окно базы данных, закрыв все формы. Слева представлены все элементы Access . Ознакомьтесь с ними.
Таблицы — это основные и самые необходимые объекты любой БД, предназначены только для хранения данных. Access может содержать целый набор взаимосвязанных таблиц.
Запросы — это объекты, создаваемые для обработки базы данных: сортировки, фильтрации, объединения, отбора, изменение и вычисления по формулам.
Формы — это объекты, позволяющие вводить в базу новые данные или просматривать уже существующие, в удобной для пользователя форме. Форма обычно отображает по одной записи таблицы.
Отчеты — это объекты для вывода данных на принтер или другое устройство вывода в удобном и наглядном виде. Например, в виде бланка или счета.
Макросы — это набор макрокоманд. Например: открыть форму, напечатать таблицу. Когда возникает необходимость частого выполнения одних и тех же операций с БД, имеется возможность сгруппировать набор команд в один макрос. Макрос закрепляют за определенной комбинацией клавиш клавиатуры или кнопкой, нажатие которой приводит к выполнению всей последовательности действий записанных в макросе.
Модули — это программы созданные средствами языка Visual Basic. Позволяющие дополнить стандартные средства Access, если уже имеющихся не хватает для реализации всех требований к работе СУБД. Программист может расширить возможности системы, дописав необходимые модули и добавив их в БД.
Все данные в реляционной БД представлены в виде таблиц. Таблица — это основной объект любой базы данных, поэтому создание любой БД начинается с создания таблиц. Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном объекте и называется записью. Столбец таблицы содержит однотипную для всех записей информацию и называется полем. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.
Поля обладают определенными свойствами, от которых зависит какие данные можно в него вносить и какие операции можно выполнять. Самым главным и уникальным свойством любого поля является его Имя. В одной и той же базе данных не может быть двух полей с одинаковым именем. В противном случае, компьютер просто запутается в их содержимом. Имя поля не может содержать знаки «.» и «!». Имя — это внутренняя информация базы данных, не видимая для использующего уже готовую базу. Пользователь видит Подпись. Подпись — это то, что отображается в заголовке поля. Разным полям, например, можно задать одинаковые подписи. Это вполне возможно и не вызовет ошибки, поскольку поля при этом по-прежнему сохраняют свои отличные друг от друга имена. Если подпись не указана, то в заголовок просто дублируется Имя поля. Каждому полю задается определенный тип данных в зависимости от информации, которая в нем хранится.
Типы данных MS Access:
Текстовый —текст или комбинация любых символов, например: адрес, фамилия, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, коды. Сохраняет до 255 знаков. Свойство Размер поля определяет максимальное количество знаков, которые можно ввести в поле.
Поле МЕМО -длинный текст, например, примечания или описания. Сохраняет до 65 535 знаков.
Числовой — данные, используемые для математических вычислений. Конкретный тип числового поля определяется значением свойства Размер поля (байт – 1б., целое – 2б., длинное целое – 4б., одинарное с плавающей точкой – 4б., двойное с плавающей точкой – 8б.).
Дата/время — значения дат и времени. Сохраняет 8 байтов.
Денежный — используется для денежных значений вместе с денежными единицами и для предотвращения округления во время вычислений. Сохраняет 8 байтов.
Счетчик — автоматическая нумерация. Сохраняет 4 байта.
Логический — данные, принимающие только одно из двух возможных значений, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл». Значения Null не допускаются. Сохраняет 1 бит.
Поле объекта OLE — внешние объекты (документы Word, электронные таблицы Excel, рисунки, звукозапись или другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Сохраняет до 1 Гигабайта.
Гиперссылка — может иметь вид адреса сайта Интернет или электронной почты и путь к файлу. Сохраняет до 64 000 знаков.
Мастер подстановок — создает поле с выпадающим списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.
При выборе типа данных для поля необходимо учитывать следующее:
Какие значения должны отображаться в поле. Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных.
Сколько места необходимо для хранения значений в поле.
Какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, Microsoft Access позволяет суммировать значения в числовых полях и в денежных полях. Однако не допускается суммирование значений полей с типом данных Текстовый или Поле объекта OLE.
Нужна ли сортировка или индексирование поля.
Одним из основных свойств поля является его Длина. Обычно она выражается в символах или знаках. Определяя тем самым, сколько информации в поле может поместиться. При попытке ввести больше символов, чем максимально возможная длина — происходит ограничение длины, блокирующее дальнейший ввод.
Создание базы данных следует начинать с детальной разработки структуры ее таблиц. Эта структура должна быть такой, чтобы при работе с базой требовалось вводить в нее как можно меньше данных. Для надежной работы связей между всеми таблицами базы данных и быстрого поиска по данным из одной таблицы всех связанных с ними записей в других таблицах, необходимо предусмотреть так называемые уникальные (ключевые) поля, значения в которых не могут повторяться. Например, поле Фамилия в таблице Автор вполне может содержать нескольких Ивановых, Петровых или Сидоровых. Это означает, что это поле не являются уникальным и поэтому их нельзя использовать для связи между таблицами. Поле Название — более удачный кандидат на почетное звание уникального поля, но не тут то было. Многие современные авторы очень любят называть свои произведения в точности так, как это делали Пушкин, Лермонтов или Толстой. Что же тогда остается делать? Выход всегда есть! Если ни одно поле в Вашей таблице не приемлемо как уникальное, то его можно создать искусственно. Например, введя в таблицу код записи. Это могут быть буквы, цифры или их комбинация, но самое главное — они не будут повторяться, а значит, станут уникальными для каждой записи в таблице.
Каждое поле таблицы может иметь ряд свойств:
Формат поля – определяется для полей числового, денежного типа, полей типа Счетчик и Дата\Время. Выбирается один из форматов представления данных.
Число десятичных знаков — определяет количество разрядов в дробной части числа.
Маска ввода — определяет шаблон для ввода данных. Например, можно установить разделители при вводе телефонного номера
Подпись поля — содержит надпись, которая может быть выведена рядом с полем в форме или отчете ( данная надпись может и не совпадать с именем поля, а также может содержать поясняющие сведения).
Значение по умолчанию — содержит значение, устанавливаемое по умолчанию в данном поле таблицы. Например, если в поле Город ввести значение по умолчанию Уфа, то при вводе записей о проживающих в Уфе, это поле можно пропускать, а соответствующее значение (Уфа) будет введено автоматически. Это облегчает ввод значений, повторяющихся чаще других.
Условие на значение — определяет множество значений, которые пользователь может вводить в это поле при заполнении таблицы. Это свойство позволяет избежать ввода недопустимых в данном поле значений. Например, если стипендия студента не может превышать 250 р., то для этого поля можно задать условие на значение:
Сообщение об ошибке — определяет сообщение, которое появляется на экране в случае ввода недопустимого значения.
Обязательное поле — установка, указывающая на то, что данное поле требует обязательного заполнения для каждой записи. Например, поле Домашний телефон может быть пустым для некоторых записей ( значение Нет в данном свойстве). А поле Фамилия не может быть пустым ни для одной записи (значение Да).
Пустые строки — установка, которая определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк (“ “).
Индексированное поле — определяет простые индексы для ускорения поиска записей.
Верхняя панель окна базы данных.
Открыть — открывает выбранный объект для изменения и редактирования. В случае работы с таблицами, дает возможность добавить новые записи в базу, просмотреть и отредактировать уже имеющиеся.
Конструктор — открывает выбранный объект в режиме конструирования. Это означает, что отображается внутренняя структура объекта, дающая возможность редактировать не содержимое, а все построение объекта. Для таблицы — это возможность добавить необходимые поля или изменить свойства существующих. В форме — возможность создавать и изменять элементы управления и т.д. Это режим разработки, а не эксплуатации и поэтому должен быть доступен только разработчикам.
Создать — создает новый объект выбранного вида. Этот режим тоже предназначен для проектировщиков. Создание таблиц, запросов, форм и отчетов возможно несколькими способами. В автоматическом режиме, с помощью конструктора или мастера.
Для определения связей нужно перейти в окно базы данных и выполнить команду Сервис — Схема данных. После этого Access откроет окно Схема данных и окно Добавление таблицы. В окне Добавление таблицы нужно выделить имена таблиц, добавляемых в схему данных, и нажать на кнопку Добавить. После этого данное окно можно закрыть.
В окне Схема данных появятся имена всех указанных таблиц вместе со списками полей. Нужно выделить ключевое поле ключевой таблицы и перетащить его на аналогичное поле в связываемой таблице. В результате появится диалоговое окно Связи. Чтобы в связанных таблицах не нарушалась целостность данных, нужно щелкнуть по флажку Обеспечение целостности данных. После этого Access сделает невозможным запись в подчиненную таблицу такого значения общего поля, которого нет в таблице ключевой. После установления целостности данных Access включает две дополнительные опции: Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Если выбрать первую опцию, то при изменении какого-либо значения ключевого поля в ключевой таблице Access автоматически обновит значения этого поля для соответствующих записей во всех связанных таблицах. Например, если у одного из учащихся изменился номер читательского билета в таблице Список, то он автоматически должен поменяться и в таблице Регистрация. Выбор второй опции при удалении одной из записей в ключевой таблице приведет к удалению тех записей в подчиненных таблицах. Для завершения процесса создания связей, нужно щелкнуть по кнопке Создать. Access нарисует линию между таблицами в окне Схема данных, указывающую на наличие связи между ними. На конце линии у таблице со стороны «один» будет нарисована цифра 1, а на другом конце , у таблицы со стороны «много» — символ бесконечности ∞ . После закрытия этого окна все установленные связи будут сохранены.
Контрольные вопросы:
- Перечислите основные объекты БД и их назначение.
- В каком режиме можно создавать и изменять структуру таблицы?
- Какая информация о поле указывается в структуре таблицы?
- Типы данных в Access ?
- Как при определении структуры таблицы использовать свойства полей ?
- Что такое ключевое поле и какие требования предъявляются к нему?
- Какие типы связей реализуются в реляционных базах данных?
- Как установить связи между таблицами?
Copyright © 2005. Петрова Людмила Борисовна